PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

By Bloger

2/09/2020

Xuất phát điểm của những doanh nghiệp lớn đều đi lên từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Và bí quyết thành công của họ là tìm ra cho mình phương pháp quản lý dự án phù hợp, để giúp doanh nghiệp phát triển vững mạnh.

Tìm ra phương pháp quản lý dự án cho doanh nghiệp, vừa toàn diện, vừa phù hợp với mô hình kinh doanh là một bài toán khó. Đó là câu hỏi mà bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

PHẦN 1: KHÁI NIỆM VỀ CHỈ SỐ PMI

1.1. CHỈ SỐ PMI LÀ GÌ?

Chỉ số PMI là chỉ số quản lý thu mua, là một chỉ số quản lý sức mua và được công bố hằng tháng. Chỉ số PMI trong hoạt động quản lý dự án sẽ giúp các nhà hoạch định chính sách, nhà phân tích, nhà quản lý hàng hoá nắm được các thông tin về điều kiện kinh doanh hiện tại của của các công ty hay tập đoàn nhờ vào 5 chỉ số chính bao gồm: đơn đặt hàng mới, mức tồn kho, sản xuất, giao hàng từ nhà cung ứng và môi trường lao động.

Đối với mỗi thông số chỉ thị, bản báo cáo cho biết tỷ lệ người trả lời cho mỗi câu hỏi khảo sát, mức chênh lệch thực giữa số lượng câu trả lời cao hơn/tốt hơn và các câu trả lời thấp hơn/xấu hơn, và chỉ số “khuynh hướng”. Chỉ số này là tổng của các câu trả lời để tạo thành báo cáo PMI.

Có 2 loại chỉ số cần được biết trong PMI, đó là chỉ số PMI sản xuất và chỉ số PMI phi sản xuất (dịch vụ). Cả hai chỉ số này đều được cung cấp bởi Viện Quản Lý Nguồn Cung – ISM, nên nhiều chỉ số PMI còn được gọi là chỉ số ISM.

Với chỉ số PMI sản xuất, đây là một chỉ số Quản Lý Sức Mua được đo lường trong ngành công nghiệp sản xuất. Còn với chỉ số PMI phi sản xuất, thì đây là một chỉ số hỗn hợp được tính toán như một chỉ báo để dự đoán về điều kiện kinh tế tổng thể đối với lĩnh vực phi sản xuất.

1.2. CHỈ SỐ PMI ẢNH HƯỞNG THẾ NÀO ĐẾN PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN?

Sự ảnh hưởng của chỉ số PMI lên hoạt động của doanh nghiệp là rất lớn, vì đây là một trong những cách đo lường hoạt động doanh nghiệp hiệu quả nhất. Căn cứ vào PMI, doanh nghiệp có thể thấy được mức độ mua bán trong lĩnh vực sản xuất của mỗi tháng, cũng như có cái nhìn khách quan về tốc độ trăng trường hay suy yếu về dịch vụ sản xuất của một doanh nghiệp.

Nếu kết quả chỉ số PMI trên 50, tức là hoạt động sản xuất được mở rộng so với tháng trước. Nếu chỉ số PMI ở mức 50, hoạt động sản xuất không có gì thay đổi. Còn khi chỉ số dưới mức 50 cho thấy hoạt động sản xuất đang có xu hướng thu hẹp lại…

1.3. TÁC ĐỘNG CỦA CHỈ SỐ PMI ĐẾN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP

Trên thực tế, các quyết định xây dựng hoạt động kinh doanh của công ty hoặc doanh nghiệp sẽ phụ thuộc rất nhiều vào chỉ số PMI này.

Các nhà quản lý dự án khi muốn kiểm soát các dịch vụ và sản phẩm trong công ty, doanh nghiệp hay tập đoàn họ sẽ dựa vào chỉ số PMI để đánh giá được nhu cầu, sản phẩm cùng nhiều thứ khác. Ví dụ như khi một doanh nghiệp xây dựng khi nhận được một yêu cầu xây dựng mới, nhà thiết kế và thi công công trình phải đưa ra quyết định thực hiện dựa trên số lượng yêu cầu mà chủ đầu tư xây dựng đặt hàng.

Một ví dụ khác, khi doanh nghiệp kiểm tra hàng tồn kho, quản lý thu mua sẽ biết nên sản xuất thêm bao nhiêu sản phẩm cho đơn hàng. Nhờ đó, họ có thể cân đối được sản phẩm cần thêm là bao nhiêu để vừa hoàn thành đơn hàng, vừa có sản phẩm dự trữ sẵn dành cho việc kinh doanh cho các tháng tiếp theo hoặc cho những đơn đặt hàng khác…

1.4. XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN DỰA TRÊN CHỈ SỐ PMI

Khi áp dụng chỉ số PMI lên hệ thống quản lý doanh nghiệp, chúng ta cần phải sử dụng những phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả, được xây dựng dựa trên nền tảng đo lường chỉ số trên. Những phần mềm làm việc nhóm này cần có các tính năng đặc biệt, giúp quá trình quản lý trở nên thuận tiện hơn/

Với việc phát triển internet của điện thoại thông minh thì việc ứng dụng công nghệ vào trong quản lý điều hành công việc thuận lợi hơn rất nhiều, phần mềm cho phép chúng ta lập kế hoạch, giao việc cho nhân viên, trao đổi tương tác nhắc nhở làm việc đúng hẹn.

PHẦN 2: PMO TRONG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN

2.1. PMO LÀ GÌ

Phòng quản lý dự án PMO là một tổ chức thực hiện công tác quản lý dự án và chịu trách nhiệm trực tiếp trong quản lý một hay nhiều dự án cùng một lúc. PMO đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý dự án từ cấp chiến lược đến khâu thực hành để không giống những dự án tập trung khác, chỉ tập trung vào hoạt động trong nhóm dự án.

PMO quản lý các chương trình và hoạt động trong một tổ chức. Nó kiểm soát các nguồn lực quản lý dự án cần thiết để duy trì và triển khai các dự án. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi rất nhiều công cụ quản lý khác nhau, ví dụ như biểu đồ Smartsheet, Pert và Gantt sẽ cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các nhóm khác về cách quản lý dự án.

PMO được thành lập nhằm thực hiện công việc quản lý dự án. Vì lý do, các nhà lãnh đạo cấp cao thường có các công việc khác quan trọng hơn nhằm tập trung điều hành doanh nghiệp và đôi khi họ không có khả năng theo dõi tất cả các dự án đang hoạt động.

PMO được thành lập nhằm chịu trách nhiệm cho công tác quản lý dự án, đồng thời báo cáo cho cán bộ cấp cao tình hình phát triển của dự án cũng như hướng giải quyết khi các vấn đề bất ngờ xảy ra.

2.2. VAI TRÒ CỦA PMO TRONG PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA DOANH NGHIỆP

PMO đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì tổng quan về dự án cũng như là chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các lĩnh vực ứng dụng cụ thể của PMO rất khác nhau giữa các công ty. Không có trường hợp PMO giống nhau hoàn toàn giữa các công ty, chúng có rất nhiều khả năng:

Tổng hợp danh mục dự án bằng cách phân loại, lựa chọn và ưu tiên các dự án dựa trên chiến lược của từng công ty và các nguồn lực có sẵn, chuẩn bị ra quyết định và tạo điều kiện cho việc ra quyết định cho từng danh mục đầu tư.

Lập kế hoạch vốn có ở cấp danh mục đầu tư, tối ưu hoá việc sử dụng tài nguyên và giải quyết các xung đột tài nguyên.

Đối với mỗi tổ chức khác nhau thì PMO sẽ có trách nhiệm khác nhau. Tuy nhiên, mỗi loại khác nhau thì sẽ có mức độ kiểm soát và ảnh hưởng đối với các dự án, chẳng hạn như: Hỗ trợ (Supportive); Kiểm soát (Controlling); Chỉ đạo (Directive).

PHẦN 3: KHÁI QUÁT VỀ PHƯƠNG PHÁP SCRUM

3.1. PHƯƠNG PHÁP SCRUM LÀ GÌ

Phương pháp Scrum là một phương pháp về quy trình và quản lý giúp giải quyết các vấn đề phức tạp, nhưng vẫn đảm bảo tính hiệu quả, sáng tạo và sản phẩm được tạo ra phải đạt được giá trị cao nhất. Bản thân Scrum là một phương pháp đơn giản nhằm giúp việc phối hợp hiệu quả nhất giữa các thành viên trong đội phát triển khi thực hiện những sản phẩm phức tạp.

Với việc quản lý dự án theo phương pháp Scrum, sản phẩm được xây dựng trên 1 chuỗi các quy trình lặp lại. Các sprint diễn ra đều đặn, mỗi một sprint là cơ hội để học hỏi điều chỉnh nhằm đạt được sự phù hợp và kết quả tốt nhất.

3.2. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN SCRUM ÁP DỤNG NHƯ THẾ NÀO

Đề cao tầm quan trọng của lịch trình

Phương pháp Scrum đề cao tầm quan trọng về lịch trình. Các nhóm Scrum sẽ được cung cấp một danh sách ưu tiên của các task cần được hoàn thành, hoàn chỉnh chức năng và sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Các nhóm phải quyết định nhận task nào mà họ nhận thấy có thể được hoàn tất trong vòng một sprint. Bất kỳ việc nào ngoài phạm vi công việc mà họ đã cam kết sẽ được đưa vào sprint sau.

Cải tiến để tối ưu hóa hoạt động

Để cải tiến và tối ưu hóa các hoạt động, mỗi hai tuần các nhóm sẽ cho ra một sản phẩm hoàn thiện sẵn sàng chuyển giao cho khách hàng. Sau đó các bên sẽ họp cải tiến (một trong những đặc điểm của phương pháp Scrum) để thảo luận về việc tối ưu hóa quá trình, và chuyển sang sprint tiếp theo. Quá trình này được lặp đi lặp lại và cho phép ước tính chính xác dòng chảy công việc và quản lý dự án hiệu quả.

Những phép chỉ định để xử lý công việc

Trong một nhóm Scrum, có ít nhất ba bên được phép chỉ định xử lý công việc: PO, Scrum Master và nhóm phát triển. Mỗi bên bị ràng buộc bởi về trách nhiệm riêng biệt và họ phải làm việc cùng nhau để đạt được một sự cân bằng giữa yêu cầu và sản phẩm cuối. Nhóm Scrum bắt buộc là nhóm liên chức năng, hay nói cách khác nhóm Scrum phải có tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc.

Làm việc theo phương pháp SCRUM qua bảng

Trên một bảng Scrum, các cột được dán nhãn để phản ánh các giai đoạn của dòng chảy công việc. Các task lần lượt theo thứ tự, làm tất cả mọi việc mỗi sprint trong một vài tuần (khoảng thời gian thông thường cho sprint) và chuyển chúng sang trạng thái hoàn thành (cột Done) và cuối cùng sẽ xử lý hết những sprint còn ở trạng thái chờ.

PHẦN 4: KỸ NĂNG VÀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN DÀNH CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Kỹ năng hoạch định chiến lược

Người quản lý không thể không có kỹ năng hoạch định chiến lược, vì tương lai của doanh nghiệp nằm trong tay của những nhà quản lý. Họ phải là người đưa ra chiến lược, phương hướng phát triển của cả doanh nghiệp trong cả tương lai gần và tương lai xa. Một người quản lý doanh nghiệp, dù chỉ là doanh nghiệp vừa và nhỏ, nếu không có kỹ năng hoạch định chiến lược sẽ khó có thể lèo lái con thuyền của mình bước đi bền vững và đi xa hơn.

Kỹ năng ủy thác

Một doanh nghiệp để phát triển toàn diện cần có sự kết hợp, hỗ trợ từ nhiều bộ phận, từ nhiều cá nhân khác nhau. Chính vì vậy, việc bổ nhiệm, phân công, ủy thác trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Nhà quản lý có thể hoạch định chiến lược rất tốt, nhưng người thực thi kế hoạch đó thì lại không chỉ có mỗi mình họ.

Có cả một đội ngũ phía sau mà bạn cần phải ủy thác, giao phó để họ có thể làm tốt được công việc của mình. Để có thể thực hiện tốt công việc này, bạn cần phải hiểu được cá tính, đặc trưng công việc và thế mạnh của từng người. Khi đó, bạn mới có thể giao phó công việc một cách khoa học, phù hợp.

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần có đối với mọi người. Tuy nhiên đối với người quản lý, đây là kỹ năng vô cùng quan trọng. Quản lý doanh nghiệp không chỉ gặp gỡ, giao tiếp với đối tác, mà còn đối với nhân viên, với khách hàng,…

Nếu không có kỹ năng giao tiếp, doanh nghiệp sẽ bỏ qua rất nhiều cơ hội tốt để phát triển. Khả năng giao tiếp tốt của người quản lý sẽ tạo hình ảnh đẹp và chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với khách hàng. Bên cạnh đó, giao tiếp tốt cũng là cách để tạo nên không khí làm việc hiệu quả cho cả doanh nghiệp.

Kỹ năng lãnh đạo

Dù thế nào đi chăng nữa, kỹ năng lãnh đạo là điều không thể thiếu đối với một người quản lý. Một thái độ, tác phong làm việc chuyên nghiệp, cách ứng xử khiến cho mọi người cảm thấy kính trọng và thoải mái, nghiêm túc, xử lý vấn đề nhanh gọn, khoa học, chắc chắn,… là những kỹ năng quan trọng cần có của một người quản lý tài ba.
Có thể họ không phải là người có năng lực chuyên môn giỏi nhất, nhưng nhất định đó phải là người có khả năng gắn kết và tạo động lực làm việc cho tất cả mọi người. Làm được những điều đó, các nhân viên, các bộ phận mới có động lực và điều kiện làm việc hiệu quả.

Kỹ năng đàm phán

Một người quản lý tốt với khả năng đàm phán tốt sẽ mang đến nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng vậy, họ cần những đòn bẩy, những yếu tố động lực, với điều kiện và tác động từ bên ngoài mới có thể vươn xa hơn trong tương lai.

Trước khi đảm nhiệm vai trò quản lý của một doanh nghiệp, hãy học kỹ năng đàm phán để có được những nền tảng kỹ năng vững chắc nhất, đưa doanh nghiệp đi xa hơn.

PHẦN 5: MYXTEAM DÀNH TẶNG MỘT NĂM SỬ DỤNG MIỄN PHÍ PHẦN MỀM MYXTEAM

Sau khi cơn bão COVID-19 đi qua, các doanh nghiệp đã dần làm quen với mô hình làm việc trực tiếp và làm việc từ xa. Tính thuận tiện và nhu cầu cần thiết sử dụng những phần mềm làm việc nhóm đang trở nên cấp thiết. Trước những thay đổi lớn đó từ mặt thị trường, Công ty Cổ phần myXteam đã có những hành động nhanh chóng nhằm chia sẻ và hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp, sẵn sàng tặng tài khoản miễn phí 1 năm để giúp doanh nghiệp vượt qua đại dịch. Chúng tôi đã liên hệ phỏng vấn CEO myXteam :

“myXteam đặc biệt so với với phần mềm có trên thị trường”

– Thưa anh, tại sao anh lại lựa chọn miễn phí phần mềm quản lý công việc này, trong giai đoạn nhu cầu sử dụng phần mềm đang gia tăng?

Vì quan niệm của tôi rằng, chúng ta cần chung tay giúp các doanh nghiệp vượt qua những khó khăn trước mắt mà dịch bệnh này mang tới. Nếu chúng ta cứ ai có gì dùng nấy, ai làm được gì cho xã hội thì làm, myXteam không cống hiến bằng vật chất như doanh nghiệp khác, nhưng thấy sản phẩm của mình là phù hợp để giúp doanh nghiệp vận hành không gặp nhau thì mình hành động thôi.

– Anh có nhận định gì về khả năng các doanh nghiệp hoạt động khó khăn do dịch COVID-19 gây ra?

Chúng tôi hiểu rất rõ tình hình của các doanh nghiệp đang gặp phải, do dịch bệnh diễn biến phức tạp mà nhiều doanh nghiệp đứng trước nhiều thách thức khác nhau để duy trì hoạt động. Bản thân chúng tôi làm trong ngành công nghệ, sức ảnh hưởng từ dịch COVID-19 có tuy có ít hơn nhưng vẫn trải qua nhiều giai đoạn thử thách. Tuy nhiên, vì cái tâm muốn hỗ trợ cho doanh nghiệp Việt, mà chúng tôi luôn muốn vượt qua mọi thách thức để đem đến cho doanh nghiệp một giải pháp làm việc tốt nhất.

– Trên thị trường cũng có nhiều phần mềm quản lý, xin hỏi anh phần mềm myXteam có những đặc điểm gì nổi bật so với những phần mềm hiện tại?

Đúng là myXteam rất khác với phần mềm trên thị trường. Đa số phần mềm trên thị trường tập trung vào quản lý nghiệp vụ, nhiều module, khó triển khai và phải triển khai đồng bộ mới chạy được. MyXteam thì khác là dễ triển khai cho đội nhóm, chuyên về quản lý công việc, kế hoạch dự án, tích hợp đủ tính năng để một nhóm làm việc năng suất.

Xin cảm ơn anh về những chia sẻ này.

Quản lý dự án, Tất cả bài viết