3 sai lầm khi quản lý dự án phổ biến mà bạn cần tránh!
Ông cha ta có câu: “Nhân vô thập toàn”. Quả đúng vậy, kể cả các nhà quản lý dự án rất khó gây ra các sai lầm. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra và giúp bạn có thể tránh được các hiểm họa. Hãy cùng myXteam theo dõi nhé!
Mục tiêu dự án không rõ ràng
Nhiệm vụ đầu tiên của một nhà quản lý nên giải quyết là xác định rõ ràng mục tiêu. Không xác định dự án bằng các yếu tố cốt lõi:
- Thách thức
- Mục tiêu
- Kết quả
- Thước đo thành công
=> Không khác gì một công thức dẫn đến thảm họa làm việc nhóm. Như vậy, bạn có thể xác định kết quả của dự án.
Thiết lập mục tiêu chung của nhóm và đảm bảo rằng mục tiêu đó phù hợp với sứ mệnh. Khi làm như vậy, bạn có thể chia mục tiêu này thành các mục tiêu nhỏ hơn, dễ nhìn thấy hơn.
Bao gồm dòng thời gian với các cột mốc và mục tiêu chính của bạn để cung cấp cho nhóm của bạn một số liệu dễ tiếp cận để đạt được thành công.
Hãy lấy ví dụ về việc tổ chức một lễ hội ẩm thực. Vậy, bạn bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu của lễ hội ẩm thực: xây dựng ý thức cộng đồng về văn hóa ẩm thực của San Francisco. Tất nhiên, với một sự kiện lớn như thế này, chắc chắn sẽ có những thách thức như:
- Địa điểm
- Giấy phép
- Nhà cung cấp
- Thời tiết không thể đoán trước
=> Tất cả những điều cần biết và sẵn sàng thích ứng.
Việc thiết lập thước đo thành công ngay từ đầu cũng rất quan trọng và tầm nhìn về kết quả lý tưởng của bạn. Số lượng vé bán ra và các nhà cung cấp tham gia sẽ là những thước đo tuyệt vời. Kết quả lý tưởng là một ngày nắng đẹp với rất nhiều người tham dự ăn uống thỏa thích trên đường phố.
Thiếu giao tiếp thường xuyên
Làm việc nhóm hiệu quả nhất khi các thành viên giao tiếp thường xuyên. Trên thực tế, một trong những phàn nàn phổ biến nhất của nhân viên về công ty của họ là thiếu giao tiếp hiệu quả.
Chìa khóa ở đây là hiệu quả. Vì bạn không muốn giao tiếp quá mức và làm mất tập trung nhóm của mình với quá nhiều email và bị gián đoạn liên tục.
Trung bình, nhân viên kiểm tra email của họ 36 lần/giờ. Sau đó, họ mất 16 phút để tái tập trung sau khi xử lý email. Đó là rất nhiều thời gian lãng phí!
Hầu hết các sai lầm trong quản lý dự án có thể tránh được bằng cách sử dụng phần mềm quản lý myXteam. Điều này có nghĩa là trình bày rõ ràng phạm vi, tầm nhìn và tiến trình của dự án cũng như vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng của mỗi thành viên trong nhóm.
Giới thiệu sơ lược về myXteam:
Tuy nhiên, giao tiếp trực tiếp rất có giá trị, việc sử dụng trò chuyện trực tuyến, video và cộng tác trên các tài liệu được chia sẻ có thể giúp các nhóm được phân phối dễ dàng ở trên cùng một trang, dù ở gần hay xa.
Mặc dù việc truyền đạt thông tin quan trọng cho nhóm của bạn là rất quan trọng. Thế nhưng việc học cách lắng nghe từng bên liên quan được cho là phần quan trọng nhất của giao tiếp quản lý dự án. Dành thời gian cho nhóm của bạn! Đặt câu hỏi và cung cấp cho mỗi cá nhân một nền tảng mở để chia sẻ ý kiến, thách thức và thành công của họ.
Không linh hoạt
Điều quan trọng là phải theo dõi dự án của bạn liên tục. Khi dự án xảy ra các vấn đề không mong muốn, bạn sẽ hạn chế về thời gian và chi phí chỉnh sửa. Tuy nhiên, điều quan trọng không kém là đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách linh hoạt.
Quản lý linh hoạt đi đôi với việc cho phép giao tiếp và đánh giá tiến độ phù hợp. Mỗi dự án đều khác nhau. Và mọi dự án đều sẽ đưa ra những thách thức độc đáo cần phải đối mặt trực tiếp với cái đầu lạnh và khả năng thích ứng.
Điều này không có nghĩa là các nhà quản lý dự án nên liên tục tập trung vào những gì họ có thể thay đổi. Nó chỉ có nghĩa là khi những thách thức mới xuất hiện. Các nhà quản lý nên hoàn toàn minh bạch với các bên liên quan của họ và tạo ra một cách tiếp cận mới để giải quyết vấn đề.
Hãy nhớ quy tắc này: Hãy dứt khoát trong tầm nhìn của bạn và linh hoạt trong cách tiếp cận! Biết rằng bất kỳ sự kiện hoặc dự án nào sẽ luôn gặp phải những thách thức và cản trở. Hãy phát triển một kế hoạch dự phòng. Hoặc các tùy chọn thay thế với nhóm của bạn để giúp tiết kiệm thời gian và căng thẳng!
