CÁCH THỨC QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC NHÓM
Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng, những người thành công thì ngoài kiến thức thì kỹ năng mềm là một yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của một người. Trong đó 2 kỹ năng quan trọng nhất là làm việc nhóm và quản lý thời gian.
Nhưng nếu muốn có thể quản lý thời gian 1 cách hiệu quả nhất thì bạn cần phải nắm được khái niệm: Thời gian là gì? Và cách nào để quản lý làm việc nhóm hiệu quả nhất?
Thế nào là quản lý thời gian?
Quản lý thời gian đồng nghĩa với làm việc hiệu quả, do đó các nhà tuyển dụng trong mọi ngành đều mong muốn. Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi nhân viên phải phải biết phân tích và sắp xếp khối lượng công việc của họ một cách hiệu quả nhất.
Những kỹ năng không thể thiếu để có thể quản lý thời gian hiệu quả.
Cách thức quản lý thời gian hiệu quả trong công việc
Xác định các việc cần làm
Việc cần làm đầu tiên là xác định được mục tiêu, các việc cần làm. Xác định được mục tiêu là cách quản lý thời gian tốt nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để làm chủ được thời gian để hoàn thành. Khi đó bạn sẽ không để thời gian trôi qua thật lãng phí.
Liệt kê các việc cần phải làm để quản lý thời gian
Khi đã có mục tiêu chính, bạn hãy bắt đầu liệt kê những công việc nhỏ phục vụ cho mục tiêu. Những công việc đó là gì? Các bước cần phải làm là gì? Cần phải ưu tiên những công việc quan trọng và cấp bách. Bạn hãy lập ra một bảng danh sách cụ thể các việc cần làm và sau mỗi khi hoàn thành một việc, hãy đánh dấu stick vào việc đó. Việc lập bảng danh sách này sẽ giúp bạn không mất thời gian để nhớ lại việc cần làm hôm nay là gì? Cần ưu tiên việc gì hơn vào ngày mai là gì?
Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Việc liệt kê ra các công việc cần làm sẽ không thực sự mang lại hiệu quả tốt nhất nếu bạn không biết phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên. Việc sắp xếp các thứ tự ưu tiên công việc sẽ giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào công việc thật sự quan trọng. Vì vậy sau khi có danh sách các việc cần làm rồi mới bắt tay vào làm sẽ mang lại hiệu quả vô cung tốt so với việc bản chỉ thực hiện các công việc cần làm nhưng không nghĩ tới thứ tự ưu tiên.
Từ bỏ thói quen xấu
Ngoài ra, bạn cũng cần lên danh sách những thói quen xấu làm tiêu tốn thời gian của bạn, phá huỷ các kế hoạch của bạn và làm ảnh hưởng đến sự thành công của chính bản thân bạn.
Sau khi có được danh sách các thói quen xấu, bạn hãy loại bỏ dần dần từng thói quen một ra khỏi cuộc sống của bạn. Và hãy nhớ rằng một thói quen xấu có thể bị thay thế bởi một hoặc nhiều thói quen tốt.
Không ngừng nâng cấp bản thân.
Ngoài thời gian dành cho công việc và học tập chính, bạn nên dành thời gian cho các buổi học ngoại khoá, các lóp học kỹ năng mềm ngắn hạn, hay chỉ đơn giản là đọc một vài quyển sách hay để trau dồi thêm kiến thức cho bản thân.
Việc học tập không ngừng nghỉ, liên tục trao dồi thêm kiến thức mới sẽ giúp bạn tang khả năng thành công trong sự nghiệp và cuộc sống.
Đừng làm việc thay người khác
Bạn có thói quen làm việc hộ người khác bởi vì bạn mang tâm lý của “người hùng” không? Nếu bạn có làm như thế, thì bạn đang tiêu tốn rất nhiều thời gian trong quỹ thời gian của mình. Thay vào đó, bạn nên tập trung vào những dự án, mục tiêu riêng của bản thân bạn, học cách “chia” việc hiệu quả, đúng người đúng việc.
Bạn có thể hỗ trợ những người khác bằng cách hướng dẫn và định hướng cho họ việc cần làm để hoàn thành mục tiêu được đề ra.
Phân chia công việc hợp lý
Tuỳ thuộc vào trình độ chuyên môn cũng như năng lực của từng thành viên trong nhóm, mà bạn có thể phân chia công việc cho các thành viên một cách hợp lý nhất. Một số người không muốn giao việc hoặc uỷ quyền công việc vì họ muốn duy trì quyền kiểm soát hoặc vì họ muốn tiết kiệm chi phí bằng cách không thuê thêm trợ lý.
Nhưng dù là vì nguyên nhân gì thì kết quả cuối cùng họ đạt được là sự giảm năng xuất công việc và tang chi phí vận hành.
Việc xây dựng một thói quen tốt mới sẽ rất khó khan, nhưng hãy làm từ từ, vì khi mọi việc đi vào nề nếp thì bạn sẽ thấy hiệu suất công việc của bạn sẽ được tang cao và thời gian làm việc sẽ giảm xuống đáng kể.
Nếu trong quá trình bạn thực hành quản lý thời gian mà vẫn không thể hoàn thành mọi việc thì đừng vội nản chí. Bạn hãy thử đặt ít mục tiêu và nhiệm vụ cho bản thân mình, đừng quá ép bản thân làm quá nhiều việc cùng một lúc khi vừa bắt đầu.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một công cụ hỗ trợ để lập và quản lý thời gian tối ưu nhấti. myXteam là phần mềm nhắc việc và quản lý công việc hoàn toàn miễn phí. Đây là công cụ sẽ giúp bạn đưa ra một kế hoạch học tập, làm việc tối ưu nhất, với những bảng kế hoạch công việc chi tiết và phù hợp nhất với bạn.
Tìm hiểu ngay cùng myxteam để kiến tạo một nhóm làm việc hiệu quả ngay hôm nay.
