NGUYÊN NHÂN KHIẾN LÀM VIỆC NHÓM TRỞ NÊN KÉM HIỆU QUẢ
Trong quá trình làm việc nhóm, rất khó tránh khỏi việc các thành viên trong nhóm gặp phải những sự cố, bất đồng khiến cách làm việc nhóm kém hiệu quả. Trên cương vị một nhà quản lý, bạn cần có những cách để tối ưu hóa công việc và tạo dựng cách làm việc nhóm hiệu quả.
Để làm được điều đó, bạn cần hiểu rõ đâu là nguyên nhân khiến nhóm bạn làm việc không hiệu quả, và nhận ra đâu là yếu tố cản trở làm việc nhóm: do yếu tố con người hay do bạn thiếu những phần mềm làm việc nhóm hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố khiến bạn bị cản trở làm việc nhóm, và lời khuyên để xử lý những vấn đề này.
NGUYÊN NHÂN KHIẾN LÀM VIỆC NHÓM TRỞ NÊN KÉM HIỆU QUẢ
Không có sự gắn kết trong nhóm
Điều đầu tiên cần được nhắc đến, chính là các thành viên trong nhóm gắn kết với nhau như thế nào? Một khi có sự liên kết chặt chẽ, phấn đấu vì mục tiêu chung thì nhóm mới có thể vận hành một cách hiệu quả nhất. Sự gắn kết của toàn nhóm được đánh giá dựa vào mức độ hòa hợp, tin tưởng và tôn trọng ý kiến của nhau giữa các thành viên, đây cũng là cách làm việc nhóm hiệu quả nhất.
Điều này vốn rất khó quan sát nhưng các nhà quản lý có thể nhận thấy thông qua các dấu hiệu giữa các cá nhân khi bàn thảo về một chủ đề nào đó. Ngoài ra, là trưởng nhóm, bạn còn có thể thúc đẩy việc đóng góp ý kiến giữa các thành viên lại, để họ chia sẻ những suy nghĩ và ý tưởng cùng nhau.
Lời khuyên cho bạn: Là trưởng nhóm, bạn cần thúc đẩy sự đoàn kết của cả nhóm, phải hướng đến mục tiêu chung để giúp mọi người phát huy được năng lực hiệu quả. Sử dụng phần mềm làm việc nhóm để nâng cao khả năng gắn kết với nhóm bạn.
Giao tiếp kém dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả
Để cùng đạt được một mục tiêu và đồng ý quan điểm với mục tiêu đó, nhóm cần phải có sự giao tiếp hiệu quả. Thế nhưng, nhiều thành viên trong nhóm sẽ có những cách bày tỏ ý kiến khác nhau. Giao tiếp kém sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy trong cách làm việc, đặc biệt nó sẽ gây ra mâu thuẫn và là yếu tố cản trở làm việc nhóm.
Quá trình giao tiếp trong công việc có thể xảy ra nhiều xung đột và làm việc nhóm kém hiệu quả. Vì thế cần có một hướng giải quyết trong trường hợp nhóm không thể có tiếng nói chung. Là trưởng nhóm, bạn cần phải có trách nhiệm dẫn dắt và là tiếng nói chính cho toàn nhóm, đây cũng là cách làm việc nhóm hiệu quả nhất. Như vậy mới có thể loại bỏ được loại bỏ những khó khăn khi làm việc nhóm.
Lời khuyên cho bạn: Hãy tìm tiếng nói chung cho toàn nhóm, cải thiện việc giao tiếp. Sử dụng phần mềm làm việc nhóm hiệu quả cũng là hướng đi thích hợp.
ĐỌC THÊM: CÁC PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Xung đột ý tưởng và cách làm việc nhóm kém hiệu quả
Với nhiều thành viên cùng hoạt động trong một nhóm, những xung đột về ý tưởng là điều khó tránh khỏi. Đây là một trong những yếu tố cản trở làm việc nhóm hàng đầu. Do đó, người đứng đầu cần tổng hợp những ý kiến lại, đưa ra một ý tưởng chung để ngăn chặn sự xung đột và bảo vệ tính khách quan của các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, người đứng đầu cần có trách nhiệm tìm ra sự cân bằng giữa các thành viên trong nhóm. Hãy luôn nhớ rằng, thành viên trong nhóm bạn là tập hợp từ nhiều người đến từ những vùng miền khác nhau, hoàn cảnh và trình độ hoàn toàn khác nhau. Chính vì vậy, bạn cần xem xét các điểm tương đồng và khác biệt về đặc điểm cá nhân, trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng…Cách làm việc nhóm hiệu quả nhất là khi nhóm có sự đồng nhất sẽ gắn kết chặt chẽ, dễ dàng giao tiếp và giảm bớt khó khăn khi làm việc nhóm.
Lời khuyên cho bạn: hãy tìm kiếm sự đồng nhất trong công việc và tôn trọng những ý kiến của người khác. Hãy tìm phần mềm quản lý công việc hiệu quả hơn để giúp bạn nhanh chóng thống nhất ý kiến. Có thể quản lý công việc bằng Excel như một cách làm hiệu quả.
Quá coi trọng những mối quan hệ
Xây dựng mối quan hệ trong nhóm là yếu tố rất quan trọng, tuy nhiên điều đó lại dễ dẫn đến việc quá coi trọng những mối quan hệ này mà vị nể, không muốn nêu ra ý kiến đóng góp xây dựng.
Trong quá trình làm việc nhóm, việc tranh luận để chọn lọc ra ý kiến tốt nhất thì hết sức cần thiết, nếu quá vị nể người khác sẽ không thể tranh luận một cách thực sự được. Đừng để những vấn đề này gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc và chất lượng cuối cùng.
Lời khuyên cho bạn: Nên mạnh mẽ đưa ra ý kiến, việc góp phần đóng góp xây dựng cũng là một cách tôn trọng những mối quan hệ xung quanh. Sử dụng phần mềm quản lý công việc cũng là một cách để tiếp cận các mối quan hệ tốt nhất.
Đẩy trách nhiệm cho người khác
Yếu tố cản trở làm việc nhóm cuối cùng khiến cho hiệu quả làm việc của bạn kém đi, chính là quá trình phân chia công việc không minh bạch, dễ dẫn đến chồng chéo trong công việc được giao. Tình trạng người làm nhiều việc và người không có việc làm thường xuyên xảy ra. Điều này dẫn đến cách thức giao việc và quá trình làm việc luôn gặp nhiều khó khăn khi làm việc nhóm, gây bức xúc và tạo nên mâu thuẫn trong nhóm nhóm của bạn.
Lời khuyên cho bạn: Hãy sử dụng phần mềm quản lý công việc như một phương pháp giúp bạn xử lý tình huống này
CHÚNG TA NÊN LÀM GÌ ĐỂ HẠN CHẾ NHỮNG NGUYÊN NHÂN NÀY?
Rất nhiều lý do để giải thích tại sao thất bại, lý do nào cũng dẫn đến điều mình không phải chịu trách nhiệm. Một trong những nguyên nhân của điều này là do chúng ta hiếm khi phán công việc cho từng người, vì chúng ta thiếu lòng tự tin và tâm lý sơ sài.
Với phần mềm làm việc nhóm myXteam, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp được với những thành viên trong nhóm bạn một cách hiệu quả nhất. Phần mềm quản lý công việc myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể quản lý và cập nhật tiến độ công việc của từng thành viên trên đây.
Ngoài ra, phần mềm từ myXteam còn hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất.
