3 PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ TINH GỌN MÀ BẠN THƯỜNG GẶP

Bạn có muốn hoàn thành dự án một cách hiệu quả, đúng dự định? Bạn đang mắc kẹt trong một dự án phức tạp? Có ai đó từng đưa cho bạn ý tưởng, hay lời khuyên về các phương pháp quản trị tinh gọn, giúp bạn giải quyết tất cả các vấn đề đó?

Khi nói đến các phương pháp lý công việc hiệu quả và tinh gọn, chúng ta đều có những quan điểm khác nhau. Một số người thích phương pháp quản trị Kanban, số khác lại thích phương pháp quản trị Scrum và Agile lại là một sự lựa chọn khác. Hãy để myXteam giúp bạn hình dung rõ hơn về các phương pháp quản trị tinh gọn Kanban, Scrum và Agile. Và giải thích vì sao bạn cần lựa chọn những phương pháp quản trị tinh gọn này trong quá trình làm việc.

Phương pháp quản trị tinh gọn Kanban là gì?

Phương pháp quản trị Kanban là gì? Đây là một thuật ngữ bắt nguồn từ công ty chế tạo xe hơi Toyota. Nơi có phương thức quản lý xí nghiệp thông minh, tạo đòn bẩy phát triển kinh tế của Nhật và là tiêu chuẩn quản lý của các tập đoàn sản xuất lớn tại Nhật hiện nay.

Như vậy, phương pháp quản trị Kanban là gì? Đó là một hệ thống trực quan để quản lý công việc hiệu quả. Lợi ích của kanban là giúp hình dung cả quá trình và công việc thực tế diễn ra trong quá trình đó. Làm việc kanban là xác định mục tiêu chính của những vấn đề gây trở ngại trong quá trình làm việc và từ đó đưa ra cách khắc phục chúng.

2. Phương pháp quản trị Agile là gì?

Agile (viết tắt của Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là quản lý công việc hiệu quả và tốt hơn, nhằm đưa sản phẩm đến tay người dùng nhanh chóng.

Ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình là phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lý, sản xuất ở các ngành khác như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục… và trở thành một phương thức quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”.

3. Phương pháp quản trị tinh gọn Scrum là gì?

Scrum là thành viên của họ Agile. Scrum được xây dựng dựa trên lý thuyết quản lý tiến trình thực nghiệm (Empirical process control), hay còn gọi là thực nghiệm luận (Empiricism). Lý thuyết này chỉ ra rằng tri thức đến từ kinh nghiệm và việc ra quyết định được dựa trên những gì đã biết. Điều này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tang tính chính xác đặc biệt là trong môi trường phát triển nhiều biến động.

Ví dụ điển hình nhất cho khái niệm Scrum chính là đàn chim di cư. Chúng không hề có kế hoạch chi tiết cho hành trình của mình nhưng vẫn vượt qua được hàng chục nghìn km mỗi năm qua những vùng đất xa lạ nhờ vào việc quan sát và thích nghi liên tục với điều kiện khí hậu, lương thực hay nơi trú ngụ của từng vùng…

4. So sánh giữa 3 phương pháp quản trị tinh gọn

4.1 Scrum và Kanban

Điểm giống nhau:

Đều chia nhỏ các task lớn và phức tạp thành những đoạn nhỏ và hoàn thành theo 1 quy trình nhất định
Đều thúc đẩy sự cải tiến liên tục, tối ưu hoá công việc và quá trình làm việc
Đều tập trung vào dòng chảy công việc để khuyến khích các thành viên tham gia vào quy trình

Phương thức lập kế hoạch

– Kanban không có khung thời gian hay quy trình lặp lại. Làm việc kanban là cải tiến sẽ diễn ra liên tục trong suốt quá trình hoàn thiện sản phẩm

– Trong Kanban sẽ không có sự giới hạn trong dòng chảy công việc mà luôn có sự điều chỉnh cho đến khi đạt được sự tối ưu nhất

– Phương pháp Scrum đề cao tính lịch trình, các task được chia nhỏ ra sẽ được các nhóm lựa chọn và hoàn thành trong thời gian ngắn

– Sau mỗi lần hoàn thiện sản phẩm, các nhóm sẽ cùng họp lại và đưa ra phương án tối ưu hoá cao nhất.

Xem thêm: Sử dụng Kanban cá nhân để quản lý công việc

Vai trò và trách nhiệm

– Không có quy định nào về vai trò.
– Lợi ích của kanban, là một nhóm làm việc Kanban không nhất thiết phải có các nhóm cá nhân/ nhỏ như Scrum. Bất kỳ một hay tất cả các nhóm làm việc kanban đều có thể tham gia dự án
– Có ít nhất 3 bên được phép chỉ định công việc, như: PO, Scrum Master và Dev Team (nhóm phát triển). Nhóm Scrum phải là nhóm liên chức năng
– Mỗi bên bị ràng buộc bởi trách nhiệm riêng và họ buộc phải làm việc cùng nhau để đạt được sự cân bằng tốt nhất.

Bảng quản trị

– Các cột được dán nhãn để thể hiện trạng thái flow of work. Tuy nhiên sự khác biệt ở chỗ có sự giới hạn về số lượng công việc và khả năng thực thi của mỗi task. Vì mỗi cột có số lượng và giới hạn khác nhau nên không yêu cầu thời gian.
– Các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả các công việc trong thời gian nhất định.

4.2 Scrum và Agile

Sự khác biệt giữa Scrum và Agile giống như sự khác biệt giữa 2 cụm từ “màu đỏ” và “màu sắc”. Scrum là một loại phương pháp Agile. Về cơ bản nó là 1 dạng đặc biệt của Agile.

Trên thực tế, Scrum và Kanban trong các thuật ngữ phát triển phần mềm đều là những khái niệm đặc biệt được mở rộng từ phương pháp Agile.

5. Lựa chọn phần mềm thích hợp để ứng dụng phương pháp quản trị tinh gọn

Tùy vào nhu cầu, điều kiện và chiến lược riêng của từng doanh nghiệp để lựa chọn cho mình phương pháp thích hợp. Với phần mềm quản trị myXteam, chúng tôi đã áp dụng những phương thức xây dựng của Kanban vào trong quá trình thực hiện của doanh nghiệp, để tối ưu hóa cách làm việc hiệu quả

Tại myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý công việc tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản lý công việc hiệu quả và miễn phí. Người sử dụng sẽ có thể dễ dàng giao tiếp được với những thành viên trong nhóm bạn một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.

Ngoài ra, phần mềm myXteam còn bổ sung tính năng cho các cột được dán nhãn để thể hiện trạng thái flow of work. Vì mỗi cột có số lượng và giới hạn khác nhau nên không yêu cầu thời gian.Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.

Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!