Theo một báo cáo gần đây của McKinsey, lực lượng lao động hiện nay dành 61% thời gian để quản lý công việc của họ thay vì tập trung hoàn thành công việc đó. Điều này thật điên rồ. Chúng ta có thể làm tốt hơn thế cơ mà. Mọi người đấu tranh hàng ngày để hoàn thành công việc. Dưới đây là một bản tổng hợp các hệ thống, nguyên lý, quy luật và thói quen về năng suất đã được chứng minh, giúp bạn hoàn thành công việc thực tế hàng ngày mà không bị mất trí.

Xét về mặt lý thuyết, năng suất khá là đơn giản. Ngay cả khi bạn có một lượng lớn công việc phải hoàn thành, quy trình các bước không hề khó giải quyết: Hãy chọn một việc gì đó quan trọng để tập trung hoàn thành nó (đó có thể là một nhiệm vụ từ dự án quan trọng nhất của bạn).

Hãy tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ đó trong một thời gian ngắn, hoàn thành nó nếu bạn có thể. Nghỉ ngơi vài phút. Sau đó, chọn một nhiệm vụ quan trọng khác và lặp lại trình tự trên.

Nhưng thực tế nó không hề đơn giản như vậy, bởi vì dù bạn có tập trung thế nào đi chăng nữa, sự xao lãng luôn tồn tại.
Mọi người đấu tranh hàng ngày để hoàn thành công việc. Dưới đây là một bản tổng hợp các hệ thống, nguyên lý, quy luật và thói quen về năng suất đã được chứng minh, giúp bạn hoàn thành công việc thực tế hàng ngày mà không bị mất trí.

1. GIẢI QUYẾT MIT (MOST IMPORTANT TASKS) CỦA BẠN TRƯỚC TIÊN VÀO MỖI BUỔI SÁNG

MIT là những công việc bạn muốn hoặc cần phải hoàn thành càng sớm càng tốt ngay hôm nay. Bạn nên nhận diện những nhiệm vụ đấy vào buổi tối hoặc đêm, nói chung là trước buổi sáng.

Tôi giới hạn MIT trong ba mục. Tôi sẽ làm nhiều việc hơn thế trong suốt một ngày, nhưng ưu tiên của tôi vẫn sẽ là hoàn thành ít nhất ba MIT.
Hãy hoàn thành danh sách MIT của bạn trước tiên vào mỗi sáng.
Nếu bạn cứ đẩy lùi các nhiệm vụ đấy “để đấy lát làm” thì bạn sẽ trở nên bận rộn và không còn thời gian để làm chúng. Hãy nhanh chóng hoàn thành chúng và khi đó thời gian còn lại sẽ trở nên dễ dàng!

2. GIỚI HẠN DANH SÁCH CỦA BẠN

Hãy tạo một danh sách dài tất cả các công việc bạn cần làm … từ đó trích ra một danh sách ngắn gồm 1-3 thứ bạn thực sự muốn hoàn thành. Hãy làm như vậy bởi cho dù cho bạn chỉ hoàn thành những công việc này thôi thì bạn sẽ rất tự hào về những gì bạn đã làm hôm nay.

Hãy bắt đầu với nhiệm vụ quan trọng nhất, trước khi kiểm tra email hoặc đọc các tin tức online.

3. QUAN TÂM VỀ CHẤT HƠN LÀ LƯỢNG

Với lượng thông tin khổng lồ phải tiếp nhận, chúng tôi cũng có rất nhiều việc cần làm. Động tay vào mọi công việc mỗi ngày là điều không thể, đặc biệt là khi bạn còn cần giải quyết MIT của riêng mình.
Và cũng không nhất thiết phải hoàn thành một đống công việc như vậy – làm vậy bạn chỉ đang tốn công vô ích thôi. Thay vào đó, hãy tập trung vào một vài nhiệm vụ có thể tạo nên sự khác biệt lớn nhất – cho công ty của bạn, cho sự nghiệp của bạn, cho cuộc sống của bạ

4. VIẾT MỘT DANH SÁCH NHỮNG VIỆC NGỪNG LÀM

Tất cả những người làm việc năng suất đều dùng danh sách việc cần làm đến điên cuồng. Nhưng những người thuộc đẳng cấp thế giới về lĩnh vực này còn ghi lại những gì họ cam kết ngừng làm. Steve Jobs nói rằng những gì làm nên Apple như ngày hôm nay là họ không chọn ra những gì cần được xây dựng, củng cố thêm mà họ chọn ra những dự án họ phải loại bỏ.

5. ĐẶT RA NHỮNG MỤC TIÊU HÀNG NGÀY VÀ THEO SÁT CHÚNG

Nếu không có mục tiêu rõ ràng. bạn sẽ dễ dàng đầu hàng trước sự sao nhãng. Hãy lên trước mục tiêu cho mỗi ngày. Hãy quyết định bạn sẽ làm gì; rồi thực hiện nó. Hãy giữ danh sách việc cần làm gần mình để nó nhắc nhở về những gì bạn cần phải làm hôm nay. Dù bạn làm gì, hãy bám theo danh sách việc cần làm và đảm bảo rằng bạn sẽ hoàn thành nó.

6. SỬ DỤNG QUY TẮC 90 PHÚT ĐẦU TIÊN

Nguyên tắc cơ bản của quy tắc 90 phút đầu tiên là bạn phải bắt đầu một ngày bằng cách dành 90 phút đầu tiên cho nhiệm vụ quan trọng nhất của mình.
Cơ thể con người hoạt động trên các chu kỳ gọi là “ultradian rhythms” (“nhịp điệu siêu âm.”). Theo nghiên cứu, trong mỗi một chu kỳ này, có một đỉnh biểu thị khi chúng ta tràn đầy sinh lực nhất và một khoảng thời gian khi chúng ta cảm thấy kiệt quệ. Chúng ta sẽ thường hoạt động hiệu quả nhất vào buổi sáng.

Hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất khi khi bạn có nhiều năng lượng và ý chí nhất!

7. LÀM ĐIỀU TỒI TỆ NHẤT TRƯỚC

Để tránh tình trạng nước đến chân mới nhảy, hãy tìm cách giải quyết công việc khó nhằn nhất trước tiên vào buổi sáng thay vì trì hoãn nó cho đến cuối ngày. Chiến thắng nhỏ này sẽ mở nhịp cho một ngày hiệu quả.
Hãy nhớ rằng, bạn làm việc năng suất và có nhiều năng lượng tư duy hơn vào buổi sáng.

Hoặc tốt hơn là bạn vẫn nên xác định những chu kỳ bạn có năng suất cao nhất và lên lịch cho các nhiệm vụ quan trọng nhất vào những khoảng thời gian đó.
Hãy làm các nhiệm vụ nhỏ nhặt, không quan trọng trong những chu kỳ không hiệu quả của bạn.

8. SỬ DỤNG NGUYÊN LÝ PARETO

Trong mọi lĩnh vực trong cuộc sống, bạn có thể tìm ra số ít vài điều thực sự quan trọng đối với bạn cũng như vài phương pháp mà có thể cho bạn những gì bạn muốn.
Có rất nhiều cách đơn giản, nhẹ nhàng để bắt đầu quy trình “rút lui” này để bạn có thể bắt đầu áp dụng Nguyên tắc 80/20 và gặt hái những lợi ích thiết thực trong cuộc sống hàng ngày của bạn.

Nguyên tắc Pareto là quy tắc 80/20, cho biết 80% thành quả đến từ 20% nỗ lực.
Hãy tập trung năng lượng của bạn vào 20% nỗ lực quan trọng đó để làm được nhiều việc hơn mỗi ngày. Khoảng thời gian đạt năng suất cao bạn nên dành cho các công việc mang lại nhiều thành quả nhất.

Chìa khóa để nguyên tắc 80/20 thực sự có ích cho bạn là TẬP TRUNG!

9. CÓ TRÁCH NHIỆM GIẢI TRÌNH VỚI CÔNG VIỆC

Hãy đặt ra các cấu trúc và hệ thống phù hợp để đo lường và ghi lại sự tiến bộ của bạn. Hãy sắp lịch các cuộc hẹn thường xuyên để dễ dàng liên lạc. Bạn có thể liên lạc qua email, di động hoặc gặp trực tiếp. Nếu có thể, hãy lên lịch trước các khoảng thời gian này để chúng không bị trôi hoặc bị lãng quên trong cái bận rộn của cuộc sống thường nhật..

Hãy vượt ra ngoài việc chỉ nói suông và cam kết với những hành động cụ thể, cái mà sẽ thúc đẩy mục tiêu của bạn về phía trước, và hãy nói với ai đó rằng bạn sẽ chịu trách nhiệm giải trình.

10. ĐỪNG LÀM MỘT VIỆC NHIỀU LẦN

Bắt đầu từ bây giờ, đừng phớt lờ mọi thứ và hy vọng bạn sẽ có thời gian để giải quyết chúng sau. Hãy tự hỏi mình “Tôi cần phải làm gì với điều này” mỗi khi bạn chọn một thứ gì đó từ danh sách email của mình, hãy hoặc là làm điều đó, lên lịch giải quyết nó sau, giao nó cho người khác hoặc lưu trữ nó.

Đừng trì hoãn những nhiệm vụ đó chỉ để dồn lại một lần nhằm giải quyết chúng sau. Hãy học cách xử lý các nhiệm vụ sắp tới chỉ trong một lần và tiếp tục chuyển sang nhiệm vụ khác.
Đã bao nhiêu lần bạn mở cùng một email chỉ để đóng lại và mở lại lần nữa vào một thời điểm khác?

Một khi điều gì đó mới thu hút sự chú ý của bạn, nếu nó không nằm trong danh sách những việc bạn cần làm trong ngày thì bạn nên ủy quyền cho người khác hoặc trả lời ngay, nếu việc đó không mất quá năm phút.

11. TÌM THỜI ĐIỂM HIỆU QUẢ CỦA BẠN

Hãy xác định chu kỳ bạn đạt hiệu suất cao nhất và lên lịch cho các nhiệm vụ bạn cho là quan trọng nhất vào những thời điểm đó. Hãy hoàn thành các nhiệm vụ nhẹ nhàng, đơn giản trong những khoảng thời gian không năng suất của bạn.
Quan trọng là hãy sắp xếp ngày của bạn dựa vào nhịp điệu tự nhiên của cơ thể, Carson Tate, người sáng lập và đối tác quản lý tư vấn quản lý, Working Simply cho biết.

Hãy giải quyết các nhiệm vụ phức tạp khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất.

12. DUY TRÌ TẬP TRUNG LÀM VIỆC

“Hãy tập trung cao độ trong một thời gian dài khi thực hiện một nhiệm vụ đòi hỏi nhận thức” là cách Newport định nghĩa làm việc tập trung. Đừng quan tâm tới thời gian. Hãy sắp xếp thời gian trên lịch của bạn để thúc đẩy công việc của bạn. Hãy chia các khoảng thời gian làm việc sâu hàng ngày.

Hãy để “Chế độ máy bay” trong các phiên làm việc này.

13. CHIA NHỎ CÔNG VIỆC

Hãy chia nhỏ các dự án phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, được xác định cụ thể hơn và hãy tập trung hoàn thành chỉ một trong những nhiệm vụ đó tại một thời điểm. Hãy tạo cho mình một khoảng thời gian cố định, như một giờ, để hoàn thành nhiệm vụ. Đừng lo lắng về việc bạn tiến được bao xa. Chỉ cần đầu tư thời gian và bắt đầu làm thôi. Đọc thêm: Vì Sao Bạn Luôn Bận Rộn Mà Vẫn Không Hề Năng Suất?

14. SỬ DỤNG KỸ THUẬT POMODORO ĐỂ CHIA NHỎ CÔNG VIỆC

Kỹ thuật Pomodoro, chính xác là về quản lý thời gian được phát triển bởi doanh nhân người Ý Francesco Cirillo.
Kỹ thuật này tập trung vào làm việc trong các khoảng thời gian ngắn, yêu cầu tập trung cao độ, và sau đó cho phép bản thân nghỉ ngơi trong một khoảng thời gian ngắn để hồi phục và bắt đầu lại.

Kỹ thuật này đòi hỏi một bộ đếm thời gian, và nó cho phép bạn chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp ra các khoảng thời gian có thể kiểm soát được. Một khi bạn chia công việc của bạn thành các khối thời gian tập trung, bạn có thể quản lý nó trong thời gian còn lại mà được phân bổ cho nó.

Hành vi chia thời gian có thể thúc đẩy năng suất của bạn, chưa kể đến những gì bạn sẽ học được về cách sử dụng thời gian thực của bạn sao cho hiệu quả.
Khi bạn xem xét, đánh giá, bạn có thể tối ưu hóa chỗ nào cần thiết.

15. SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP EISENHOWER

“Phương pháp Eisenhower” bắt nguồn từ một trích dẫn do Dwight D. Eisenhower đưa ra: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Điều cấp bách thi không quan trọng, và điều quan trọng thì không bao giờ cấp bách. ”
Hãy phân tách các nhiệm vụ thực sự quan trọng khỏi những việc chỉ khẩn cấp và những việc không quan trọng.
Hãy phân bổ các khối thời gian để dành thời gian giải quyết các nhiệm vụ cấp bách và quan trọng nhất và hãy dành ít thời gian hơn cho các nhiệm vụ hiếm khi cấp bách và không quan trọng.

16. ĐẶT CÁC CỘT MỐC NHỎ

Khi bạn bắt đầu một nhiệm vụ, hãy xác định mục tiêu bạn phải đạt được trước khi bạn có thể ngừng làm việc. Ví dụ: khi viết một cuốn sách, bạn có thể quyết định không đứng dậy cho đến khi bạn viết ít nhất 1000 từ.
Hãy đạt được mục tiêu của bạn dù cho có chuyện gì xảy ra. Và hãy chuyển sang mục tiêu tiếp theo sau một khoảng nghỉ ngắn.

Hãy tận dụng các khoảng thời gian nhỏ và làm việc trong khuôn khổ những “block” thời gian đó.

17. TẬP TRUNG, KHÔNG QUANH CO

Ngày nay, ngày càng có nhiều người nhận ra rằng khi bạn liên tục chuyển đổi giữa các công việc, bạn sẽ hoàn thành được rất ít. Bạn thực sự có xu hướng trì hoãn các nội dung quan trọng và sử dụng cái cớ làm việc đa nhiệm như một cách để trì hoãn công việc.

Thay vì quằn quại rất nhiều nhiệm vụ và đa tác vụ, hãy tìm cách để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và chỉ làm nhiệm vụ đơn lẻ thôi.

18. VIẾT EMAIL NGẮN HƠN

Nếu email chiếm nhiều thời gian trong ngày của bạn, sự thay đổi đơn giản bằng việc giới hạn bản thân trong 4-5 câu trên mỗi email sẽ tạo ra sự khác biệt lớn. Đầu tiên, nó sẽ rút ngắn đáng kể thời gian cần thiết để viết hoặc trả lời email.
Và thứ hai, nó sẽ rút ngắn lời phản hồi cho email của bạn, điều này có nghĩa là bạn sẽ mất ít thời gian đọc email hơn. Đừng bao giờ gửi email dài hơn năm câu.

Hãy lấy số từ mà bạn nghĩ là email của bạn nên có độ dài từng đấy, rồi giảm số đó đi một nửa và đó là số từ bạn nên dành cho email của mình.

19. GIẢM HỌP HÀNH.

Nghiêm túc mà nói, hãy cắt bỏ tất cả các cuộc họp không cần thiết đi. Nếu bạn đang dự định một cuộc họp quan trọng yêu cầu một khoảng thời gian dài để triển khai, tốt hơn hết là chia cuộc họp thành hai hoặc nhiều phần.
Và hãy ngừng xếp lịch họp vào 4 giờ chiều. Hầu hết các nhân viên hoạt động trí óc không còn tỉnh táo sau 4 giờ chiều! Đừng lãng phí thời gian năng suất của bạn trong các cuộc họp mà kết thúc với nhiều việc phải làm.

20. GIỮ CUỘC HỌP TINH GỌN

Cách kinh doanh truyền thống bao gồm các cuộc họp công ty kéo dài suốt cả ngày, thường kéo dài một giờ hoặc lâu hơn. Thời gian này có thể còn lên đến nửa ngày hoặc hơn. Thêm vào đó các cuộc họp riêng lẻ – vào bữa trưa, hoặc nhậu nhẹt, hay chỉ một buổi họp mặt một – một trong văn phòng – và thời gian bạn họp nhiều hơn thời gian bạn làm việc.

Họp (thường) vô tích sự!
Các cuộc họp có thể rất quan trọng để thảo luận các mục tiêu và thiết lập một tầm nhìn phía trước. Nếu không được kiểm soát, chúng sẽ trở nên phình to, mất đến hàng giờ (hoặc trong những trường hợp cực đoan, thậm chí cả mấy ngày) mà không có bất cứ điều gì quan trọng được quyết định.

21. LÊN KẾ HOẠCH TỐI ƯU HÓA

Hãy xác định các quy trình bạn sử dụng thường xuyên nhất và viết chúng ra theo từng bước một. Hãy cải tiến chúng trên giấy cho hiệu suất cao hơn. Sau đó thì triển khai và kiểm tra các quy trình tiến bộ của bạn.
Đôi khi chúng ta không thể thấy những gì đang xảy ra ngay trước mắt chúng ta cho đến khi chúng ta kiểm tra nó dưới kính hiển vi. Hãy lặp lại và tuân thủ các thói quen và quy trình hiệu quả, cái mà phù hợp nhất với bạn.

22. HỌC CÁCH GIAO VIỆC CHO NGƯỜI KHÁC

Hãy học cách tin tưởng những người có nhiệm vụ quan trọng trong mọi lĩnh vực trong cuộc sống của bạn. Khi bạn học cách ủy nhiệm các nhiệm vụ một cách hiệu quả, bạn thực sự sẽ thấy rằng việc giữ những thứ bạn không thể giao cho người khác lại trở nên rõ ràng, rành mạch hơn.

23. BẮT ĐẦU THÓI QUEN ĐỌC TRONG CÁC KHOẢNG THỜI GIAN CHẾT

Đọc để lấp đầy những khoảng thời gian trống như khi chờ đợi một cuộc hẹn, đứng xếp hàng, trong khi cà phê đang chuẩn bị và cả trên đường đi làm lẫn về nhà.

Nếu bạn luôn tuân theo nó và đọc ít nhất một bài viết mỗi ngày về một chủ đề có ý nghĩa rất lớn đối với bạn hoặc thậm chí các bài viết về phát triển cá nhân, thế là bạn sẽ đọc được 365 bài viết một năm. Bạn có thể sử dụng Pocket để lưu các bài viết để đọc sau.

24. TRÌ HOÃN CÓ Ý THỨC

Hãy trì hoãn các nhiệm vụ không quan trọng miễn là bạn có thể làm vậy. Đa số chúng sẽ tự biến mất và bạn không cần phải làm gì cả.

25. LÀM NGAY ĐI!

Hãy đọc đi đọc lại cụm từ này cho đến khi bạn phát ốm đến mức bạn phải ngồi vào và làm việc. Ngoài ra, hãy tạo thói quen “Ngay lập tức”.

26. DÙ BẠN LÀM GÌ, ĐỪNG LÀM BẢN THÂN QUÁ TẢI!

Công việc không nhất thiết phải đơn điệu và phải được thực hiện trong ca làm việc 8 giờ – nó có thể vui vẻ và được thực hiện trong các khoảng thời gian hiệu quả.
Mọi người có xu hướng tiếp nhận quá nhiều việc trong một ngày, đánh giá quá cao so với mức họ có thể thực sự làm.

Hãy tạo thói quen chỉ chọn hai hoặc ba nhiệm vụ quan trọng nhất để làm trong ngày và dành thời gian để ngày hồi sức cho ngày làm việc tiếp theo tràn đầy năng lượng.