5 LÝ DO KHIẾN VIỆC CHUYỂN ĐỔI QUY TRÌNH LÀM VIỆC THẤT BẠI

Chuyển đổi quy trình làm việc trong thời đại mới – Phương thức làm việc của chúng ta luôn không ngừng thay đổi. Trong hơn một năm đại dịch vừa qua, các doanh nghiệp đã bắt buộc phải chuyển từ phương thức làm việc tại văn phòng sang đến làm việc từ xa. Và chắc chắn rằng xu hướng chuyển dịch quy trình này vẫn sẽ tiếp diễn trong thời gian tới.

Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự sẵn sàng với quy trình làm việc mới. Vậy đâu là rào cản chính cho việc cải thiện quy trình của doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu và khắc phục các khó khăn trong bài viết sau.

Sự thật chỉ ra rằng, các doanh nghiệp phải thích ứng với những thay đổi trong điều kiện mới, khi mà nền kinh tế của họ và thế giới nói chung phải vật lộn để tồn tại. Cải tiến quy trình giúp điều đó trở nên khả thi, nhưng điều đó chưa bao giờ là điều dễ dàng.

5 lý do khiến việc chuyển đổi quy trình làm việc thất bại

Không có phương án quản lý quy trình mới

Lý do cơ bản nhất khiến cho việc chuyển đổi quy trình thất bại đơn giản là họ không có các phương pháp để quản lý phù hợp. Họ vẫn đang sử dụng các công cụ, quy trình và phương pháp tương tự đã làm việc cho họ trong suốt hàng thập kỷ trước.

Đó là lý do tại sao, việc cải tiến lại quy trình tồn tại. Nó thách thức các công ty có cách tiếp cận chủ động để phân tích các quy trình hiện tại, và từ đó xác định các cách chúng có thể được cải thiện. Cho dù đó là thuê thêm người, loại bỏ các bước trong quy trình làm việc hay áp dụng công nghệ mới… chỉ khi các công ty cung cấp một cái nhìn rõ ràng về trạng thái hiện tại thì họ mới có thể biết cách họ có thể làm cho nó tốt hơn.

Nhân viên nói KHÔNG với thay đổi

Thay đổi có thể rất đáng sợ, đặc biệt là với những nhân viên cũ. Nó tiềm ẩn nhiều rủi ro và nhiều điều chưa biết. Và khi nói đến công việc, nghiên cứu đã chỉ ra rõ ràng: nhân viên thà có quyền kiểm soát đối với việc mình làm, còn hơn là với những điều mới mẻ mà họ chưa từng trải qua. Điều đó có nghĩa là họ muốn được nắm rõ quy trình đó, ngay cả khi nó không hiệu quả.

Trên thực tế, nhân viên không phản đối áp dụng công nghệ mới, nhưng hầu hết các doanh nghiệp triển khai các công cụ mới không hiệu quả. Thay vào đó, họ đẩy các công cụ đến nhân viên, để họ tự mò mẫm và sau đó chuyển sang mục tiếp theo trong chương trình quản lý thay đổi. Điều này khiến nhân viên cảm thấy thất vọng, không chắc công cụ mới mang lại lợi ích như thế nào cho họ hoặc công ty, và cuối cùng là không phù hợp.

Để quy trình làm việc mới có thể được ứng dụng tốt hơn, hãy xây dựng tài nguyên học tập và tổ chức các buổi training thường xuyên. Điều này sẽ giúp hỗ trợ họ trong quá trình tiếp cận quy trình mới một cách dễ dàng hơn.

Không trao quyền cho nhân viên lựa chọn quy trình

Trong một nghiên cứu toàn cầu về :ứng dụng công nghệ tại nơi làm việc”, PwC đã phát hiện ra rằng: 90% lãnh đạo cấp cao tin rằng những quy trình mới được lựa chọn dựa trên nhu cầu của nhân viên. Nhưng thực tế, theo khảo sát chỉ có 53% trong số nhân viên của họ đồng ý với những điều mới mẻ này.

Việc chọn công cụ làm việc, trong khi bạn không nắm được chính xác nhu cầu mà nhóm của bạn cần để thực hiện công việc của họ, sẽ gây ra những tác động tai hại đến quá trình làm việc của nhân viên. Sự hài lòng và gắn bó với công việc bị ảnh hưởng, và theo thời gian, trải nghiệm kém có thể ảnh hưởng đến cả công việc nói chung.

Sự thật là, nhân viên của bạn muốn có những công cụ giúp họ hoàn thành công việc, giúp họ thấy công cụ mới tác động tích cực như thế nào đến công việc hàng ngày của họ và trả lời câu hỏi ngày càng cấp bách – Họ cần gì?

Không xác định được “nút thắt” trong quy trình cũ

Cải tiến quy trình hiệu quả đòi hỏi động lực để thay đổi liên tục. Chính vì vậy, trước khi ứng dụng một quy trình làm việc mới, chúng ta nên đưa ra những đánh giá sát sao về các “nút thắt” đang tồn tại.

Tắc nghẽn trong công việc là một thủ phạm khiến quy trình làm việc bị ngưng trệ. Chúng gây khó khăn cho việc dự đoán kết quả đầu ra, chẳng hạn như tốc độ một nhóm có thể hoàn thành dự án hoặc phát hành một bản sửa lỗi phần mềm quan trọng. Những quy trình làm việc không hiệu quả có thể làm chậm tiến độ, hoặc tệ hơn – khiến mọi thứ đi vào bế tắc.

Từ những đánh giá trên, chúng ta có thể tìm kiếm các các công cụ phù hợp, bạn có thể theo dõi quy trình làm việc và giải quyết các nút thắt cổ chai trước khi chúng vượt ra khỏi tầm kiểm soát.

Công cụ lưu trữ và chia sẻ thông tin bị sử dụng sai

Thông thường, các công ty sử dụng sai công cụ hoặc quá nhiều công cụ giao việc, sẽ khiến nhân viên không chắc nên bắt đầu tìm kiếm thông tin họ cần ở đâu. Và những hoạt động chia sẻ nội dung không phù hợp này có thể khiến các doanh nghiệp lớn thiệt hại trung bình 13,3 triệu đô la mỗi năm.

Trong một cuộc khảo sát với 1.001 nhân viên, 81% bày tỏ sự thất vọng khi không thể tìm thấy thông tin họ cần để thực hiện công việc của mình. Chính vì vậy, yếu tố quan trọng để thiết lập một quy trình làm việc phù hợp chính là sử dụng đúng công cụ chia sẻ và lưu trữ thông tin.

Hãy trao quyền cho nhân viên kết nối mọi lúc mọi nơi

Những thay đổi đối với địa điểm làm việc khiến cho quy trình làm việc giữa các nhân tố trong doanh nghiệp trở nên lộn xộn. Do đó, để có thể tiếp tục tổ chức và cải tiến quy trình làm việc liên tục, chúng ta cần kết nối với công nghệ. Các nhân viên sẽ dựa vào các công cụ để giúp họ hoàn thành công việc được chia sẻ.

Các công cụ làm việc hiệu quả cho phép nhân viên kết nối trong thời gian thực hoặc khi thuận tiện hơn cho họ. Nhưng các công cụ cộng tác không chỉ là một phương tiện để hoàn thành công việc — chúng còn giúp các nhóm từ xa và hỗn hợp cảm thấy được kết nối. Những không gian làm việc chung này trở thành trung tâm của các hoạt động và tương tác của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Đây chính là lý do mà myXteam – ứng dụng quản lý công việc được tạo ra.

myXteam là giải pháp công nghệ giúp đội nhóm cùng nhau làm việc hiệu quả hơn, myXteam ghi nhớ, lưu trữ nhắc nhở công việc cho từng thành viên, nhờ đó họ không cần dùng đến email, hay tốn thời gian cho những cuộc họp.

• Với nền tảng chat được kết hợp myXteam giúp nhóm thống nhất thông tin không còn tình trạng lạc trôi khi làm việc nhóm.
• Sự đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị IOS, Android giúp nhóm linh hoạt trao đổi thông tin làm việc dù ở bất kể nơi nào.
• myXteam mang đến một phương thức làm việc hiện, quy trình số hoá tối ưu

Đăng ký tư vấn ngay TẠI ĐÂY