Phần mềm project có chức năng gì?

Với một vài thao tác đơn giản trên phần mềm project, bạn có thể quản lý được dự án đang thực hiện một cách bao quát. Bây giờ, hãy cùng tìm hiểu rõ hơn về phần mềm quản lý dự án hữu ích này trong bài viết dưới đây.

Phần mềm project là gì?

Đây là một phần mềm được tạo ra với mục đích chính là quản lý dự án/kế hoạch cụ thể. Ngoài ra, mọi người còn có thể sử dụng phần mềm project để phân bố nguồn nhân lực cho dự án/kế hoạch này.

Có rất nhiều phần mềm project với các phiên bản, giao diện và cách sử dụng khác nhau nhưng phổ biến nhất hiện nay vẫn là từ Microsoft Project. Microsoft Project có hai phiên bản là Standard và Professional.

Tính năng cơ bản của phần mềm project

Dựa trên Microsoft project, một phần mềm quản lý dự án sẽ có các tính năng chính sau đây:

–        Thiết lập ra các kế hoạch nằm trong dự án đang quản lý;

–        Xác định các mốc thời gian, thời hạn hoàn thành dự án nhằm giúp người dùng kiểm soát tốt tiến độ;

–        Phân bổ tiến độ thực hiện dự án theo từng giai đoạn khác nhau kèm theo đó là các nhiệm vụ cụ thể nhất định phải hoàn thành ở từng mốc tương ứng;

–        Dựa trên các kế hoạch đã thiết lập sẽ có cách phân bố nguồn nhân lực, nguồn tài chính phù hợp;

–        Có thể xếp lịch công tác, đặt lịch cho các buổi họp;

–        Điều chỉnh được các thông tin trong dự án như thời gian, chi phí, các kế hoạch chiến lược;

–        Sử dụng phương pháp Earned Value Method để quản lý dự án theo đúng tiến độ và chi phí đã đề ra;

–        Có chức năng ghi chú, lời nhắc, lưu trữ dữ liệu lớn;

–        Lọc, bố trí thông tin theo điều kiện từ người sử dụng;

–        Mọi thành viên trong nhóm, doanh nghiệp có thể dễ dàng cùng theo dõi hiệu suất làm việc và tiến độ của dự án đang thực hiện.

–        Xây dựng, lập báo cáo chuyên nghiệp để phục vụ cho các cuộc họp, trình bày trước cấp trên, đối tác, khách hàng, giám sát viên…

Ưu điểm của phần mềm project

Dễ dàng theo sát tiến độ

Bằng giao diện trên phần mềm project như Microsoft Project, Myxteam hay Jira, bạn chỉ cần vài thao tác đơn giản như lọc thông tin, click chuột, mọi dữ liệu liên quan đến dự án sẽ hiện ra. Việc bạn cần làm là rà soát, kiểm tra xem độ chính xác với thực tế.

Hướng dẫn 3 bước căn bản sử dụng MyXteam

Hình ảnh trực quan, số liệu cụ thể

Tại bảng điều khiển của các phần mềm project, bạn có thể nhìn thấy rất nhiều thông tin tổng quan về dự án, chẳng hạ như kế hoạch đến hạn, lời nhắc cuộc họp, báo cáo đang dở dang… Nhờ đó việc quản lý dự án, phân công thực hiện hay điều chỉnh bất kỳ sẽ được thực hiện tốt hơn.

Myxteam – Phần mềm quản lý công việc đến từ người Việt

Với chức năng chính là quản lý công việc cá nhân và quản lý công việc nhân viên, Myxteam cũng hoạt động tương tự một phần mềm project, chẳng hạn như Microsoft Project. Tuy nhiên, điểm lợi thế từ Myxteam chính là nó được tạo ra bởi người Việt và phần mềm này đáp ứng được thói quen làm việc của đại đa số các doanh nghiệp trong nước.

Myxteam hoạt động trên nền tảng App Web trên nền tảng Android và iOS, mọi người có thể sử dụng nó bằng cả máy tính và điện thoại một cách dễ dàng.

Tính năng của Myxteam là gì?

–        Lập kế hoạch công việc và quản lý

Sử dụng Myxteam, bạn có thể phân công các nhiệm vụ. Cụ thể cho từng người trong bộ phận kèm theo deadline, nội dung và hướng đi rõ ràng. Bằng cách này, cấp trên hoàn toàn có thể quản lý nhân sự dễ dàng. Thực hiện được các kế hoạch đã đề ra mà không cần gặp mặt trực tiếp tốn kém thời gian.

–        Giao tiếp trong doanh nghiệp, tổ chức

Từ trước đến nay, mỗi khi cần trao đổi về:

• Công việc họp
• Gặp trực tiếp
• Điện thoại 
• Gửi email là các hình thức phổ biến.

Thế nhưng với Myxteam, mọi việc dường như nhanh gọn hơn. Trên Myxteam, những người có liên quan đến một kế hoạch, dự án sẽ được liên kết với nhau. Họ có thể giao tiếp, trao đổi trực tiếp để điều chỉnh khi cần thiết.

–        Lập báo cáo

Mọi tiến độ công việc đều được các cá nhân, bộ phận cập nhật liên tục lên Myxteam. Vì vậy, việc lập ra báo cáo chuyên nghiệp cũng nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều.

–        Phân quyền sử dụng

Trên Myxteam, người dùng sẽ được phân quyền giống như bộ máy hoạt động của một doanh nghiệp. Cụ thể là:

• Quản lý dự án
• Thành viên (nhân viên)
• Khách: có thể thêm những nhân viên không chính thức vào một công việc. Đây là những công việc cần thuê ngoài

Đối với các dự án lớn, một phần mềm project giúp:

• Quản lý bao quát và chính xác,
• Cập nhật liên tục là vô cùng cần thiết với các doanh nghiệp hiện đại.
• Sử dụng phần mềm Microsoft Project hay Myxteam đều mang đến các hiệu quả đáng mong đợi cho người dùng.