Hệ điều hành làm việc (HĐH công việc) Hướng dẫn công cụ quản lý công việc:

Hệ điều hành làm việc là gì?

Hệ điều hành làm việc (HĐH công việc) là một nền tảng phần mềm phổ biến dựa trên đám mây để làm việc trong đó các nhóm lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện và theo dõi công việc hàng ngày, bao gồm quy trình công việc, dự án, sáng kiến, lịch sử và nhiệm vụ.

Bằng cách sử dụng công cụ này, các nhóm có thể đạt được các mục tiêu được chia sẻ của họ trong khi đồng bộ hóa với các số liệu, điểm chuẩn và quy trình tại nơi làm việc của

Là người lãnh đạo nhóm, việc quản lý và theo dõi công việc không bao giờ dễ dàng. Bạn có trách nhiệm đảm bảo nếu các dự án, quy trình và công việc hàng ngày được giao trong các mốc thời gian, ngân sách và tài nguyên đã xác định. Nhưng, trong môi trường làm việc phức tạp và nhanh chóng ngày nay, việc quản lý công việc thực sự là một thách thức.

Một người lãnh đạo nhóm hiệu quả cần phải kết hợp nhóm, phối hợp với nhiều người từ các nhóm khác nhau, giải quyết các ý kiến ​​và ý tưởng khác nhau về công việc và đảm bảo rằng công việc được thực hiện theo cách có tổ chức.

Là người lãnh đạo hoặc người quản lý, bạn có thể cần phải tương tác với mọi người từ nhiều nhóm trong và ngoài nước, và với các đội đang ngồi ở các địa điểm ở nước ngoài. Vì vậy, bạn cần vượt qua các rào cản gây ra sự khác biệt múi giờ, email đến và gửi, cuộc gọi Skype dài, quá nhiều bảng tính, v.v.

Ngoài ra, khi các thành viên trong nhóm sử dụng các nền tảng khác nhau để liên lạc, tài liệu và quản lý công việc, việc củng cố trạng thái, có được bức tranh chính xác về công việc và đáp ứng các mốc thời gian thực sự trở nên khó khăn.

Tổng Quan Hoàn Chỉnh Về Hệ Điều Hành Công Việc

Để đối phó với tất cả các thách thức tại nơi làm việc và khiến công việc của bạn diễn ra một cách có tổ chức & có hệ thống trong khi vẫn đảm bảo sự minh bạch và hợp tác hiệu quả, cách tốt nhất là có một Hệ điều hành làm việc hiệu quả và đáng tin cậy được triển khai tại nơi làm việc của bạn.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua một chuyến tham quan HĐH công việc – nó là gì, hoạt động như thế nào, lợi ích của nó và các trường hợp sử dụng cùng với Hệ điều hành làm việc tốt nhất có thể giúp bạn tổ chức và tạo điều kiện hợp tác hiệu quả tại công việc

Hệ điều hành kết nối mọi người lại với nhau dưới một mái nhà

Là người quản lý hoặc trưởng nhóm, bạn phải nhận thức được các mối đe dọa của tổ chức.  Nó xảy ra trong một công ty khi các phòng ban hoặc nhóm không chia sẻ thông tin, mục tiêu, ưu tiên, công cụ và quy trình với nhau.

Tâm lý này ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự hợp tác yếu kém khiến các nhóm khó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, hạ thấp tinh thần nhân viên và gây ra sự thất bại chung của một doanh nghiệp hoặc các sản phẩm, dịch vụ và văn hóa của doanh nghiệp.

Hệ điều hành làm việc tốt sẽ phá hủy các mối hiểm hoạ tổ chức bằng cách cung cấp cho tất cả các nhóm và phòng ban một nền tảng chung chung trong đó các bên liên quan, thành viên nhóm, người quản lý, nhà lãnh đạo có thể tìm kiếm mọi thứ họ muốn liên quan đến dự án. Có một nguồn sự thật duy nhất và mọi người đều có quyền truy cập vào cùng một thông tin trong khi lập kế hoạch và thực hiện các nhiệm vụ.

HĐH công việc là một trung tâm tập trung để chia sẻ dữ liệu và nó còn làm được nhiều hơn thế. Đây là một trung tâm công việc toàn diện mang đến mọi khía cạnh của công việc, ví dụ như các dự án, chương trình, sáng kiến, ý tưởng, sử thi, công cụ, quy trình, số liệu tập thể tại một nơi mà mọi thông tin đều có thể truy cập dễ dàng.

Trung tâm tập trung này giữ cho mọi người trong tổ chức được kết nối, liên kết và tập trung vào công việc có tác động đến các giám đốc điều hành và công nhân ở tất cả các cấp của tổ chức. Nó cũng giúp đảm bảo rằng các mục tiêu cá nhân và phòng ban được liên kết với các mục tiêu của tổ chức.

Cần và các loại hệ điều hành làm việc

Các dịch vụ hệ điều hành làm việc đã xuất hiện trong môi trường làm việc nhịp độ nhanh này. Các nhóm cần phải thực sự nhanh chóng, đa chức năng, tự chủ, hợp tác, năng suất cao và hiệu quả để đánh bại đối thủ và cung cấp trải nghiệm khách hàng hàng đầu.

Để xử lý loại môi trường làm việc phức tạp, thay đổi này, trong đó sự hợp tác là rất quan trọng, cần có Hệ điều hành làm việc để tất cả các công việc và các tạo tác liên quan có thể được duy trì tại một nơi duy nhất và có thể dễ dàng truy cập được.

Trong thời gian gần đây, một số xu hướng phổ biến trong CNTT và các tổ chức dựa trên tri thức cũng đã đáp ứng nhu cầu về HĐH này.

Những xu hướng này bao gồm:

• Nhanh nhẹn doanh nghiệp / Sử dụng phương pháp nhanh nhẹn: Ngày nay, các tổ chức đang áp dụng phương pháp nhanh để duy trì sự linh hoạt và thích ứng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của khách hàng. Các tổ chức đang trải qua chuyển đổi kỹ thuật số để đạt được sự linh hoạt của doanh nghiệp với một hệ thống phân cấp và nhóm độc lập phẳng.
• Dân chủ hóa quản lý dự án : Khi chúng ta đang tiến tới khái niệm các đội tự trị, các kỹ năng quản lý dự án được mong đợi từ tất cả các nhân viên. Vì vậy, một hệ điều hành công việc giúp duy trì đồng bộ các KPO của cá nhân, nhóm và tổ chức.
• Chuyển đổi kỹ thuật số thường gây ra vấn đề dữ liệu: Các công ty sử dụng nhiều công nghệ mới để quản lý công việc và hợp lý hóa các quy trình. Tuy nhiên, có một số bộ phận và chức năng trong một tổ chức tiếp tục sử dụng các công cụ chuyên dụng của riêng họ như CRM để bán hàng, ERP cho tài chính, v.v. Những công cụ này bị ngắt kết nối, do đó dẫn đến silo dữ liệu trong tổ chức.
• Sự hợp tác giữa các nhóm là một thách thức, mặc dù có những cải tiến về công nghệ: Khi quyền sở hữu các quy trình và thông tin được lan truyền khắp các địa điểm và múi giờ, nơi làm việc từ xa cần một cách để quản lý sự phức tạp này và nhanh hơn & thích ứng.
• Các nhóm tự trị và độc lập: Khái niệm về các nhóm tự trị và độc lập nhanh nhẹn đôi khi dẫn đến các tổ chức nhỏ trong một tổ chức lớn. Các nhóm bắt đầu hoạt động tự chủ mà không cần cộng tác với các nhóm khác và không đồng bộ với các mục tiêu kinh doanh. Điều này dẫn đến vấn đề dữ liệu, vấn đề hợp tác và vấn đề hoạt động.

hệ điều hành làm việc nhường chỗ cho tổ chức để đạt được sự linh hoạt của tổ chức, chuyển đổi kỹ thuật số, hợp tác giữa các nhóm và các nhóm độc lập mà không tạo ra vấn đề.

Các loại công việc Hệ điều hành

cung cấp hệ điều hành làm việc khác nhau từ các phiên bản tổng quát đến chuyên ngành. Có thể có loại hệ điều hành công việc tổng quát với độ linh hoạt tối đa phục vụ nhiều cấp độ / chiều ngang khác nhau trong bất kỳ tổ chức nào trên tất cả các chức năng.

Cũng có thể có một Hệ điều hành làm việc chuyên biệt được thiết kế rõ ràng cho các ngành dọc như Sản xuất, Chăm sóc sức khỏe, Tài chính, Giáo dục, Bán lẻ, Truyền thông, Xây dựng, v.v.

Hệ điều hành làm việc cho ai?

Tất nhiên, Hệ điều hành làm việc cực kỳ hữu ích cho các nhà quản lý và lãnh đạo để giúp công việc được quản lý hiệu quả, tuy nhiên, người dùng hệ điều hành này là tất cả mọi người trong toàn tổ chức. Nó phù hợp cho các đội ở mọi quy mô vì nó linh hoạt để phục vụ cho nhu cầu của bất kỳ quy trình, nhiệm vụ hoặc quy trình làm việc.

Thay vì bất kỳ nhóm con cụ thể, nó được xây dựng cho tất cả nhân viên trong một tổ chức. Vì vậy, có thể là nhà phát triển, người thử nghiệm, thành viên phân tích của một nhóm nhanh nhẹn, trưởng nhóm, quản lý dự án, quản lý chương trình, các bên liên quan, trưởng bộ phận hoặc thậm chí là một giám đốc điều hành cấp C – tất cả đều có thể được hưởng lợi từ công cụ này.

Việc cung cấp phần mềm như vậy có thể được sử dụng ở tất cả các loại hình và quy mô của các doanh nghiệp, từ SMB (Doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa) cho doanh nghiệp Hệ điều hành làm việc cung cấp các cấp độ chức năng khác nhau sẽ dễ sử dụng và linh hoạt.

Khả năng và tính năng của một hệ điều hành làm việc

Một hệ điều hành làm việc hiệu quả cần sở hữu các khả năng và tính năng sau:

1: Quy trình công việc có thể tùy chỉnh:

Nó sẽ cho phép bạn tùy chỉnh quy trình công việc để phù hợp với các nhu cầu khác nhau của cá nhân, nhóm và tổ chức. Nó sử dụng các khối xây dựng hoạt động để cho phép người dùng tạo quy trình công việc và lấy dữ liệu. Người dùng có thể phân chia và xây dựng lại quy trình công việc để đối phó với sự phức tạp ngày càng tăng theo thời gian và phục vụ một loạt các ứng dụng và nhóm.

2 Tự động hóa quy trình làm việc:

Nó sẽ có khả năng tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Điều này nhằm mục đích loại bỏ lỗi của con người và nỗ lực thủ công dư thừa. Tự động hóa xảy ra cả bên trong HĐH và trên các ứng dụng & công cụ mà các đội sử dụng. Tự động hóa này là mã ít hơn và về cơ bản là dành cho người dùng doanh nghiệp để cắt giảm công việc vận hành thủ công và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

3: Sử dụng trên toàn tổ chức:

Tốt hơn là, nó phải đủ linh hoạt để đối phó với tất cả các loại công việc trong tổ chức. Mọi người trong tổ chức nên có thể sử dụng nó một cách dễ dàng. Nó nên có quyền kiểm soát tự chủ để tạo điều kiện cho các nhóm làm việc theo cách phù hợp nhất với họ.

4: Chụp dữ liệu:

Nó sẽ nắm bắt tất cả các dữ liệu được tạo ra từ các hành động thủ công hoặc tự động, để làm cho dữ liệu hoàn chỉnh và dễ hiểu. Tính khả dụng của dữ liệu cho phép các nhóm trở nên thông minh hơn và tiến bộ liên tục. Điều này mang lại khả năng dễ dàng để giám sát bất kỳ quy trình kinh doanh nào và đó là các đơn vị kinh doanh ( Ví dụ: Xử lý các yêu cầu du lịch, Quản lý các sự kiện tiếp thị, Vé hỗ trợ, Tài nguyên trên tàu).

5: Lưu trữ dữ liệu có cấu trúc và chia sẻ dữ liệu: 

Hệ điều hành công việc lưu trữ tất cả các tạo phẩm và tài sản liên quan đến công việc tại một điểm chung. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức để tìm kiếm các tập tin và đảm bảo kiểm soát phiên bản. Điều này liên tiếp thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm. Người dùng có thể sử dụng dữ liệu như hiện tại hoặc dưới khung của các khối xây dựng.

6: Tích hợp dữ liệu và ứng dụng:

Hệ điều hành công việc cho phép người dùng liên kết các nguồn dữ liệu ngoài và các công cụ giao tiếp & kinh doanh phổ biến (công cụ của bên thứ ba cho video, nhắn tin, tài liệu chia sẻ và email) vào không gian làm việc tích hợp để thêm ngữ cảnh. Điều này cho phép người dùng tiếp tục sử dụng các công cụ mong muốn của họ, đồng thời hợp nhất tất cả các công việc thành một nền tảng chung. Điều này cũng giúp đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và giải quyết các vấn đề dữ liệu.

7: Bảng điều khiển trực quan:

Trực quan hóa và phân tích dữ liệu là một tính năng quan trọng khác của Hệ điều hành làm việc. Nó cho phép bạn tạo báo cáo, tạo số liệu và trực quan hóa trong một hệ thống. Điều này rất hữu ích cho các bên liên quan và giám đốc điều hành hàng đầu để theo dõi tiến trình của nhóm, giám sát tài nguyên, đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và xem các khía cạnh khác nhau của cùng một thông tin. Các bảng điều khiển này cung cấp khả năng hiển thị cho các bên liên quan về sức khỏe hiện tại của doanh nghiệp và đảm bảo tính minh bạch.

8: Quyền và Quản trị: 

Nó kết hợp các tính năng thiết lập quyền, ủy quyền và quản trị để kiểm soát ai có thể xem, cập nhật và chỉnh sửa nội dung và ai có thể tích hợp và tự động hóa công việc. Các nhóm có thể làm việc theo phong cách riêng của họ với công cụ, đồng thời tiếp tục được liên kết tuân thủ các tiêu chuẩn của công ty.

9: Theo dõi tiến độ:

Nó cho phép bạn theo dõi tiến trình của từng hạng mục công việc và cũng theo dõi hiệu suất của từng cá nhân và nhóm theo các kế hoạch và thời gian đã cam kết.

10 Giao tiếp trong ngữ cảnh:

Điều này cung cấp cho bạn một cách để có một cuộc trò chuyện trong một hệ thống. Bạn có thể nhận xét về các nhiệm vụ và hoạt động, thêm tệp đính kèm, v.v … Điều này giúp cải thiện sự hợp tác và tránh các email và cuộc họp không cần thiết.

Rào cản tiềm năng cho việc áp dụng HĐH công việc

Vì Hệ điều hành làm việc được thiết kế cho mọi người trong tổ chức, thay vì chỉ phục vụ một nhóm nhân viên cụ thể (Ví dụ: Jira cho nhà phát triển & người thử nghiệm, Salesforce cho nhóm bán hàng), về cơ bản, nó không đóng vai trò thay thế cho phần mềm khác các ứng dụng được sử dụng cho công việc. Thay vào đó, nó thường đặt tất cả các ứng dụng phần mềm đó ở một nơi thông qua tích hợp.

Các tính năng của nó khác nhau về sự dễ sử dụng và tính linh hoạt. Do đó, điều rất quan trọng là chọn công cụ tốt nhất theo yêu cầu của tổ chức và nhóm của bạn.

An toàn dữ liệu

Nó sẽ có quyền truy cập vào tất cả dữ liệu nhạy cảm của tổ chức của bạn, do đó, bạn cần kiểm tra rất cẩn thận về việc tuân thủ bảo mật với nhà cung cấp. Tất cả các nhà cung cấp phải đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng các yêu cầu quy định của địa phương và mọi tiêu chuẩn bảo mật được yêu cầu bổ sung.

Chúng có thể bao gồm tuân thủ GDPR (Quy định bảo vệ dữ liệu chung), tiêu chuẩn bảo mật thông tin ISO 27001, bảo mật đám mây ISO 27018, kiểm soát hệ thống và tổ chức – AICPA SOC1, AICPA SOC2, AICPA SOC3.

Cần có sự kiểm tra thường xuyên của bên thứ ba để kiểm tra sự tuân thủ an ninh và báo cáo nếu có bất kỳ vi phạm nào.

Làm thế nào để chọn hệ điều hành làm việc đúng?

Trong khi chọn hệ điều hành hoạt động tốt nhất, bạn cần xem xét các yếu tố sau:

Tính linh hoạt:

Bạn cần kiểm tra xem hệ thống có đủ linh hoạt để thích ứng theo quy trình làm việc của tổ chức hay không.

Khả năng tương tác :

Dành thời gian đáng kể để xác định xem công cụ bạn sẽ triển khai tại nơi làm việc của bạn có hỗ trợ tích hợp có sẵn cho phần mềm hoặc công cụ hiện có mà tổ chức của bạn hiện đang sử dụng không.

Dễ chấp nhận :

Kiểm tra công cụ như thế nào? Có dễ sử dụng và đơn giản để hiểu? Nó đòi hỏi kiến ​​thức kỹ thuật? Những người không làm CNTT có thể sử dụng nó tốt không? Bạn có cần phải thuê một người để quản lý?

Thời gian :

Kiểm tra xem nó có giúp bạn cắt giảm thủ công và nỗ lực dự phòng thông qua tự động hóa và tiết kiệm thời gian của bạn trong việc quản lý công việc hàng ngày.
Trong phần sau của hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đưa bạn qua một số công cụ hệ điều hành hàng đầu có sẵn trên thị trường. Bạn có thể chọn công cụ phù hợp nhất theo nhu cầu của tổ chức và nhóm của bạn.

Nhà cung cấp hệ điều hành công việc trong doanh nghiệp tại việt nam

#1) myXteam

được coi là hệ điều hành làm việc tốt nhất hiện có trên thị trường việt Nam. Nó cung cấp cho bạn một nền tảng trực quan tất cả trong một để lập kế hoạch, theo dõi và cộng tác tất cả công việc của bạn từ đầu đến cuối.

Nó cũng cho phép bạn thực hiện tự động hóa quy trình công việc để có thể giảm bớt nỗ lực trong các nhiệm vụ cấp độ. Bạn có thể tự động hóa các tác vụ định kỳ như gửi lời nhắc, cập nhật trạng thái, lưu trữ, v.v.

Nhìn chung, đây là một công cụ đơn giản, trực quan, linh hoạt và linh hoạt cho phép bạn dễ dàng & nhanh chóng lên tàu của các thành viên trong nhóm, tùy chỉnh quy trình làm việc, tạo và điều khiển bảng điều khiển, công cụ giao tiếp tích hợp để nhắn tin trực tiếp và nhận xét về các nhiệm vụ và hoạt động, theo dõi tiến trình thông qua các chế độ xem khác nhau như chế độ xem lịch, chế độ xem biểu đồ, chế độ xem tệp, chế độ xem Kanban, chế độ xem bản đồ, chế độ xem dòng thời gian, v.v.

Với nền tảng chat được kết hợp myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.

7 lợi ích thiết thực khi dùng myxteam quản trị thực thi kế hoạch

1: Quản lý kế hoạch trực quan

Tất cả công việc của dự án, kế hoạch được trực quan rõ ràng, Với nhiều dạng view kế hoạch như Kanban, Gantt chart, calender, user view, dashboarh, giúp người quản lý dễ dàng quản trị thực thi.

2: Quản lý thành viên tiến độ công việc

Mỗi công việc trong kế hoạch được gắn trách nhiệm người thực hiện, thời gian hoàn thành rõ ràng, giúp đội nhóm làm việc đúng tiến độ được giao.

3: Trao đổi thông tin xuyên suốt

Comment tương tác trao đổi công việc đúng người đúng việc, giúp nhóm luôn luôn nắm bắt được tình hình công việc của các thành viên khác trong thời gian thực.

4: Đo lường đánh gía

Hệ thống báo cáo làm việc giúp người quản trị nắm rõ năng lực làm việc của thành viên nhằm đưa ra quyết định nhanh chóng để dự án được hoàn thành đúng thời hạn giảm chi phí.

5: Đồng bộ hoá trên nhiều thiết bị

Ứng dụng chạy trên nhiều nền tảng web app, IOS, Android giúp đội nhóm có thể tương tác trao đổi công việc mọi lúc mọi nơi, ( Ở nơi đâu cũng như đang ở nơi làm việc )

6: An toàn dữ liệu Data cloud microsoft

Dữ liệu kế hoạch làm việc đội nhóm được mã hóa trên nền tảng Cloud của microsoft giúp nhóm của bạn truy cập làm việc cùng nhau hiệu qủa. không còn tình trạnh tìm kiếm dữ liệu tốn nhiều thời gian

7: Tích hợp Chat Work

Chat trao đổi công việc là tính năng không thể thiếu cho đội nhóm khi làm việc chung, myXteam đồng bộ hóa từ công việc đến chat nội bộ trên một nền tảng myXteam, tránh lạc trôi thông tin, dữ liệu.

Hãy truy cập myXteam dùng Demo tại: www.myXteam.com