GETTING THINGS DONE - GTD (HOÀN THÀNH CÔNG VIỆC) HỆ THỐNG NĂNG SUẤT CHO MỌI LĨNH VỰC CỦA CUỘC SỐNG
Getting Things Done – GTD – Hoàn thành công việc: một hệ thống năng suất cho mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Bạn luôn trì hoãn công việc của mình cho đến phút cuối cùng? Bạn thức trắng đêm lo lắng về những cuộc hẹn sắp tới? Bạn có cảm thấy choáng ngợp trước tất cả deadline của mình không? Vậy thì bạn là một ứng cử viên hoàn hảo cho hệ thống tự quản lý “Hoàn thành mọi việc” (GTD).
Được sáng tạo bởi David Allen, phương pháp hoàn thành công việc (Getting Things Done – GTD) là một hệ thống quản lý thời gian và năng suất, giúp bạn hoàn thành công việc mà không gây căng thẳng, nhờ vào việc sử dụng hệ thống danh sách và sơ đồ hoá. Với phương pháp này, các nhiệm vụ lớn hơn sẽ được chia nhỏ và đặt thời hạn cụ thể. Bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ hoàn thành mọi việc đúng hạn và sẽ không bỏ quên bất cứ điều gì.
Đây cũng được xem như cách giảm tải áp lực cho công việc thay thế những phương pháp làm việc truyền thống, mà ở đó các công việc bị chồng chéo một cách quá đáng gây ra các áp lực vô hình lên người thực hiện. Chúng ta không còn phải tiêu hao quá nhiều năng lượng chỉ để phân tích và ghi nhớ toàn bộ mọi thứ, năng suất làm việc cũng sẽ được cải thiện vượt bậc.
5 bước của phương pháp hoàn thành công việc (Getting Things Done – GTD)
Phương pháp GTD bao gồm năm bước mà bạn thực hiện theo một trình tự cụ thể. Chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn chúng bên dưới:
Bước 1: Chia nhóm công việc
Tổng hợp tất cả những công việc bạn cần thực hiện, các cuộc hẹn hoặc cả những ý tưởng ngẫu nhiên trên một tấm giấy, bảng viết hoặc bất cứ thứ gì tiện lợi nằm trong tầm làm việc của bản thân. Chia công việc thành hai nhóm, bao gồm: Dự án công việc (Dự án Tết 2021) hoặc Ngữ cảnh (gia đình, bạn bè, con cái…). Bước đầu tiên này có thể mất vài ngày khi bạn mới bắt đầu, nhưng khi đã làm quen với cách thức GTD tất cả công việc sẽ được “phân phát” một cách nhanh gọn đến chóng mặt.
Bước 2: Xác định tính cấp thiết & Nhiệm vụ tiếp nối
Để sơ đồ công việc được hoàn chỉnh và tránh bị rối, ngoài việc tổng hợp công việc ra chúng ta còn phải nắm được những công việc con của chúng. Điều này đặc biệt cần thiết đối với các kế hoạch công việc trung và dài hạn để tránh việc lúng túng khi quá nhiều nhiệm vụ ập đến mà không thể giải quyết. Có ba câu hỏi bạn có thể đặt ra trong giai đoạn này, bao gồm:
- Đó là loại công việc gì?
- Nó có thể hành động được không?
- Hành động tiếp theo là gì?
Khi đã có danh sách công việc con, hãy xác định thời hạn thực hiện nó. Việc “ABC” liệu có thật sự cần thực hiện không? Nếu không cần thiết, tiến hành bỏ đi hoặc chỉ để trong mục “Thực hiện trong tương lai” nhằm tránh bị rối và xao nhãng trong quá trình thực hiện những nhiệm vụ quan trọng khác.Việc nào có thể thực hiện trong 2 phút, hãy tiến hành ngay.
Mẫu kế hoạch Tổ chức đám cưới 2021
Bước 3: Tổ chức
Bây giờ, bạn đã có trong tay sơ đồ công việc cơ bản với cách thức sắp xếp theo ngữ cảnh hoặc công việc ưu tiên, bạn đã sẵn sàng để làm việc.
Bước 4: Suy ngẫm
Bạn sẽ có được sự rõ ràng bằng cách sắp xếp các công việc và cuộc hẹn của mình, nhưng chỉ điều đó thôi sẽ không đủ để tăng năng suất và đảm bảo rằng bạn hoàn thành mọi việc trong thời gian đã định. Để làm được điều đó, bạn phải thường xuyên xem lại danh sách của mình.
Bạn phải đảm bảo rằng hệ thống của mình được cập nhật, nếu không, bạn sẽ không thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt mà không nghĩ đến việc liệu bạn có thể đã lỡ hẹn hay không.
Xem lại lịch của bạn nhiều lần trong ngày và kiểm tra danh sách việc cần làm của bạn ít nhất một lần mỗi ngày để chọn công việc tiếp theo của bạn. Làm trống hộp thư đến của bạn mỗi ngày một lần.
Bước 5: Lưu giữ trên nền tảng số
Để thực hiện việc lưu trữ công việc dễ dàng hơn, bạn có thể tìm đến những nền tảng kỹ thuật số. Vừa giúp phân công công việc hiệu quả, vừa lưu trữ nội dung nhanh chóng trên mạng. Một trong những phần mềm nổi bật nhất về lưu trữ nội dung và phân công công việc hiện nay là myXteam
Cách thức áp dụng Getting Things Done – GTD – Hoàn thành công việc trên myXteam
Tại màn hình trong một kế hoạch:
– Nhóm công việc: bạn có thể phân chia tùy theo mô hình của công ty như To-do-list, Task, Checklist.
– Công việc: việc cần thực hiện chi tiết trong nhóm.
– Công việc con: khi công việc có phát sinh và cần giải quyết thêm có thể tạo ra để dễ dàng quản lý.
– Người gán việc là người tạo công việc và gán cho thành viên khác.
– Người thực hiện: là người sẽ hoàn thành công việc đó.
Bạn tạo công việc bằng cách nhấp vào thêm mới công việc dưới mỗi nhóm công việc.
1. Tên công việc cần thực hiện
2. Mô tả chi tiết, nội dung công việc.
3. Người thực hiện: người chịu trách nhiệm chính hoàn thành công việc.
4. Ngày bắt đầu: ngày thực hiện công việc
5. Ngày kết thúc: ngày phải hoàn thành công việc
6. Những thành viên có thể thấy được công việc đó.
7. Bỏ dấu tick để loại những thành viên không cần theo dõi công việc đó.
Sau khi tạo công việc, bên phải phần công việc, mục “Thêm mới” có những tính năng sau
– Ngày kết thúc: với những công việc chưa gán ngày thực hiện, bạn có thể thêm ngày ở đây, hoặc bạn cũng có thể thay đổi ngày kết thúc.
– Nhãn màu: tuỳ vào mức độ quan trọng của công việc, bạn có thể để nhãn màu để phân biệt các loại công việc. Quy định nhãn màu tuỳ thuộc vào sự quy ước của công ty.
– Tập tin đính kèm: upload hình ảnh hoặc các dữ liệu có liên quan đến công việc.
– Người thực hiện: là người chịu trách nhiệm cho công việc này.
– Người theo dõi: là những người có thể nhìn thấy công việc này.
– Công việc con: tách nhỏ các công việc khi phát sinh.
– Nhắc việc: cài thời gian nhắc nhở cho công việc của mình.
– Di chuyển/copy: bạn có thể di chuyển hoặc copy công việc hiện tại sang kế hoạch mới.
– Lưu trữ công việc: nếu kế hoạch có nhiều công việc đã xong, bạn có thể lưu trữ lại. Bạn có thể mở ra để xem lại.
– Xóa công việc: bạn có thể xoá đi những công việc không cần thiết. LƯU Ý: đã xoá thì bạn KHÔNG THỂ LẤY LẠI được nữa.
– Khóa task: Tính năng này dùng để ngăn không cho thành viên khác mời vào theo dõi công việc này. Thường dùng trong những công việc quan trọng như làm hợp đồng, báo giá, kế toán.
– Vote: bạn có thể vote cho công việc này khi thấy được hiệu quả làm việc của thành viên khác (tương tự như nút Like trên Facebook).
– Comment: bạn tương tác với các thành viên khác, hoặc đưa ra nhận xét cho công việc này.
– Hoàn thành: khi công việc hoàn tất, bạn tick vào Hoàn thành để báo cáo việc này đã làm xong. Nếu không tick, bạn có thể bị báo trễ deadline.
myXteam là nền tảng giao tiếp và quản lý công việc. Dựa trên sự hội tụ của Social, Mobile, Cloud. Hệ thống được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị Web App , IOS , Android giúp bạn làm việc mọi lúc mọi nơi. myXteam giúp tổ chức công việc và giao nhiệm vụ cho các thành viên rõ ràng có ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc giúp cho nhân viên luôn biết việc mình cần phải làm.
ĐĂNG KÍ MIỄN PHÍ TRỌN ĐỜI TẠI ĐÂY
