Cách tổ chức và quản lý dự án tốt nhất 2021
Bạn quyết tâm hoàn thành và quản lý dự án của mình vào năm 2021? Bạn thử 4 cách sau để đạt kết quả cao nhất! Hãy cùng myXteam theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Bắt đầu một ngày của bạn với Công việc và Hộp thư đến
Cách tốt nhất để sắp xếp công việc của bạn là bắt đầu mỗi ngày với hạng mục công việc. Bạn có thể xem mọi thứ được giao cho bạn. Đặc biệt là mọi thông báo liên quan về công việc bạn đang theo dõi.
Quy trình làm việc từ xa hiệu quả:
Nếu bạn chưa có, hãy sắp xếp công việc của bạn bằng cách thực thực hiện checklist theo:
- Từng loại nhiệm vụ
- Mức độ ưu tiên
- Phạm vi nhiệm vụ
- Khối công việc
=> Để có thêm cảm hứng, hãy xem một số ví dụ về chiến lược tổ chức Nhiệm vụ!
Sau đó, kiểm tra Hộp thư đến của bạn để biết bất kỳ thông báo mới nào. Hộp thư đến là quyền kiểm soát nhiệm vụ của bạn đối với mọi thông báo có liên quan.
Để sử dụng Hộp thư đến của bạn hiệu quả nhất, hãy địa chỉ và lưu trữ các thông báo để giảm bớt sự lộn xộn. Sau khi bạn nhìn thấy một thông báo! Hãy trả lời thông báo đó hoặc tạo một tác vụ tiếp theo để ghi lại công việc. Cuối cùng, bạn lưu trữ nó.
2. Xem thông tin chính về dự án của bạn
Khi bạn đến một dự án mới, đôi khi có thể khó hiểu kế hoạch dự án và mục tiêu dự án là gì. Điểm chính của dự án là tuyệt vời để quản lý và thực hiện trên công việc. Thế nhưng bạn cần có một cơ sở nhà lập kế hoạch và tổ chức nó.
Đó là lý do tại sao chúng tôi đã giới thiệu Tổng quan về dự án. Điểm dừng duy nhất của nhóm bạn để có được sự rõ ràng và chia sẻ bối cảnh. Với Tổng quan về dự án, bạn có thể sắp xếp tất cả thông tin lập kế hoạch quan trọng nhất của dự án:
- Tóm tắt dự án
- Vai trò của các bên liên quan
- Tài liệu quan trọng
- Các mốc quan trọng
Để có cái nhìn tổng quan về dự án:
- Điền vào tổng quan về dự án cho mọi dự án bạn quản lý
- Điều hướng đến tổng quan về dự án bất cứ khi nào ai đó chia sẻ dự án mới với bạn. Từ đó, bạn có thể nhận được tất cả thông tin cần thiết về kế hoạch và mục đích.
- Kiểm tra Tổng quan dự án thường xuyên. Tại đó, bạn có thể tìm thấy tất cả các cập nhật trạng thái của dự án. Cũng như nguồn cấp thông tin quan trọng về hoạt động đang chạy.
3. Tự động hóa công việc hàng ngày
Một lý do khiến chúng ta cảm thấy vô tổ chức trong công việc là tất cả các nhiệm vụ nhỏ chiếm thời gian. Trên thực tế, một nhân viên trung bình dành 60% thời gian của họ cho công việc. Thay vì công việc chiến lược hoặc kỹ năng. Để tăng cường tổ chức và tập trung vào công việc quan trọng. Hãy sử dụng quy tắc để giảm bớt một số công việc thủ công này.
Sử dụng Quy tắc để:
- Định công việc cho thành viên trong nhóm thích hợp. Đảm bảo rằng dự án của bạn có trường tùy chỉnh liên quan đến công việc của nhóm. Sau đó, sử dụng Quy tắc để tự động chỉ định nhiệm vụ dựa trên trường tùy chỉnh đó.
- Gửi nhiệm vụ Triage Forms. Nếu bạn đã thiết lập biểu mẫu cho dự án của mình. Việc gửi biểu mẫu mới sẽ hiển thị dưới dạng nhiệm vụ. Tạo Quy tắc để tự động thêm bạn và bất kỳ bên liên quan quan trọng nào khác làm cộng tác viên cho nhiệm vụ. Vì vậy nó không bị mất trong quá trình xáo trộn.
- Thêm nhiệm vụ vào các dự án khác
- Tự động di chuyển nhiệm vụ thông qua dự án Boards của bạn. Nếu bạn làm việc trong một nhóm kỹ thuật, bạn có thể sử dụng Boards View để theo dõi các quy trình đang diễn ra.
- Chế độ xem dự án kiểu Kanban, bạn có được cái nhìn sâu sắc về trạng thái của từng nhiệm vụ. Dựa trên cột đó ở trong cột nào. Thay vì di chuyển nhiệm vụ giữa các cột theo cách thủ công. Hãy tạo Quy tắc để di chuyển nhiệm vụ vào các cột nhất định dựa trên các trường tùy chỉnh của chúng. Để bạn và nhóm của bạn có thể tập trung vào nước rút tiếp theo của mình.
4. Xem toàn cảnh công việc của bạn với Portfolio
Quản lý nhiều dự án đôi khi có thể cảm thấy giống như việc sắp xếp, không phải là một cách tốt. Để giảm bớt sự lộn xộn về tinh thần và tăng tính tổ chức tại nơi làm việc. Hãy nhóm các dự án và sáng kiến giống như danh mục đầu tư .
Danh mục đầu tư là một cách tuyệt vời để sắp xếp công việc nếu bạn:
- Quản lý một nhóm nhỏ nhưng phải vật lộn để có được cái nhìn sâu sắc có tổ chức về công việc của nhóm bạn. Ngay cả khi công việc được ghi lại trên nhiều dự án, bạn có thể sử dụng Danh mục đầu tư để xem tất cả ở một nơi. Bằng cách đó, thay vì phải đào sâu và tìm kiếm các dự án liên quan, bạn có quyền truy cập vào công việc của toàn bộ nhóm của mình từ một nơi trung tâm.
- Quản lý các sáng kiến liên chức năng và các quy trình phức tạp. Nếu không có sự giám sát chuyên cần và một hệ thống có tổ chức để kiểm tra công việc, các dự án có thể dễ dàng đi chệch hướng — nhưng thật khó để nhớ kiểm tra từng dự án.
=> Thay vào đó, hãy đặt tất cả các dự án mà bạn giám sát trong một Danh mục đầu tư, để bạn có thể có được cái nhìn toàn cảnh về tình trạng của mọi dự án từ một nơi. Bằng cách đó, nếu một dự án có tình trạng rủi ro hoặc đi chệch hướng, bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về công việc đó và giúp đưa dự án trở lại đúng hướng.
- Muốn bắt đầu với quản lý khối lượng công việc . Quản lý khối lượng công việc là một cách tuyệt vời để hỗ trợ nhóm của bạn và ngăn chặn tình trạng kiệt sức. Theo Anatomy of Work Index 2021, 71% nhân viên tri thức báo cáo đã trải qua tình trạng kiệt sức ít nhất một lần vào năm 2020.
Với Danh mục đầu tư, bạn cũng có quyền truy cập vào Khối lượng công việc. Vì vậy, bạn có thể xem chính xác những gì mọi người có trên đĩa của họ trong nhiều dự án mà bạn quản lý và dễ dàng phân công lại nhiệm vụ nếu ai đó vượt quá công suất.
