SỬ DỤNG KANBAN CÁ NHÂN ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

By Bloger

12/09/2020

Kanban cá nhân (Personal Kanban) là một hệ thống đơn giản với 2 quy tắc chính. Phương pháp quản lý công việc tinh gọn này cho bạn cái cái nhìn đơn giản và sinh động, thể hiện xem bạn đang cần làm gì, ưu tiên điều gì và đạt được điều gì.

Lợi ích lớn nhất của Kanban cá nhân là giúp bạn tránh làm quá nhiều việc cùng lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình. Vậy làm thế nào để chúng ta có thể áp dụng cách quản lý công việc cá nhân tinh gọn qua Kanban cá nhân, hãy cùng myXteam tìm hiểu trong bài viết này nhé

KHÁI NIỆM VỀ KANBAN CÁ NHÂN ĐỂ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

Xem thêm: Phương pháp Kanban là gì?

Kanban cá nhân là một hệ thống đơn giản để quản lý công việc tinh gọn và hiệu quả hơn. Lợi ích của kanban cá nhân là giúp bạn tránh làm việc quá nhiều việc cùng một lúc, có cái nhìn nhanh chóng, trực quan vào công việc của mình. Nó có liên quan đến (nhưng không giống) phương pháo vận hành và làm việc Kanban.

1.1 Hai nguyên tắc chính

Trực quan hoá công việc: Bất cứ lức nào bạn cũng có thể nhìn vào khối lượng công việc tổng thể của mình, có thể xác định nhanh chóng công việc tiếp theo, có thể nhìn ngay ra những ưu tiên và thời gian hoàn thành. Hệ thống này rất dễ thêm vào, loại bỏ và tổ chức lại. Bằng cách sử dụng các tờ giấy note cho mỗi đầu mục công việc cần làm như khi bạn lên một To-do-list truyền thống.

Giới hạn khối lượng công việc đang làm: Nói cách khác, giới hạn số lượng công việc bạn làm trong cùng một khoảng thời gian. Điều này có nghĩa rằng bạn sẽ thực hiện một số công việc cùng một lúc; và số lượng công việc tối đa là 3.

Đầu tiên, nó giúp bạn dễ dàng hình dung công việc của mình, không quá nhiều việc diễn ra cùng một thời điểm. Thứ hai, nó giúp bạn tránh được việc kiệt sức khi làm việc “đa nhiệm”, điều dẫn đến tình trạng chồng chéo các công việc cùng 1 lúc – việc có thể dẫn tới tình trạng quá tải, huỷ hoại tất cả các công việc đang làm. Quản lý công việc tinh gọn sẽ giúp bạn không huỷ hoại công việc và sự nghiệp của mình

1.2 Cách thức hoạt động

Rất đơn giản, tất cả những gì bạn cần là một nơi có thể đặt và sắp xếp danh sách cần làm vào một bảng công việc cá nhân. Điều quan trọng là ở cách chúng được tổ chức. Có khi bạn chỉ cần một bảng với 3 nội dung chính là “Việc cần làm”, “Việc đang làm” và “Việc đã hoàn thành”.

Một tấm bảng màu trắng để có thể làm nổi bật màu sắc của tờ giấy note có thể dụng nam châm, chuẩn bị những tờ giấy note màu sắc. Và bây giờ bạn sẵn sàng để bắt đầu lên một kế hoạch làm việc Kanban cá nhân.

Với cột nội dung “Việc cần làm”

là tất cả những công việc cần làm nhưng bạn chưa thực hiện ngay lập tức mà cần làm vào một thời điểm nào khác. Khi có việc cần làm, bạn hãy sắp xếp chúng vào cột “Việc cần làm” trước tiên, rồi sau đó phân tích kỹ lưỡng thứ tự ưu tiên của công việc. Việc làm này có bản chất giống như việc lập kế hoạch, sẽ giúp bạn có được trình tự và cách làm công việc có bài bản hơn. Nhiều người bắt tay vào làm ngay các công việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán về thứ tự và thứ tự ưu tiên của công việc. Đó hoàn toàn không phải là một chiến lược làm việc tốt.

Với cột nội dung “Việc đang làm”

sẽ bao gồm những công việc bạn đang làm ở thời điểm hiện tại hoặc có dự định sẽ thực hiện ngay lập tức. Khi quyết định làm việc gì, ta sẽ chuyển công việc đó sang cột “Việc đang làm”, việc ghi lại ngày giờ bắt đầu làm việc sẽ giúp bạn có được kế hoạch giải quyết công việc hiệu quả. Càng hiệu quả hơn nếu bạn có thể sắp xếp chúng theo mức độ ưu tiên, sau đó thì lúc nào bạn cũng có thể nhìn thấy việc nào gấp và cần được giải quyết trước. Nên chú ý rằng, bạn cần phải hạn chế số lượng công việc trong cột này, khoảng 3-5 việc để có thể đạt được hiệu quả tốt nhất.

Với cột “Việc đã hoàn thành”

Di chuyển thông tin đến cột này để ghi chú lại thời gian hoàn thành công việc sẽ giúp bạn có được sự đánh giá khách quan nhất về hiệu suất công việc. Nhưng quan trọng là bạn nên giữu trên bảng làm việc Kanban của mình để xem mình đã hoàn thành được bao nhiêu công việc mà từ đó tạo thêm động lực cho mình.

Đây là một bảng làm việc Kanban đơn giản. Bạn có thể sử dụng một chiếc bảng trắng, vẽ các cột, sau đó viết thêm hoặc xoá bớt công việc một cách dễ dàng để phù hợp với mục đích của mình. Nếu bạn thích, bạn có thể vẽ các cột rồi sử dụng các tờ giấy note màu sắc để tạo điểm nổi bật cho mỗi nhóm việc. Điều này giúp bạn có thể dễ dàng thay đổi các nội dung công việc hoặc di chuyển chúng sang các cột phù hợp với trạng thái công việc một cách dễ dàng mà không cần viết lại.

Thêm vào đó, việc sử dụng giấy note màu sắc sẽ giúp bạn phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên. Ví dụ: giấy màu vàng dùng cho mức độ trung bình, màu xanh cho mức ưu tiên thấp và màu hồng dành cho những việc quan trọng nhất

ỨNG DỤNG VÀ CÔNG CỤ MYXTEAM GIÚP HỖ TRỢ CHO KANBAN

Nếu không gian làm việc của bạn không có chỗ cho một chiếc bảng dù là nhỏ nhất, và bạn mong muốn mang theo chiếc bảng Kanban của mình ở mọi nơi để kiểm soát lượng công việc thì đã có ứng dụng myXteam, một công cụ hỗ trợ bạn. myXteam là một công cụ được xây dựng dựa trên phong cách Kanban.

Tất cả những gì bạn cần làm là xác định các cột và nội dung các việc cần làm. Thậm chí, bạn có thể thêm ngày đến hạn, ghi chú, nhắc nhở và hình ảnh, v.v… Giao diện của myXteam rất trực quan, dễ sử dụng và bạn còn có thể kết nối với các tài khoản Google Drive, Dropbox để có thể quản lý công việc hiệu quả nhất.

Ngoài ra, phần mềm myXteam còn bổ sung tính năng cho các cột được dán nhãn để thể hiện trạng thái flow of work. Vì mỗi cột có số lượng và giới hạn khác nhau nên không yêu cầu thời gian.Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý công việc của doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!

phương pháp quản lý làm việc, Tất cả bài viết