4 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Từ khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 bắt đầu hình thành, các công ty công nghệ đã nhanh chóng nắm bắt cơ hội và đón đầu xu hướng với sản phẩm thông minh phần mềm quản lý dự án. Phần mềm giúp các doanh nghiệp tối ưu nhiều chi phí và thời gian; Tăng hiệu suất làm việc và quản trị – điều hành doanh nghiệp mọi lúc mọi nơi. Phần mềm quản lý cũng đóng một vai trò quan trong trong sự thành công của quá trình quản lý dự án.

Hãy cùng myXteam tìm hiểu thêm về 4 phần mềm quản lý dự án hiệu quả. Cùng với những tính năng tiêu biểu và những lợi ích mà các phần mềm này đem đến cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm quản lý dự án có thể giúp ích cho bạn như thế nào?

Bài toán mà các nhà quản lý dự án thường đặt ra, là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra, tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp.

Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý dự án giải quyết 2 việc: (1) minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên, từ đó minh bạch hóa trách nhiệm; (2) giúp nhà quản lý lên kế hoạch và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.

Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý dự án có thể quan sát ở 2 góc độ. Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:

• Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, giúp không bị sót việc
• Nhận biết được việc cần ưu tiên
• Tính toán và sắp xếp thời gian làm việc sao cho hiệu quả nhất
• Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý dự án đem lại những lợi ích như sau:

• Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
• Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
• Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Xem thêm: 3 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất trên thị trường

4 phần mềm quản lý cho dự án vừa và nhỏ

1. Phần mềm Trello

Điều mà nhiều doanh nghiệp nhỏ ưa thích ở phần mềm quản lý Trello đó là sự đơn giản và dễ sử dụng. Trello cung cấp các bảng Kanban để tạo và theo dõi các tác vụ. Người quản lý có thể tạo thẻ và chỉ định các nhiệm vụ, cài đặt thời gian thực hiện công việc cho các thành viên của dự án thông qua các thẻ công việc.

Các thành viên đó có quyền thêm ý kiến, bình luận và đính kèm các tệp tin. Đối với các freelancer, họ thường sử dụng để quản lý các công việc trên cá nhân và các đội nhóm thường sử dụng Trello để làm việc và cộng tác với nhau một cách hiệu quả.

Để có thêm tính năng, tùy chọn Power-up của Trello (trong menu của ứng dụng web) cho phép bạn xem các công việc trên lịch, thêm tùy chọn bỏ phiếu vào công việc, tự động làm mờ đi các tác vụ cũ và nhiều hơn nữa. Và bạn có thể tạo bảng Trello cho mọi thứ từ nhiệm vụ cá nhân tới các công việc giống nhau để công việc của bạn được thực hiện theo cách phù hợp với nhu cầu của bạn

2. Phần mềm Asana

Nếu danh sách công việc cần làm của bạn không quá phức tạp và bạn chỉ cần thêm một vài tính năng để quản lý các dự án nhóm của mình thì gói miễn phí trong phần mềm quản lý Asana hoàn toàn có thể đáp ứng điều đó.

Asana cung cấp một công cụ quản lý dự án cho phép bạn phân chia các dự án thành từng giai đoạn và danh sách phụ.

Bên cạnh đó, bảng điều khiển (Dashboards) giúp theo dõi có bao nhiêu dự án và công việc đã được hoàn thành. Bạn có thể tạo mới, thêm, sắp xếp lại và hoàn thành các công việc giống như cách bạn làm đối với một danh sách việc cần làm.

Tính năng cộng tác và tổ chức công việc một cách khoa học cũng giúp công việc nhóm của bạn được phối hợp nhịp nhàng hơn.

Đối với các nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án đang triển khai xuất hiện những tác vụ không phù hợp với nghiệp vụ đang làm, bạn có thể tạo một danh sách công việc khác và chia sẻ với những thành viên cụ thể.

Tác vụ này khi được chỉ định cho một thành viên nào đó sẽ được hiển thị trong giao diện “My tasks” một cách nhanh chóng để mỗi thành viên có thể nắm bắt kịp thời các nhiệm vụ của mình.

3. Phần mềm Wrike

Phần mềm Wrike cho phép người dùng làm việc với bảng Kanban trên dạng bảng tính. Wrike cung cấp tính linh hoạt tương tự một bảng tính với các cột mang thông tin mà bạn muốn theo dõi về các tác vụ kết hợp với lời nhắc và lượt xem trên biểu đồ Gantt (chỉ dành cho các kế hoạch cao cấp) sẽ giữ cho công việc của bạn luôn ở trong tầm mắt.

Wrike cho phép nhóm của bạn cập nhật trạng thái của các công việc trong các khoảng thời gian khác nhau( đang thực hiện, tạm dừng, hủy hoặc hoàn thành) cho phép bạn theo dõi trạng thái của tất cả các công việc dự án một cách chi tiết. Ngoài ra, bạn có thể đặt trạng thái của dự án thành màu xanh lá cây, vàng, đỏ, tạm dừng hoặc hủy bỏ, giúp bạn dễ dàng tạo báo cáo trạng thái dự án hàng tuần.

Bạn có thể sử dụng rất nhiều tính năng hữu ích chỉ với gói miễn phí của Wrike bao gồm theo dõi thời gian, biểu đồ Gantt, các luồng hoạt động vs bảng thông tin tùy chỉnh không kém gì các gói cao cấp hơn. Nếu bạn đang thực hiện một dự án nhỏ và muốn mở rộng hơn trong tương lai, Wrike có thể là một sự lựa chọn tốt, nó cung cấp cho bạn tất cả công cụ bạn cần để chạy đồng thời cả dự án nhỏ và dự án có nhiều người tham gia.

Xem thêm: 4 cách xây dựng ban quản lý dự án hiệu quả nhất

4. Phần mềm quản lý myXteam

myXteam là một phần mềm quản lý dự án được phát triển tại Việt Nam, với các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo khá đầy đủ, không thua kém gì các giải pháp quản lý dự án quốc tế. Có thể điểm qua một điểm nổi bật của myXteam như sau:

Lập kế hoạch và theo dõi trạng thái công việc:

myXteam cho phép quản lý linh hoạt với các giao diện: Quản lý Kanban (trello), Quản lý theo gantt chart, Quản lý theo dạng bảng, Quản lý theo dạng danh sách. Phần này rất quan trọng trong Doanh Nghiệp vì một team Developer, Marketing hoặc Sales thì đều có cách thức quản lý công việc khác nhau, do đó phần mềm cần phải có sự linh hoạt trong quản lý.

Cộng tác:

Bên cạnh các tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc, lên lịch, đánh dấu ưu tiên, chat và bình luận trong từng công việc, dùng thẻ @ để nhắc tên thành viên,… điểm đặc biệt của myXteam là có tích hợp sẵn với Base Message, người dùng có thể chat ngay trong myXteam mà không cần sử dụng một ứng dụng khác cho nhu cầu này.

Báo cáo:

Các loại báo cáo trong myXteam gồm có: báo cáo theo dự án, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt thông tin và xử lý các vấn đề phát sinh kịp thời. Tuy nhiên, các báo cáo này vẫn ở mức rất cơ bản, chỉ đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của người quản lý dự án.

Phân quyền sử dụng:

Cũng như nhiều phần mềm khác, myXteam cho phép phân quyền sử dụng chặt chẽ giữa 3 vai trò: người quản lý dự án, thành viên và khách (guest), giúp phân cấp quản trị và đảm bảo tính bảo mật trong doanh nghiệp.

Khả năng tích hợp:

Để giúp người dùng không cần dịch chuyển qua lại giữa các công cụ làm việc khác nhau, myXteam có hệ thống APIs mở, tích hợp hầu hết các công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, Calendar, Base Apps…