QUẢN TRỊ RỦI RO CÙNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ HORENSO
Trong suốt quá trình hình thành và xây dựng phong cách và kỹ năng quản lý làm việc, người Nhật Bản đã biết vận dụng những kiến thức và tính sáng tạo, để đưa ra nhiều phương pháp mới mẻ trong cách quản trị rủi ro. Một trong những phương pháp quản lý công việc hiệu quả được áp dụng nhiều nhất chính là phương pháp quản trị rủi ro Horenso.
Trong bài viết này, myXteam xin đưa ra những lời nhận xét và giải thích ý nghĩa đằng sau chữ HoRenSo của người Nhật Bản, và cách mà họ đang áp dụng với doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Phương pháp quản trị rủi ro Horenso là gì
Trước tiên bạn cần biết rằng, nếu bạn hỏi bất cứ một người Nhật Bản nào về phương pháp giao tiếp nội bộ trong công ty, câu trả lời trong đầu họ luôn là phương pháp HORENSO. Đối với người Nhật Bản, HORENSO đã vượt ra khỏi giới hạn của một phương pháp quản trị và giao tiếp nội bộ, nó đã trở thành một văn hóa và tinh thần của người Nhật.
Phương pháp Horenso này được đúc kết và giảng dạy từ khi người Nhật còn trên ghế nhà trường. Từ nhỏ người Nhật đã được dạy kỹ năng làm việc nhóm này và họ luôn tin rằng HORENSO là phương châm làm việc thành công của họ.
HORENSO là từ viết tắt của ba chữ gồm:
Hokoku: Báo cáo
Renraku: Liên lạc
Sodan: Bàn bạc.
Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HORENSO nghĩa là chủ động trong công việc. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Horenso.
Những yếu tố chính nằm trong phương pháp quản trị Horenso
Cần biết rằng, với người Nhật Bản, phương pháp Horenso chính là cách ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất. Vì vậy, phương pháp này rất được các doanh nghiệp và tập đoàn lớn chú trọng áp dụng.
1. HOKOKU: BÁO CÁO
Trong mô hình của Horenso, cần nhận thức rõ “Báo Cáo” là một nhiệm vụ cần hoàn thành. Báo cáo là cách duy nhất mà cấp quản lý của bạn theo dõi được công việc bạn đang làm đã đến đâu. Nguyên tắc của Horenso là hãy chủ động trong mọi việc, hãy biết cách báo cáo cho sếp biết, giải thích những vấn đề và nêu ra những điều bạn đã là việc. Nhưng trên nguyên tắc ấy, thời điểm nào là phù hợp cho bạn để cho bạn gửi báo cáo với sếp?
Khi kết thúc công việc được giao, với những công việc có tính hạn dài, bạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.
2. RENRAKU: LIÊN LẠC
Trong phương pháp quản lý công việc hiệu quả này, việc liên lạc với nhân viên là điều gây nhiều cản trở và khó khăn nhất. Vì vậy, người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc chúng ta cần nhắc nhở nhau làm việc rõ ràng và cụ thể. Luôn luôn phải lựa đúng thời điểm, đúng hoàn cảnh để liên lạc, tránh rơi vào những tình huống gây “éo le” cho sếp và đồng nghiệp của bạn
Là người theo dõi và thực hiện, bạn cần phải nắm được khung thời gian thực hiện việc, và cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Điều này có thể được hạn chế với việc sử dụng những tính năng chat nội bộ, giúp công việc được cập nhật nhanh chóng và chính xác nhất. sản phẩm myXteam là một trong số rất ít các phần mềm quản trị có tích hợp tính năng liên hệ và trao đổi qua tin nhắn nội bộ.
3. SODAN: BÀN BẠC
Đây chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các bạn nên nhớ không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo. Vì vậy, hỏi ý kiến của nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Bàn bạc sẽ có hiệu quả khi càng có nhiều người tham gia đóng góp ý kiến và có nhiều quan điểm, ghi nhận các ý kiến của mọi người. Khi có quyết định cuối cùng đều được mọi người đồng thuận và tuân thủ làm theo.
Phần mềm làm việc nhóm có thể áp dụng phương pháp Horenso
Những người đang mong muốn áp dụng hiệu quả phương pháp Horenso cần tìm đến những ứng dụng giúp quản trị công việc tinh gọn và nhanh chóng. Và phần mềm quản lý công việc myXteam có thể đáp ứng được những nhu cầu đó
myXteam là phần mềm lập kế hoạch trực tuyến nhanh chóng, thuận tiện và dễ sử dụng. Phần mềm lập kế hoạch kinh doanh này giúp cho các doanh nghiệp Việt dễ dàng quản lý và tiếp cận hiệu quả. Áp dụng dựa trên nền tảng bảng Kanban giúp hỗ trợ và quản lý công việc một cách hiệu quả nhất
Bằng việc cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết, dù bạn là bất cứ doanh nghiệp ở quy mô nào, myXteam đều có thể cung cấp cho bạn giải pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp giám sát chặt chẽ các công việc, hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban. Giúp số hóa các quy trình thực hiện công việc trong doanh nghiệp bạn một cách thông minh và hợp xu hướng 4.0
Phần mềm quản lý làm việc nhóm myXteam giúp bạn khởi tạo nhanh danh sách công việc và linh hoạt giao việc hơn. Bạn có thể theo dõi công việc một cách trực quan hơn bằng việc quản lý kế hoạch kinh doanh hiệu quả kèm theo danh sách các công việc phải làm. Hơn nữa, bảng phân bổ nguồn lực và lịch biểu giúp bạn nhìn ra lịch trống của nhân viên để sắp xếp công việc một cách hợp lý
