MA TRẬN QUẢN LÝ ƯU TIÊN - PRIORITIZATION MATRIX VÀ CÁCH ỨNG DỤNG
Khi phải đối mặt với loạt danh sách các nhiệm vụ và dự án cần thực hiện, nhưng lại không có thứ bậc quan trọng rõ ràng sẽ khiến chúng ta rất khó tập trung, dễ rơi vào khủng hoảng và không thể hoàn thành công việc. Nhưng không phải ai trong chúng ta cũng có thể sắp xếp công việc hiệu quả. Vậy đâu sẽ là lời giải cho vấn đề này?
Ma trận Quản Lý Ưu Tiên – Prioritization Matrix là gì?
Ma trận quản lý ưu tiên Prioritization Matrix (PMM) là một phương thức phân tích nhằm giúp so sánh tính cấp thiết của công việc bằng cách sử dụng các tiêu chí cụ thể và tìm ra những gì cần ưu tiên.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích công dụng của PMM cũng như công thức sắp xếp công việc dựa trên mức độ ưu tiên. Không nhất thiết chỉ ứng dụng vào dự án, mô hình PMM còn cho phép chúng ta áp dụng cho bất cứ điều gì, từ các nhiệm vụ đơn giản đến các dự án phức tạp, bởi bất kỳ ai, từ các cá nhân đơn lẻ đến các tổ chức lớn.
Bên cạnh đó, PMM còn hỗ trợ chúng ta trong việc nói “không” với các nhiệm vụ không thực sự cần thiết, từ đó giảm bớt áp lực công việc của bản thân.
Tại sao bạn nên ứng dụng PMM – Ma trận Quản Lý Ưu Tiên?
Kỹ năng sắp xếp mức độ ưu tiên không phải ai cũng có thể sở hữu như một năng khiếu thiên bẩm. Nó là kết quả của quá trình rèn luyện liên tục. Chính vì thế, một số cá nhân sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc sắp xếp công việc nếu không có một công thức rõ ràng.
Ngay cả khi chúng ta có sẵn trong tay một To-do List thì các công việc vẫn sẽ tiếp tục quay vòng và sinh ra sự chán nản nếu không biết cách sắp xếp khoa học.
Để giải quyết những khó khăn đó, Ma trận Quản Lý Ưu Tiên PMM đã ra đời với vai trò là công cụ giúp bạn sắp xếp theo hướng khoa học và phù hợp khả năng xử lý của bản thân hơn.
5 bước xây dựng ma trận ưu tiên đơn giản
Tuy chỉ là loại ma trận cơ bản, nhưng ma trận quản lý ưu tiên dạng này lại cực kỳ phổ thông và thích hợp để sử dụng cho mọi đối tượng. Được biểu thị dưới cấu trúc khung 2 x 2 vô cùng đơn giản dựa trên với các khái niệm trực tiếp như “Tính tức thì” và “Tính quan trọng” của công việc.
Tính tức thì: đây là nhóm những công việc được cần phải bắt tay vào làm ngay và hoàn thành nhanh. Thông thường, đây sẽ là các nhiệm vụ thiên về chỉnh sửa, khắc phục sự cố liên quan.
Với nhóm công việc này, chúng ta nên sắp xếp theo danh sách To-do List từ mức độ thấp đến cao, sau đó tiến hành làm gọn danh sách công việc.
Tính quan trọng: Các công việc này đóng vai trò to lớn trong việc hoàn thành mục tiêu đề ra và thường chiếm rất nhiều trong quỹ thời gian của bạn. Trong ma trận quản lý độ ưu tiên, hãy chia nhóm công việc này thành nhóm có độ quan trọng cao và độ quan trọng thấp.
Các bước xây dựng Ma Trận Quản Lý Độ Ưu Tiên
Bước 1: Liệt kê các công việc của bạn
Bạn có thể đã hoặc chưa làm điều này, nhưng đây luôn là bước khởi đầu cho toàn bộ các loại ma trận công việc khác nhau.
Bước 2: Tóm tắt về hậu quả
Hãy tự hỏi bản thân xem hậu quả của việc không thực hiện từng nhiệm vụ của bạn là gì, hay nói chung hơn là không ưu tiên một lựa chọn nhất định.
Bước 2: Điều gì sẽ quan trọng?
Chia danh sách của bạn thành hai loại: mức độ quan trọng cao và mức độ quan trọng thấp. Sau đó, xem xét tất cả các hệ quả bạn đã liệt kê ở bước trước, hãy đặt từng tùy chọn của bạn vào danh mục mà bạn cho là phù hợp nhất.
Bước 3: Có gì khẩn cấp?
Bây giờ, đối với tất cả các tùy chọn “Tính quan trọng cao” và “Tính quan trọng thấp”, hãy chia mỗi tùy chọn thành một danh mục phụ khác là “Tính khẩn cấp cao” và “Tính khẩn cấp thấp”. Bây giờ bạn sẽ có tổng cộng bốn nhóm.
Bước 4: Gán các giá trị số
Bây giờ, chỉ định các giá trị số từ 1 đến 4 cho mỗi tùy chọn của bạn, trong đó số thấp hơn có nghĩa là mức độ ưu tiên cao hơn.
Như vậy:
- Tầm quan trọng cao và tính cấp thiết cao: 1
- Tầm quan trọng cao và mức độ khẩn cấp thấp: 2
- Tầm quan trọng thấp và tính cấp thiết cao: 3
- Tầm quan trọng thấp và tính cấp thiết thấp: 4
Phương pháp nhanh chóng, đơn giản này có thể giúp bạn loại bỏ tạp âm và bắt đầu hoàn thành công việc với thời gian thiết lập về cơ bản là 0.
Sử dụng công cụ gì để thiết lập Ma Trận Quản Lý Ưu Tiên?
Việc quản lý mức độ ưu tiên cũng được áp dụng trên phần mềm công việc myXteam. Đối với myXteam, bạn sẽ dễ dàng di chuyển các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Với giao diện trực quan, myXteam hỗ trợ bạn làm việc hiệu quả dựa trên các tính năng sau:
- myXteam ghi nhớ, lưu trữ nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp.
- Với nền tảng chat được kết hợp myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.
- Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
myXteam mang đến một phương thức làm việc nhóm hiện đại.
Đăng ký trải nghiệm ngay tại đây.
