Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả bạn phải biết!

Làm việc nhóm hay teamwork là một trong những kỹ năng quan trọng khi bạn làm việc, học tập trong môi trường tập thể. Nó là yếu quyết đầu tiên trong việc quyết định hiệu suất của đội nhóm. Tuy nhiên, không phải có thể hiểu đúng bản chất của làm việc nhóm là gì! Theo dõi bài viết dưới đây để tìm ra câu trả lời chính xác nhất nhé! 

Khái niệm làm việc nhóm là gì? 

Làm việc nhóm (tiếng Anh: teamwork) được định nghĩa là sự hợp tác, hoạt động của một tập thể, đội nhóm. Trong đó, tất cả thành viên sẽ sử dụng các thế mạnh của mình phối hợp với nhau để đạt được mục tiêu chung. 

Mỗi thành viên phải có trách nhiệm hoàn thành các hạng mục, nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả nhất. Trong quá trình làm việc, vấn đề mâu thuẫn, là khó tránh khỏi. Thậm chí, các ý kiến trái ngược nhau đôi khi khiến nhóm phải tan vỡ. 

Lúc này, nhiệm vụ của trưởng nhóm sẽ: 

• Kết nối các thành viên lại với nhau
• Luôn nhắc nhở mọi người hướng đến cái chung
• Phát huy thế mạnh từng người
• Giao nhiệm vụ đúng và minh bạch
• Luôn giữ thái độ tôn trọng và trung lập

Thế nào là kỹ năng làm việc nhóm? 

Dựa vào khái niệm đã nêu trên, kỹ năng làm việc nhóm là cách giao tiếp, đối xử của bạn với các thành viên trong nhóm qua:

• Cuộc trò chuyện, trao đổi thông tin
• Thảo luận ý kiến trong buổi brainstorming
• Báo cáo kết quả sau khi hoàn thành dự án trong cuộc họp
• Cách góp ý để đội nhóm cùng hợp tác phát triển

Nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi thành viên là luôn rèn luyện và nâng cao các phẩm chất sau đây: 

• Giao tiếp
• Lắng nghe
• Tôn trọng
• Đàm phán và thuyết phục
• Tư duy phản biện
• Đánh giá và nhận xét vấn đề

4 giai đoạn khi làm việc nhóm quan trọng 

Ai cũng biết “chỉ khi trai qua phong ba bão tố mới có thể hiểu nhau” hoặc “không đánh không quen biết”. Điều này quả thật đúng không trật nhịp nào các bạn ạ! Theo nghiên cứu về giai đoạn làm việc nhóm, bất kỳ tập thể nào sẽ trải qua 4 giai đoạn: 

• Giai đoạn hình thành (tiếng Anh: Forming)
• Giai đoạn mâu thuẫn (tiếng Anh: Storming)
• Giai đoạn bình thường (tiếng Anh: Norming)
• Giai đoạn ổn định (tiếng Anh: Performing)

Giai đoạn đầu tiên – Forming 

Đây là quá trình sơ khai trước khi hình thành một đội nhóm. Điều này có nghĩa là các cá nhân bắt đầu tập hợp và gia nhập vào tập thể để làm việc. Chúng được ví như thời kỳ bắt đầu trong mọi mối quan hệ tình cảm của xã hội. Mọi người thường có tâm lý khác nhau nhưng chung quy là hồi hộp, háo hức và hy vọng…

Ban đầu, các thành viên chưa thực sự thân thiết với nhau nên thường hạn chế bộc lộ cảm xúc, ý kiến cá nhân, cái tối… Thay vào đó, hầu hết, ai cũng dè dặt, khép kín. Thông thường, với những người ở chức vụ thấp, không được quan trọng so với mọi người. 

Giai đoạn thứ 2 – Storming

Sau một thời gian, mọi người dần quen biết và hiểu nhau một cách tổng quát. Ngoài ra, các công việc bắt đầu đi vào hoạt động nhưng một cách chậm rãi. 

Qua đó, mọi người có có hội tiết lộ những suy nghĩ, thói quen, cũng như tính cách thật của mình. Dần dà, các bè phái trong đội nhóm bắt đầu được hình thành. Các mâu thuẫn, xung đột từ đó cũng phát sinh. 

Thậm chí, có nhiều đội nhóm đã tan rã, sụp đổ ngay trong quá giai đoạn này. Đây được cho là cột mốc quan trọng quyết định sự phát triển hay dừng lại của một đội nhóm, tập thể. 

Giai đoạn thứ 3 – Norming 

Một khi giải quyết ổn thỏa các mâu thuẫn giữa các thành viên, vấn đề làm việc nhóm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Là nhóm trưởng, bạn nên rút ra và hình thành các tiêu chuẩn nhất định. Các thành viên còn lại có nhiệm vụ và trách nhiệm góp ý để hoàn thiện và thực thi theo. 

Từ đó, mối quan hệ giữa các bạn sẽ có một sợi dây kết nối vô hình gắn kết với nhau. Từ đó, sự tin tưởng, tôn trọng nhau dần trở nên rõ ràng hơn. 

Đặc biệt với tinh thần hợp tác là điều vô cùng quan trọng khi làm việc nhóm. Tất cả các bạn trong nhóm sẽ cảm thấy được tôn trọng và an toàn khi bày tỏ ý kiến cá nhân. Các vấn đề khác sẽ được bàn bạc, trao đổi một cách cởi mở hơn. Chắn hẳn, lúc này, mọi người sẽ biết lắng nghe nhiều hơn. 

Giai đoạn cuối cùng – Performing 

Đây là giai đoạn biểu hiện sự thành công khi bạn đã xây dựng một tập thể có kỹ năng làm việc nhóm siêu đỉnh. Mọi người phối hợp một cách nhịp nhàng, ăn ý. Thậm chí là thoải mái trao đổi thông tin khác để nhờ sự giúp đỡ, hỗ trợ của các thành viên còn lại.

Ngoài ra, vẫn có trường hợp tan rã, đổ vỡ khi mọi người không còn tiếng nói chung. Cá nhân sẽ tìm cho mình một hướng đi phù hợp khác cho riêng mình. Một số ít, một đội nhóm kết thúc khi họ đã hoàn thành một dự án nào đó. 

Những thách thức thường gặp khi làm việc nhóm

Làm việc theo cá nhân hay làm việc theo nhóm sẽ có những khó khăn nhất định. Là người đứng đầu, bạn nên nhạy bén để kịp thời nắm bắt các vấn đề đang xảy ra. Từ đó, bạn đưa ra các hướng giải quyết chính xác cho đội nhóm của mình. Điều quan trọng, sau mỗi sự cố đó, bạn phải càng củng cố tập thể tốt hơn nữa. 

Thụ động và luôn ỷ vào sức mạnh đội nhóm

Khi làm việc nhóm, sự chủ động khi làm việc là kỹ năng vô cùng quan trọng. Thực tế, không phải ai cũng tự giác ý thức về chuyện này. Đa số, không ít người thường có xu hướng thích đùn đẩy công việc cho các thành viên khác. Nói đúng hơn, họ luôn thụ động, “gió chiều nào theo chiều ấy”. Các biểu hiện của họ thường: 

• Luôn theo ý kiến số đông
• Không có chính kiến
• Thụ động làm việc 

Thông thường, những thành phần này luôn là gánh nặng của nhóm. Họ là nguyên nhân khiến kết quả của nhóm đi xuống. Để cải thiện vấn đề này, tưởng nhóm phải biết năng lực, thế mạnh của từng người để: 

• Phân chia công việc rõ ràng
• Xác định thời hạn hoàn thành cụ thể
• Tạo các nhóm nhỏ hơn để làm việc

Tạo ra những quy định cụ thể để tránh nhận vơ công trạng của nhóm người này. Đặc biệt là tạo ra môi trường công bằng, không còn nạn ‘gánh team’ nữa. 

Ngại va chạm

Tâm lý ổn định, ngại va chạm hay quá nể nang một ai đó là thực trạng tồn tại khá nhức nhối hiện nay. Đặc biệt, với những người đi lên từ ‘mối quan hệ” thường sẽ được các thành viên khác e dè, sợ phật lòng. 

Đôi khi, đó chỉ là biểu hiện cho sự dĩ hòa vi quý. Tức là họ đi làm chỉ muốn yên ổn, tránh mọi phiền phức không đáng có. Họ thường: 

• Sợ xung đột
• Luôn là người hòa giải
• Là người chấp nhận 

Thế nhưng, mọi việc sẽ không tốt nếu mình không biết tiết chế. Sự nể nang quá mức có thể dẫn đến đội nhóm không phát triển. Mọi thành viên trong nhóm sẽ không còn tin tưởng những gì sếp đưa ra. Chẳng ai còn dám nói lên sự thật, vấn đề mà nhóm đang gặp phải vì sợ mất đi quan hệ. Chính vì vậy, hiệu quả công việc khó hoàn thành đúng thời hạn. 

Kết luận: kỹ năng làm việc nhóm cần gì? 

Điều quan trọng nhất khi làm việc nhóm đó là ý thức tự giác. Không chỉ là kiến thức, bạn cần rèn luyện cho mình các kỹ năng mềm khác: 

• Kỹ năng tổ chức
• Phân công công việc
• Thuyết phục người khác
• Trách nhiệm cao với công việc của mình
• Tôn trọng deadline

Nếu trong vai trò là một nhóm trưởng, những lời khen động việc cho các thành viên tuyệt đối không được tiết kiệm. Đó không chỉ là lời nói động viên mà còn là minh chứng xác nhận cho những gì họ nỗ lực. 

Nếu ở vị trí là thành viên, bạn phải chủ động học tập, kết nối, hạ cái tôi của mình để giao lưu, tìm hiểu đồng nghiệp của mình. Đó cũng là biểu hiện sự tôn trọng đội nhóm. 

Nắm bắt được tổng quan kỹ năng làm việc nhóm trên, bạn sẽ cảm thấy mọi chuyện sẽ không quá phức tạp. Công việc và kết quá sẽ dễ dàng hơn bao giờ hết.