CÁC PHƯƠNG THỨC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Quản lý tiến độ công việc là một phần rất quan trọng trong quá trình làm việc nhóm. Quản lý tiến độ không chỉ đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng thời hạn, mà còn hỗ trợ việc xây dựng cách làm việc nhóm hiệu quả, tạo kết quả tốt nhất.
Là người đứng đầu nhóm, bạn đang gặp phải những khó khăn và vướng mắc do việc theo dõi tiến độ của cả nhóm có nhiều vấn đề, hãy xem qua những lời khuyên mà myXteam đem đến cho bạn. Những phương pháp quản lý hiệu quả cùng những lời khuyên sẽ được đề cập một cách khoa học, sẽ giúp bạn lựa chọn ra cho mình phương pháp làm việc hữu hiệu nhất.
LỢI ÍCH TỪ CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ TRONG LÀM VIỆC NHÓM
Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ đó là đảm bảo tính chính xác về nguồn lực của nhóm hiện có. Khi thời gian được quản lý hiệu quả, số giờ được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp và của cả nhóm được tối ưu hóa hơn, cách làm việc hiệu quả tạo ra sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.
Quản lý tiến độ công việc góp phần không nhỏ trong việc theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của doanh nghiệp. Những thông tin về tổng thời gian triển khai, tình hình hoàn thành kịp deadline hay thời gian cần thêm để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ là dữ liệu quan trọng nhằm đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án nhằm điều chỉnh cách thức quản lý hoặc xây dựng những kế hoạch mới.
MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ KHI LÀM VIỆC NHÓM
Quản lý công việc bằng Gantt Chart
Gantt Chart là gì? Đó là một trong số những phương pháp thông dụng khi lập danh mục những công việc cần làm theo thứ tự thực hiện của kế hoạch, có ghi rõ ai làm và thời gian thực hiện. Gantt Chart thường được áp dụng trong nhiều phần mềm quản lý công việc hiện nay, như một cách hữu hiệu để thống kê kế hoạch và tiến độ thực hiện.
Việc sử dụng Gantt Chart tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép những người quản lý dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ. Sơ đồ này cũng đáp ứng nhu cầu về bảng phân công công việc, xây dựng cách làm việc hiệu quả
Gantt Chart rất phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.
Quản lý công việc tự túc
Là một người đứng đầu một nhóm làm việc, bạn sẽ phải lên kế hoạch công việc chi thiết, thường kéo dài hằng tháng và phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn. Điều này đặt cho các thành viên tính tự giác khi làm việc cao, việc quản lý tự túc của mỗi thành viên sẽ đóng góp quan trọng đến sự thành công của công việc được giao.
Khi muốn cập nhật tiến độ, bạn chỉ cần hỏi từng thành viên đang làm công việc đến đâu. Phương pháp này nhanh chóng và dễ dàng nhưng chỉ phát huy tác dụng trong nhóm nhỏ, và các thành viên phải trung thực và tin tưởng lẫn nhau. Một phương án thích hợp là sử dụng phần mềm quản lý công việc miễn phí đang được sử dụng nhiều như Trello, myXteam,… với tính năng bổ sung bảng phân công công việc hiệu quả.
Quản lý công việc dựa trên Excel
Cho đến nay, Excel vẫn là một công cụ hỗ trợ linh hoạt và có thể được sử dụng dễ dàng cập nhật tiến độ công việc, cũng như kiểm tra các hoạt động thường nhật. Với đặc tính hỗ trợ thông tin tối đa, bên cạnh việc cài đặt và quen sử dụng là điểm cộng lớn với ứng dụng văn phòng này. Tuy nhiên, bạn cũng cần đảm bảo những yếu tố khác bên cạnh việc dễ sử dụng, sự thiếu hụt những tính năng tương tác với các thành viên khác trong nhóm, thiếu khả năng truy cập và quản lý dữ liệu trực tiếp trên Excel cũng là điểm trừ lớn. Điều này sẽ rất khó tạo nên cách làm việc nhóm hiệu quả.
Phương pháp quản lý bằng excel khá dễ dàng, bất cứ ai cũng có thể thực hiện do đây là công cụ hoàn toàn miễn phí, có thể bảng phân công công việc nhanh chóng để làm việc hiệu quả. Hiện Excel tuy vẫn được dùng rộng rãi, nhưng do yếu tố bảo mật an toàn không cao, kèm theo việc thiếu các tính năng tích hợp trở thành một điểm trừ lớn. Bạn nên tham khảo thêm một số phần mềm xử lý công việc trực tuyến, hoặc phần mềm quản lý công việc miễn phí để dễ dàng quản lý hơn
Quản lý bằng những ứng dụng/nền tảng online
Nếu bạn sử dụng những phần mềm hoặc ứng quản lý như Trello, Wework,.. thì bạn có thể theo dõi liền mạch thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Bảng phân công công việc trên các nền tảng này cũng được tối ưu hóa để kiểm tra hệ thống rõ ràng hơn, làm việc hiệu quả hơn.
Quản lý tiến độ công việc bằng nền tảng online có rất nhiều ưu điểm như: nhanh chóng, linh hoạt, cập nhật tình hình kịp thời. Không chỉ hỗ trợ quản lý công việc, đặc điểm của phần mềm online chính là hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, giúp việc quản lý được toàn diện và hiệu quả nhất, để từ đó đưa ra cách làm việc nhóm hiệu quả nhất.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ VIỆT HOÁ
Tuy nhiên, những ứng dụng này vẫn có nhiều vấn đề gặp phải như thiếu thân thiện với tiếng Việt, quản lý công việc rườm rà hoặc có nhiều tính năng dư thừa, không dùng đến. Vì vậy ta rất cần những phần mềm quản lý công việc tiếng Việt dành cho người Việt. Và myXteam là một trong những chọn lựa hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý công việc tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản lý công việc miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ có thể dễ dàng giao tiếp được với những thành viên trong nhóm bạn một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm từ MyXteam còn hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết nhất nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong mọi công việc!
