3 ĐIỀU CẦN PHẢI CÓ ĐỐI VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO CÁC NHÓM NHỎ
Cho dù bạn là đại lý quản lý việc phát hành video quảng cáo lớn tiếp theo hay một công ty khởi nghiệp giám sát quá trình phát triển sản phẩm đầu tiên của bạn, phần mềm quản lý dự án phù hợp sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt cho nhóm nhỏ của bạn.
Một hệ thống quản lý dự án hoạt động tốt, được hỗ trợ bởi các công cụ phù hợp, có thể là yếu tố quyết định giữa một dự án chìm so với một dự án được phân phối với chất lượng hàng đầu, đúng thời hạn và dưới ngân sách.
Vậy làm thế nào để một nhóm kén chọn lựa chọn phần mềm quản lý dự án của họ ? Do quy mô của bạn, tài nguyên của bạn bị hạn chế hơn và bạn có thể hoạt động khác với các nhóm mạnh hơn.
Trong blog này, hãy xem ba điều quan trọng nhất bạn nên tìm khi chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho nhóm nhỏ của bạn.
1. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng
Do quy mô của chúng tôi, nhóm của bạn có thể không cần chuông và còi giống nhau từ phần mềm quản lý dự án của bạn mà nhóm lớn hơn yêu cầu. Nhưng chuông và còi hay không, đừng rơi vào cái bẫy của việc chọn một công cụ quá đơn giản – đừng nhầm lẫn những gì bạn cần bây giờ với những gì bạn có thể cần trong tương lai.
Khi nhóm của bạn phát triển và thay đổi, các yêu cầu quản lý dự án của bạn cũng vậy, vì vậy hãy lưu ý đến tính linh hoạt và khả năng mở rộng khi bạn mua sắm phần mềm. Điều cuối cùng bạn muốn là tranh giành một nền tảng mới hoặc buộc phải kết hợp các công cụ khác nhau để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của bạn.
Dưới đây là một số câu hỏi bạn có thể hỏi:
Phần mềm có hoạt động cho nhiều khuôn khổ quản lý dự án không ?
Khung quản lý dự án mà bạn sử dụng rất quan trọng. Theo Viện Quản lý Dự án, hơn 11% nguồn lực bị lãng phí do các quy trình quản lý dự án được xác định kém.
Là một nhóm nhỏ, bạn cần phần mềm phù hợp với khuôn khổ quản lý dự án hiện tại của mình . Nhưng bạn cũng cần xem xét khả năng nhóm của bạn phát triển hoặc phạm vi công việc của bạn thay đổi.
Một phương pháp nhanh như scrum có thể phù hợp khi bạn đang trong giai đoạn phát triển phần mềm. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bạn thêm một nhóm tiếp thị và bắt đầu triển khai quảng cáo? Khi đó, một khuôn khổ như thác nước hay đường dẫn quan trọng sẽ thích hợp hơn ?
Tính linh hoạt quan trọng hơn bao giờ hết đối với một nhóm nhỏ. myXteam Work OS cũng có thể hỗ trợ nhóm của bạn thông qua các trục xoay và mở rộng, với Trung tâm Mẫu được tải với các mẫu quy trình làm việc được tạo sẵn và tự động hóa cho nhiều ngành khác nhau.
Nó có cung cấp một số chế độ xem dự án không ?
Khi nói đến chế độ xem dự án, một số giải pháp quản lý công việc phổ biến thực sự tốt trong việc thực hiện một việc. Nhưng như chúng tôi đã nói trước đây, cách tiếp cận quá đơn giản, phù hợp với tất cả sẽ là công việc kinh doanh nguy hiểm đối với một nhóm nhỏ.
Khi bạn thu hút các bên liên quan mới, bạn sẽ phát hiện ra rằng những người khác nhau – và các dự án khác nhau – có nhu cầu hình dung khác nhau. Do đó, hãy xem xét một công cụ cho phép bạn chuyển đổi giữa nhiều dạng xem dự án.
Một công cụ quản lý dự án linh hoạt, có thể tùy chỉnh như myXteam cung cấp cho nhóm nhỏ của bạn khả năng chuyển đổi giữa các bảng Kanban, biểu đồ Gantt, mốc thời gian và chế độ xem lịch tùy thuộc vào dự án, giai đoạn hoặc nhu cầu của một bên liên quan cụ thể.
Các tính năng nâng cao là gì ?
Ngoài ra, hãy ghi nhớ các tính năng nâng cao được cung cấp bởi phần mềm quản lý dự án của bạn và cách các tính năng đó sẽ phát huy tác dụng khi bạn mở rộng quy mô.
Công cụ của bạn có cho phép bạn thêm các tính năng như:
- Quyền truy cập của khách
- Theo dõi thời gian
- Quyền đa cấp
- Báo cáo nâng cao
2. Tự động hóa
Khi chiến dịch email của bạn hoạt động, bạn có phải mở phần mềm quản lý dự án của mình để cập nhật trạng thái của nó theo cách thủ công và thêm một mục vào bảng chiến dịch tiếp thị của bạn không ?
Năm mươi bốn phần trăm công nhân dành ít nhất năm giờ mỗi tuần cho các công việc lặp đi lặp lại. Nhiều tác vụ trong số này – như cập nhật quy trình làm việc – có thể được tự động hóa.
Nếu bạn có một nhóm nhỏ, điều này càng trở nên quan trọng hơn. Nhóm của bạn bận và hạn chế về tài nguyên. Thời gian của mọi người đều có giá trị, vì vậy bạn không muốn lãng phí hàng giờ quý giá cho những công việc có thể được quản lý tự động. Trên thực tế, bạn nên triển khai các chương trình khen thưởng nhân viên đã nỗ lực làm việc hiệu quả hơn.
Việc chọn phần mềm quản lý dự án có tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và hiệu quả quý giá cho nhóm nhỏ của bạn.
3. Dễ sử dụng
Nếu nhóm của bạn đủ nhỏ, rất có thể bạn không có một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp ở bên cạnh. Tùy thuộc vào dự án, các giám đốc điều hành khác nhau hoặc các nhà quản lý cấp trên có thể đóng vai trò là người quản lý dự án trên thực tế.
Ngay cả khi bạn có một người quản lý dự án chuyên dụng, bạn có thể có các bên liên quan chỉ thỉnh thoảng cần truy cập vào phần mềm quản lý dự án của bạn.
Một số bên liên quan này có thể không có thời gian hoặc kỹ năng để làm chủ một hệ thống quản lý dự án khó khăn. Tin tốt là nhiều tùy chọn phần mềm quản lý dự án tốt nhất đều mạnh mẽ và dễ sử dụng.
Khi nói đến tính dễ sử dụng, hãy nghĩ đến các yếu tố sau.
Mẫu
Nhiều công cụ quản lý dự án cung cấp các mẫu sẵn sàng sử dụng phù hợp với hầu hết các nhu cầu quản lý dự án. Điều này là vô giá, đặc biệt đối với các nhóm nhỏ hoặc nhóm muốn bắt đầu với quy trình làm việc năng động, nhanh chóng.
Tích hợp công cụ
Cũng giống như tự động hóa, bạn càng có thể tích hợp nhiều công cụ hàng ngày với phần mềm quản lý dự án của mình, bạn càng có thể sắp xếp công việc của mình.
Lập danh sách các công cụ mà nhóm của bạn sử dụng nhiều nhất – như Slack, Zoom, Adobe Creative Cloud, Google Workspace hoặc bất kỳ lựa chọn thay thế nào khác cho Zoom . Nếu một phần mềm quản lý dự án không thể tích hợp với ít nhất một nửa số công cụ được sử dụng nhiều nhất của bạn, thì nó có thể không phù hợp với nhóm của bạn.
Khả năng hiển thị trong nháy mắt
Đôi khi người quản lý dự án của bạn cần tìm hiểu các chi tiết phức tạp, chẳng hạn như ” nhà thiết kế đồ họa đã định lại kích thước hình ảnh cho mạng xã hội và gửi chúng cho người quản lý nội dung chưa ? ” Nhưng hầu hết thời gian, một nhóm hoạt động tốt sẽ tự quản lý những chi tiết nhỏ này và để người quản lý dự án giám sát bức tranh toàn cảnh hơn.
Điều này đặc biệt đúng đối với một nhóm nhỏ, nơi một người quản lý dự án đội nhiều mũ. Người đó cần có thể truy cập trang tổng quan của họ và có được cái nhìn tổng quan về mọi thứ đang diễn ra trong bất kỳ dự án nhất định nào. Đảm bảo rằng phần mềm của bạn cho phép điều này.
Xây dựng thành công của bạn nhờ phần mềm quản lý dự án của bạn
Việc lựa chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho nhóm nhỏ của bạn có vẻ khó khăn. Nhưng thay vì chìm đắm trong một biển sự lựa chọn, hãy nghĩ theo cách này: một mức độ thành công mới đang đến gần.
Các công ty có hệ thống quản lý dự án phát triển tốt có khả năng đạt được các mục tiêu dự án của họ cao hơn 21%. Một phần mềm quản lý dự án linh hoạt, có thể mở rộng, dễ sử dụng sẽ giúp bạn đạt được điều đó.
