6 KINH NGHIỆM QUẢN LÝ DỰ ÁN HỮU HIỆU NHẤT
Khi bắt đầu tìm hiểu về kinh nghiệm quản lý dự án, bạn sẽ được tiếp xúc với rất nhiều bí quyết, kỹ năng quản lý đặc biệt giúp chúng ta thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn. Những gì bạn muốn khi ấy là cố gắng áp dụng những kiến thức đặc biệt ấy vào trong quá trình làm việc. Nếu không áp dụng những kinh nghiệm này, thì việc quản trị dự án sẽ không đúng trọng tâm rất có thể khiến cho toàn bộ dự án đổ vỡ.
Các quản lý cần thiết nắm rõ 6 kinh nghiệm quản lý dự án, để giúp tránh khỏi những thiếu sót và sai lầm không đáng có khi triển khai một dự án mới cho doanh nghiệp của mình.
1. Xác định rõ vai trò của các thành viên và luôn phải đề phòng rủi ro
Đừng bao giờ để xảy ra tình trạng không ai quan tâm khi quản lý dự án. Mọi công việc cần thiết phải được phân công một cách rõ ràng, có người chịu trách nhiệm một cách rõ ràng. Kinh nghiệm quản lý dự án này sẽ tạo nên tính trách nhiệm và kỷ luật bên trong nhóm của doanh nghiệp, đồng thời tạo lập cho các thành viên một sự chủ động nhất định trong quá trình làm việc.
Lưu ý:
Khi một dự án mới được triển khai, sẽ luôn có những rủi ro nhất định xảy ra mà bạn khó có thể lường trước được. Chính vì vậy, chuẩn bị nhiều phương án đề phòng rủi ro, hay chuẩn bị sẵn những người có thể giúp bạn xử lý vấn đề này, đây sẽ là một động thái quan trọng đối với một nhà quản lý dự án.
2. Vận dụng kinh nghiệm quản lý dự án qua việc xây dựng kế hoạch làm việc rõ ràng
Các bên liên quan ở đây không chỉ bao gồm khách hàng, các nhà đầu tư mà còn cả các thành viên trong dự án. Việc duy trì sự trao đổi với khách hàng cùng các nhà đầu tư sẽ giúp nhà quản lý xác định rõ yêu cầu, mục tiêu của dự án. Duy trì sự trao đổi giữa các thành viên sẽ giúp công việc được cập nhật một cách liên tục, chủ động, tránh lãng phí thời gian vào những đầu việc không cần thiết .
Xây dựng được một bản kế hoạch hoàn chỉnh sẽ chính là chìa khóa để dự án của bạn có thể đi đúng tiến độ và đạt được mục tiêu như kỳ vọng.
Lưu ý:
Với một bản kế hoạch rõ ràng trong tay, nhóm thực hiện dự án sẽ biết phải thực hiện những công đoạn gì, cần ưu tiên công việc gì trước trong thời điểm tại. Công việc quản lý dự án của bạn có dễ dàng hay không phụ thuộc vào giai đoạn này.
3. Tài liệu hóa những thông tin quan trọng
Trong một số quy trình làm việc nhất định, việc tạo ra và cập nhật các loại tài liệu là yêu cầu bắt buộc: Nhóm Phát triển sản phẩm và dịch vụ rất cần tài liệu về yêu cầu của dự án; nhóm Marketing cần những tài liệu về thị trường để đưa ra những chiến lược quảng bá phù hợp; nhóm Kinh doanh mong muốn có một bộ tài liệu mô tả đầy đủ về sản phẩm và dịch vụ để có thể giới thiệu cho khách hàng…
Rất nhiều loại tài liệu khác nhau có thể phát sinh xuyên suốt quy trình triển khai dự án. Chính vì vậy việc tài liệu hóa những thứ quan trọng sẽ vừa đảm bảo cho việc luân chuyển thông tin giữa các nhóm dự án với nhau, vừa là cơ sở để nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định lớn liên quan đến dự án. Đây cũng là yếu tố mấu chốt định hình kỹ năng quản lý
hãy hạn chế việc tài liệu hóa những thứ mang tính thủ tục không cần thiết bởi đó chính là tội phạm tiêu tốn thời gian khổng lồ của doanh nghiệp. Xét trên kinh nghiệm quản lý dự án lâu năm, bạn sẽ có cơ sở để khẳng định rằng: Xét cho cùng khách hàng cũng chỉ quan tâm đến việc kết quả đầu ra có tốt hay không mà thôi.
Lưu ý:
Tổng hợp những loại tài liệu và thông tin quan trọng, cần thiết cho thành viên nhóm và khách hàng lúc triển khai
4. Duy trì các cuộc họp định kỳ
Việc duy trì những buổi họp định kỳ có ý nghĩa vô cùng thiết thực đối với các khách hàng và nhóm dự án, bổ sung rất nhiều vào kỹ năng quản lý. Về phía khách hàng, họ sẽ có dịp để lắng nghe báo cáo về tiến độ dự án, bổ sung thêm những yêu cầu hoặc thay đổi mới.
Về phía nhóm dự án, họ sẽ có dịp để đánh giá lại toàn công việc đang thực hiện, về những gì đã làm được trong thời gian trước và những gì cần triển tiếp tục triển khai trong thời gian tới. Dự án sẽ được phân chia thành những mốc thời gian cụ thể, giúp nhà quản lý có điều tiết công việc một cách dễ dàng hơn.
Lưu ý:
Duy trì hoạt động thường kỳ sẽ giúp chúng ta nắm bắt thông tin nhanh chóng và thuận tiện hơn
5. Cởi mở với những thay đổi và cải tiến
Tính chất của quản lý dự án là liên tục đổi mới. Nếu nhà quản lý vấn cứ đi theo lối mòn cũ thì dự án chắc chắn sẽ chẳng thể nào thành công được, hoặc sẽ không thể đạt được kết quả như kỳ vọng. Chính vì vậy đứng ở vai trò của người lãnh đạo, bạn cần thiết phải trở nên nhạy bén với những cách thức mới, phương pháp mới, nhận thêm những yêu cầu mới (trong khả năng của nhóm dự án), linh hoạt điều chỉnh kế hoạch hành động, liên tục đưa ra những sự cải tiến để làm sao đạt được kết quả tốt nhất.
Lưu ý:
Hãy tiếp nhận những thay đổi và cải tiến mới để nâng cao hiệu quả trong kỹ năng quản lý dự án.
6. Kinh nghiệm quản lý dự án từ phần mềm quản lý công việc mang đến
Hiện nay, với nhu cầu hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý dự án hiệu quả, doanh nghiệp thường tìm đến phần mềm hỗ trợ cách quản lý. Nhằm đảm bảo tính bảo mật và hiệu quả cao, phần mềm quản lý doanh nghiệp trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Nó giúp áp dụng những kinh nghiệm quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn. Và myXteam là một trong phần mềm quản lý dự án hàng đầu tại Việt Nam.
Đến với myXteam, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một phần mềm quản lý dự án tiếng việt nhằm hỗ trợ để lập và quản lý kế hoạch tối ưu nhất, đặc biệt bởi đây còn làm phần mềm quản lý dự án miễn phí. Với myXteam, bạn sẽ quản lý chặt chẽ chi phí để quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. myXteam luôn có thể cập nhật mọi cuộc hội thoại, lưu trữ và giúp bạn dễ dàng trao đổi với các thành viên trong nhóm làm việc.
Ngoài ra, phần mềm myXteam còn tối ưu kỹ năng quản trị dự án, thông qua việc hỗ trợ tính năng thường xuyên nhắc nhở lịch làm việc, kế hoạch cụ thể đến từng nhân viên. Từ đó tạo cho họ tính chủ động giải quyết, hoàn thành mọi việc một cách khoa học. Trình quản lý doanh nghiệp cũng sẽ được cải thiện đáng kể.
Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận những tư vấn chi tiết.
