3 TÍNH NĂNG CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÁC NHÓM PHÂN TÁN
Trở thành một nhà quản lý dự án có thể là một thách thức. Điều này đúng gấp đôi khi bạn đang cố gắng quản lý một nhóm được phân bổ trên nhiều địa điểm.
Cho dù bạn đã quản lý một nhóm phân tán trong nhiều năm hay sắp bắt đầu lần đầu tiên, điều quan trọng không kém là sử dụng phần mềm quản lý dự án chất lượng cao để quản lý hiệu quả các nhóm phân tán. Mỗi nhà cung cấp hiện có cung cấp các tính năng khác nhau – hãy cùng xem ba tính năng phần mềm quản lý dự án quan trọng nhất dành cho các nhóm phân tán.
1. Giao tiếp dựa trên đám mây:
Để bao gồm mọi thành viên trong nhóm trong một cuộc họp, các nhóm phân tán dựa vào các công cụ trực tuyến.
Ví dụ: nếu phần mềm quản lý dự án của bạn bao gồm tính năng điện thoại IP, bạn sẽ có thể liên hệ với các thành viên trong nhóm của mình bất kể họ ở đâu vì nó cho phép bạn thực hiện cuộc gọi qua kết nối internet.
Điều này có nghĩa là bạn có thể kết nối với các thành viên trong nhóm phân tán của mình bất cứ khi nào bạn cần mà không cần phải xem xét cước phí của các cuộc gọi quốc tế. Khi bạn có thể kết nối với các thành viên trong nhóm của mình trên khắp thế giới một cách thuận tiện, giao tiếp trong nhóm và năng suất có thể cải thiện 30%.
Điều này cũng giúp các thành viên trong nhóm phân tán kết nối với nhau, từ đó thúc đẩy sự gắn kết của họ và khuyến khích tinh thần đồng đội như một khối gắn kết.
2. Quy trình làm việc tự động
Với tư cách là người quản lý dự án của một nhóm phân tán, bạn sẽ phải đối mặt với những thách thức ngày càng tăng về lập lịch, quản lý và phân bổ nguồn lực cũng như các trở ngại khác. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể loại bỏ rủi ro do lỗi của con người khỏi ít nhất một phần quy trình công việc của mình?
Bằng cách chọn phần mềm cho phép bạn tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, bạn có thể gặt hái được hai lợi ích chính. Thứ nhất, như đã đề cập ở trên, bất kỳ quy trình công việc tự động nào hiện đều được hoàn thành một cách chính xác, vì các bot có xu hướng không mắc lỗi của con người, như sự quên hoặc lỗi nhập. Thứ hai, việc tự động hóa các quy trình công việc đơn giản và lặp đi lặp lại giúp giải phóng nguồn nhân lực cho các nhiệm vụ phức tạp hơn hoặc sáng tạo hơn.
Ví dụ, các công cụ như EDI (trao đổi dữ liệu điện tử) đảm bảo rằng tất cả các thủ tục giấy tờ của bạn được thực hiện kỹ thuật số và được theo dõi bởi các bot, có nghĩa là không có nó có thể bị mất hoặc bị hỏng. Điều này giúp giải phóng những người của bạn, những người sẽ phải dành thời gian quét từng tài liệu để thay thế cho nhau, kiểm tra kỹ xem tất cả các tài liệu cần thiết đều có mặt, đảm bảo các giấy tờ không bị hỏng, v.v.
Thay vào đó, các thành viên trong nhóm của bạn có thể dành thời gian của họ để tạo ra các giải pháp sáng tạo và hoàn thành các dự án đúng thời hạn.
3. Khả năng tiếp cận toàn công ty
Đây là một tính năng có thể không được bạn quan tâm hàng đầu, nhưng giá trị của nó là không thể bỏ qua.
Nói một cách đơn giản, tất cả các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có thể truy cập và sử dụng phần mềm bạn đã chọn. Ví dụ: bạn sẽ muốn tránh phần mềm bị hạn chế sử dụng ở các quốc gia cụ thể cũng như phần mềm yêu cầu mỗi người dùng phải có tài khoản riêng của họ.
Mục tiêu cuối cùng phải là để bạn trở thành quản trị viên tài khoản và để mọi người khác trong nhóm sử dụng cùng một nền tảng toàn văn phòng thông qua tài khoản của bạn. Đây được gọi là phần mềm đám mây nhiều người thuê.
Phần mềm nhiều người thuê hoàn toàn phù hợp với các nhóm phân tán vì mọi người đều có thể làm việc trên một nền tảng trong cùng một tài khoản, điều này tạo ra cảm giác thống nhất tổng thể. Bạn cũng sẽ có thể bỏ lại những ngày mà bạn phải gửi hoặc theo dõi email với tệp bản trình bày được cập nhật gần đây nhất.
Với các tính năng nhiều người thuê, nền tảng làm việc trở thành một không gian ảo, nơi có thể lưu giữ tất cả các ghi chú, tài liệu và các nội dung khác liên quan đến công việc. Điều này làm cho công việc tổ chức và quản lý của bạn trơn tru và dễ dàng hơn đáng kể.
Những điều cần lưu ý:
Ba tính năng chúng ta đã thảo luận là một số tính năng quan trọng nhất mà người quản lý dự án của nhóm từ xa cần lưu ý khi xem xét một phần mềm. Bất kể những tính năng nào khác mà một nền tảng nhất định cung cấp, những tính năng này phải là ưu tiên của bạn.
Như đã nói, nhu cầu của mỗi đội là khác nhau. Hệ điều hành công việc của monday.com cung cấp nhiều tính năng khác nhau để phù hợp với bất kỳ nhóm phân tán nào — hoặc bất kỳ tổ chức nào, thực sự — bao gồm cả mối đe dọa gấp ba mà chúng ta đã thảo luận ở đây ngoài giao tiếp thời gian thực, chế độ xem dòng thời gian đa dạng, công thức tự động hóa và quy trình làm việc có thể tùy chỉnh.
Trải nghiệm phần mềm MyXteam ngay hôm nay!
