5 CÁCH HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC KHI ĐANG KHỦNG HOẢNG VỚI DEADLINE
Khủng hoảng với deadline; Chạy Deadline – câu nói khiến rất nhiều nhân viên thường cảm thấy hoang mang, lo lắng mỗi khi ngày giao hạn công việc gần kề. Bất kỳ công việc nào cũng đều có thời hạn giao, và không phải ai trong chúng ta cũng giao xong công việc đúng thời gian đã quy định. Tất nhiên, nếu hoàn thành đúng hạn công việc, thì kết quả mang đến thường rất tốt đẹp.
Ai cũng có mong ước rằng “Thời hạn deadline cho dự án có thể kéo dài ra một chút”. Tuy nhiên, điều đó có phần “xa xỉ” với sự hối hả của công việc mà chúng ta đang gặp phải lúc này. Nếu bạn đang cảm thấy chán nản, xin đừng tuyệt vọng. Một nhà quản trị nổi tiếng từng nói rằng “Nếu bạn muốn làm xong được việc gì, hãy giao nó cho người nào bận rộn. Vì họ là những người biết cách lập kế hoạch cho những gì cần ưu tiên làm trước và biết khi nào phải làm những gì cần thiết. Đó chính là phương thức giúp họ hoàn thành công việc đúng hạn”
Qua bài viết này, chúng tôi xin gửi đến bạn đọc, những doanh nhân và những nhà lãnh đạo doanh nghiệp 5 cách tốt nhất để hoàn thành công việc khi deadline cận kề.
Thiết lập một đội ngũ nhân sự làm việc hiệu quả
Mỗi nhiệm vụ và công việc đều cần một quá trình sắp xếp và làm việc hiệu quả. Các nhà quản lý phải biết cách tập hợp một đội ngũ nhân sự tốt nhất để công việc được triển khai trơn tru, tránh rơi vào tình trạng hỗn loạn, “mạnh ai nấy làm”. Hãy biết cách đưa nhân viên của mình đến đích của thành công, và trở thành một người quy củ hơn.
Hãy luôn luôn tìm đúng người cho đúng việc, tuỳ vào năng lực của từng nhân viên mà ta đưa ra deadline hợp lý nhất. Cũng đừng quên phải theo dõi tiến độ làm việc thật chuẩn. Một khi bản thân đã nắm bắt được, công việc sẽ được thực hiện theo tiến độ tốt nhất.
Luôn biết tìm đến sự giúp đỡ
“Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao”. Đừng cố thách thức bản thân khi việc gì cũng làm một mình, hãy tìm kiếm cơ hội để hợp tác với những người bạn, trong những việc khó khăn mà ta không tự làm được. Nếu không thể giúp đỡ trực tiếp, họ cũng sẽ là nguồn động viên khích lệ tinh thần cho ta. Biết đâu, ta sẽ tìm được những ý tưởng mới lạ hơn từ những lời khuyên ấy.
Hãy lên tiếng nếu cảm thấy thời gian biểu không phù hợp
Khi gặp khủng hoảng với deadline, đừng cố gắng tự huyễn hoặc bản thân rằng “thời gian sếp cho bắt buộc phải thực hiện như vậy”. Nếu bản thân chúng ta cảm thấy rằng những yêu cầu đó là vô lý, phi thực tế, thì bạn hãy tìm cách lên tiếng và sắp xếp thời gian biểu cho phù hợp hơn. Phải nhìn vào lịch trình và kế hoạch hiện tại của mình trước khi chấp nhận nhiệm vụ và thời hạn được giao. Nếu bạn thực sự muốn nhận nhiệm vụ ấy, thì hãy thương lượng về thời hạn deadline giao ra của nó.
Giữ cho bản thân mình luôn đúng giờ
Thói quen đúng giờ cần được hình thành qua ý thức tự giác trong công việc của chúng ta. Khi đã có ý thức kỷ luật cao, hành vi của chúng ta sẽ cố gắng giữ cho bản thân luôn đúng giờ. Vì thế, khi đối mặt khủng hoảng với deadline, bạn cần tạo ra thói quen làm việc theo đúng kế hoạch đề ra.
Ngoài ra, hãy luôn nhớ rằng, bản thân bạn còn phải làm những việc liên quan đến nhiều người khác nữa. Chính vì thế, nếu bạn không hoàn thành đúng công việc theo thời hạn quy định, thì việc làm của mình rất dê ảnh hưởng đến tiến độ chung của các thành viên trong team.
Sử dụng nhiều công cụ, phần mềm nhắc nhở công việc
Do đặc thù của một số ngành nghề nhất định, nhân viên phải theo sát tiến độ làm việc và tránh việc trễ deadline. Cũng vì thế, nhiều nhà quản lý cấp cao rất lo lắng khi không nắm rõ tiến độ và quy trình làm của nhân viên mình
Để khắc phục tình trạng này, nhiều nhóm làm việc thường tìm đến các phần mềm quản lý và phân công công việc để triển khai hiệu quả hơn. Một số đơn vị đã nhanh chóng nắm bắt và xây dựng các phần mềm giúp xử lý quy trình của các nhóm làm việc, đặc biệt trong số đó có phần mềm quản lý từ xa myXteam. Đây là một trong những hệ thống mới, giúp tăng khả năng xử lý của doanh nghiệp, và giảm thời gian tối đa cho nhân viên hoạt động.
myXteam giúp việc trao đổi thông tin giữa bộ phận nhân sự, các cấp quản lý và nhân viên diễn ra một cách nhanh chóng và cẩn thận hơn. Quan trọng nhất, nhờ việc tiết giảm thời gian này, mà các bộ phận như kinh doanh, kho bãi, chăm sóc khách hàng hoạt động trơn tru và hiệu quả hơn rất nhiều.
