5 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC GTD ĐÁNG SỬ DỤNG TRONG NĂM 2021
Phần mềm quản lý công việc – Getting Things Done, phương pháp quản lý công việc ưu tiên đã không còn quá xa lạ đối với chúng ta. Được sáng tạo bởi David Allen, phương pháp này đã trở thành một cuộc cách mạng trong cách thức quản lý công việc toàn cầu nhằm đạt được các mục tiêu đơn giản nhất. Tuy nhiên, không phải ai trong chúng ta đều có thể sử dụng hiệu quả phương pháp này. Nguyên nhân chính đến từ việc chưa ứng dụng được phần mềm thực thi, dẫn đến việc đo lường và quản trị công việc chưa được khoa học.
Bài viết này sẽ giúp bạn tổng hợp và phân tích một số tính năng nổi bật của 5 phần mềm GTD đáng sử dụng trong năm 2021. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.
Các tính năng của phần mềm GTD mà bạn cần chú ý trước khi ứng dụng
Phương pháp GTD nổi tiếng này dựa trên năm hành động cơ bản sau: nắm bắt, làm rõ, tổ chức, kiểm tra và thực thi. Vì vậy, trước khi lựa chọn phần mềm, nhà lãnh đạo cần xem xét tất cả các tính năng nổi bật và liệu chúng đã đáp ứng đủ năm hành động cơ bản trên hay chưa.
Với suy nghĩ đó, hãy điểm qua một số đặc điểm tương ứng mà phần mềm GTD tốt sẽ cung cấp cho bạn:
- Xây dựng dự án — Trong phương pháp GTD, bất kỳ nhiệm vụ nào bao gồm một số hạng mục cần hành động đều được xem là một dự án. Chính vì thế, một ứng dụng quản lý công việc có thể tổ chức dự án sẽ giúp bạn dễ dàng tạo quy trình dự án, đảm bảo sự cộng tác nhóm tốt, đi kèm với các tính năng theo dõi thời gian tích hợp, v.v.
- Thuộc tính nhiệm vụ — Để các dự án có thể dễ dàng tìm kiếm và sắp xếp, phần mềm của bạn nên gán các thuộc tính, màu sắc, nhóm các nhiệm vụ của bạn, sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên.
- Tính khả dụng —Nhờ vào điểm trước, bạn sẽ có thể có quyền truy cập vào các nhiệm vụ của mình trên bất kỳ thiết bị nào bạn sở hữu để bạn có thể theo dõi tiến trình, thêm nhận xét về nhiệm vụ của mình và trò chuyện với nhóm cho dù bạn ở đâu – tại văn phòng, tại nhà.
- Trải nghiệm giao diện người dùng —Một ứng dụng được thiết kế tốt, trực quan là điều bắt buộc. Nếu không, bạn sẽ không hòa nhập được với GTD và thậm chí bị giảm năng suất, mất thời gian tìm cách sử dụng ứng dụng.
- Tích hợp nhiều công cụ — Hãy tìm một số phần mềm linh hoạt mà bạn có thể sử dụng cho nhiều mục đích và phù hợp với khuôn khổ của phương pháp này.
5 phần mềm quản lý công việc GTD đáng sử dụng trong năm 2021
1. Infinity – Ứng dụng GTD dành cho những cá nhân làm việc tự do
Infinity là ứng dụng quản lý công việc dành riêng cho những cá nhân đang làm việc tự do (Freelance). Với Infinity, chúng ta có thể thuận tiện khi xem dữ liệu của công việc từ sáu góc độ khác nhau, hay nói đúng hơn là các chế độ xem: Danh sách, Bảng, Biểu mẫu, Cột, Lịch và Gantt. Và phần mềm này không chỉ giúp bạn sắp xếp các dự án và nhiệm vụ theo thứ tự mà còn cho phép bạn cộng tác với nhóm thông qua tin nhắn và nhận xét.
Tuy nhiên, nhược điểm duy nhất của Infinity chính là giá thành khá cao để bạn có thể sở hữu. Người dùng có thể bắt đầu từ $149 và bao gồm một không gian làm việc, tối đa 10 thành viên trong nhóm và 50GB bộ nhớ. Riêng với gói cao hơn, chúng ta cần phải liên hệ với Infinity để thiết lập. Và đặc biệt phần mềm này KHÔNG CÓ TIẾNG VIỆT.
Các tính năng chính: Cấu trúc xây dựng dự án; 6 chế độ quản lý; Lọc, Nhóm, Sắp xếp & Tùy chỉnh; 20 thuộc tính công việc; Giao diện Kéo và Thả; Tính năng cộng tác; Quản lý tài nguyên; Tự động sao lưu và phục hồi dữ liệu.
Thiết bị sử dụng: Máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
2. Trello – Công cụ GTD cho các nhóm và người quản lý dự án
Mặc dù không được thiết kế đặc biệt như một công cụ GTD, tuy nhiên Trello lại đặc biệt hữu ích trong một số giai đoạn của phương pháp GTD như: nắm bắt, làm rõ và sắp xếp.
Trello cũng cho phép bạn tập hợp tất cả các mục liên quan đến dự án dưới định dạng bảng Kanban. Sau đó, bạn có thể tiến hành chia chúng thành các Dự án và phân loại bằng cách sử dụng nhãn, màu sắc và tiêu đề phụ. Bên cạnh đó, chúng ta có thể thêm một số hành động cụ thể hơn để làm rõ nhiệm vụ như: mô tả, thêm nhãn, đặt ngày hết hạn, thành viên, danh sách kiểm tra, tệp đính kèm và thậm chí tạo hình bìa cho nhiệm vụ.
Tuy nhiên, điểm trừ chính của phần mềm này chính là không có tính năng chat nhóm và báo cáo công việc. Bên cạnh đó, Trello là phần mềm GTD hoàn toàn miễn phí, nhưng bạn sẽ phải thanh toán ở mức $ 9,99/ người dùng /tháng (khi thanh toán hàng năm) để sử dụng các tính năng đầy đủ.
Các tính năng chính: Bảng Kanban; Các tùy chọn cấu trúc khác nhau; Các trường có thể tùy chỉnh; Chức năng tìm kiếm; Biểu đồ Gantt; Lọc dữ liệu; Làm việc nhóm; Báo cáo và Thống kê; Tích hợp của bên thứ ba.
Thiết bị sử dụng: Máy tính, điện thoại và máy tính bảng.
3. Asana – Ứng dụng quản lý công việc và GTD trong hai trong một
Nếu bạn là một người chuyên nghiệp đang cố gắng tìm phần mềm GTD phù hợp cho nhóm của mình, thì bạn có thể khám phá ứng dụng quản lý Asana.
Asana mang tính cộng tác cao, linh hoạt (vì vậy bạn có thể sử dụng nó để tổ chức các loại công việc khác nhau) và có khả năng tùy chỉnh cao. Tất cả các yếu tố này đều phù hợp với những gì GTD yêu cầu. Bạn có thể sử dụng Asana để tạo các dự án, bất kể chúng là công việc hay các dự án cá nhân. Đặt tên cho các dự án này (Cơ quan, Hộ gia đình, Tham khảo, v.v.) và thay đổi cài đặt bảo mật để bạn có thể chia sẻ chúng với nhóm, một số thành viên hoặc giữ chúng cho riêng mình.
Các tính năng chính: Quy trình công việc tùy chỉnh; 3 chế độ xem; Tự động hóa quy trình làm việc của tác vụ; Trường tác vụ và thẻ; Danh sách kiểm tra nhiệm vụ phụ; Trạng thái ưu tiên; Nhắc nhở về thời hạn; Quyền truy cập chung / riêng tư; Hơn 100 tích hợp.
Thiết bị sử dụng: Máy tính để bàn và Ứng dụng Di động.
4. ClickUp – Phần mềm quản lý công việc GTD cho các tác vụ phức tạp hơn
Với phần mềm quản lý công việc ClickUp, bạn có thể biến các ghi chú thông thường thành các mục có thể hành động (ủy quyền nhiệm vụ, thêm nhận xét, v.v.) và đánh dấu chúng khi bạn thực hiện hoặc khi nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ. Ứng dụng GTD này thậm chí có thể nhắc nhở bạn về những nhiệm vụ bạn đã trì hoãn để đảm bảo bạn luôn hoàn thành công việc của mình.
Ngoài ra, công cụ này cho phép bạn tạo dự án và phân chia nhiệm vụ theo từng dự án để bạn không bị lạc trôi trong “biển công việc”. Khi bạn phân chia nhiệm vụ theo dự án, bạn có thể sử dụng các trạng thái (đã hoàn thành / chưa hoàn thành, đang xem xét / đang thực hiện hoặc thậm chí tạo trạng thái tùy chỉnh), thêm cờ ưu tiên, ngày bắt đầu và ngày đến hạn để đạt được tổ chức tốt hơn.
ClickUp có thể là ứng dụng hoàn thành công việc phù hợp bất kể bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, người quản lý hay nghệ sĩ muốn nắm vững phương pháp năng suất GTD.
Các tính năng chính: Quản lý ý tưởng; Danh sách kiểm tra công việc; Các trạng thái ưu tiên; Quy trình làm việc tự động; 4 chế độ xem khác nhau; Biểu đồ Gantt; Hoàn thành tùy chỉnh; Trò chuyện nhóm; Tích hợp của bên thứ ba.
Thiết bị sử dụng: Máy tính để bàn và Ứng dụng Di động.
5. myXteam – Phần mềm quản lý công việc đa nhiệm dành riêng cho người Việt
Phần mềm quản lý công việc myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả hơn, myXteam ghi nhớ, lưu trữ nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp. Với nền tảng chat được kết hợp myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.
Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể trải nghiệm miễn phí tất cả các tính năng của ứng dụng này trước khi nâng cấp với nhiều kế hoạch hơn. Bên cạnh đó, đội ngũ trải nghiệm khách hàng sẽ nhanh chóng liên hệ để hướng dẫn bạn cách sử dụng nhanh chóng và phù hợp với ngành nghề hiện tại.
Các tính năng chính của myXteam:
- Lập kế hoạch: Với myXteam bạn nhanh chóng lập ra một TEAM và những kế hoạch với đầy đủ những việc cần làm ( To do list ) ( Check list ) ngày thực hiện công viêc…
- Quản lý thành viên: Giao nhiệm vụ cho thành viên thực hiện, có deadline – Hoặc thành viên tự tạo công việc để cùng trao đổi với đội nhóm của mình.
- Thảo luận công việc: Mọi trao đổi công việc thông qua bình luận đều được lưu trữ như một dạng lịch sử công việc giúp chuyển giao công việc thuận tiện…
- Lưu trữ tập trung: Tất cả công việc được lưu trữ trên nền tảng Cloud của Microsoft giúp nhóm có thể làm việc mọi lúc mọi nơi.
- Bot myXteam: Bot myXteam nhắc nhở công việc tự động những việc cần làm, đến hạn, quá hạn giúp đội nhóm có trách nhiệm cao.
- Báo cáo đánh giá: Hệ thống báo cáo cho bạn biết ai làm nhiều việc ít việc, tình trạng công việc để kịp thời đôn đốc hoàn thành mục tiêu kế hoạch.
Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
