4 MẪU QUẢN LÝ DỰ ÁN MÀ MỌI PHẦN MỀM ĐỀU CẦN
Với tư cách là Người quản lý dự án, bạn có thể cảm thấy như bạn cần đôi mắt ở phía sau đầu và thêm một (hoặc hai) tay chỉ để mọi thứ được căn chỉnh. Với thời hạn rải rác, vô số công việc phân phối, phụ thuộc dự án và hơn thế nữa, việc sắp xếp mọi thứ có tổ chức có thể là chìa khóa cho một quy trình làm việc đơn giản và hiệu quả hơn.
4 mẫu quản lý dự án này kết hợp với nhau để tạo thành một quy trình công việc hoàn chỉnh, từ đầu đến cuối, sẽ giúp bạn hoàn thành bất kỳ dự án nào. Hãy bắt đầu từ đầu:
Quy trình phê duyệt dự án
Bảng quy trình phê duyệt dự án được xây dựng để giúp bạn thu thập các đề xuất và yêu cầu dự án từ bất kỳ ai một cách dễ dàng. Thông qua tùy chọn “Xem”, bạn có thể gửi bảng dưới dạng biểu mẫu và tất cả các câu trả lời sẽ được sắp xếp trong bảng. Từ đó, bạn có thể theo dõi quá trình phê duyệt từ “Yêu cầu mới” và “Đang xem xét” đến “Đã phê duyệt”. Sau khi được phê duyệt, Thủ tướng Chính phủ sẽ được chỉ định, cùng với ngân sách dự án đã được phê duyệt. Sau khi nhấp vào “Đã phê duyệt”, một dự án sẽ được tạo trong bảng cấp cao của chương trình.
Chương trình cấp cao
Hội đồng quản trị cấp cao của chương trình sẽ chứa tất cả các dự án của bạn thuộc cùng một danh mục. Sau khi một dự án được phê duyệt, nó sẽ được tạo dưới dạng một dự án trong “Các dự án sắp tới”, đây sẽ là danh mục của bạn về tất cả các dự án sắp tới. Khi dự án đã chuyển sang giai đoạn lập kế hoạch, việc cập nhật trạng thái sẽ tạo ra một bảng hoàn toàn mới dựa trên mẫu được tạo trước để giúp bạn lập kế hoạch cho mọi khía cạnh của dự án đó.
Lập kế hoạch dự án
Chào mừng bạn đến với nơi điều kỳ diệu xảy ra! Bây giờ dự án của bạn đã được phê duyệt và bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch, bạn sẽ sử dụng bảng lập kế hoạch dự án này để vạch ra toàn bộ cấu trúc phân tích công việc để bạn có thể đi đúng hướng và có tổ chức từng bước. Có được những thông tin chi tiết có giá trị về khía cạnh nào trong kế hoạch của bạn đang vượt tiến độ và những điểm nào đang bị tụt hậu, với tính năng tự động hóa ngày hoàn thành, quản lý nỗ lực, phân bổ ngân sách và chủ dự án – tất cả ở một nơi. Bạn cần xem nhanh tiến độ dự án của mình? Xem bảng của bạn trong Chế độ xem dòng thời gian để xem bố cục biểu đồ Gantt của dự án của bạn bao gồm các điểm đánh dấu rõ ràng cho các sự kiện quan trọng.
Đăng ký rủi ro chương trình
Ban này sẽ phân tích rủi ro trên tất cả các ban để mọi nhà quản lý dự án có thể học hỏi từ phân tích rủi ro của những người khác. Xác suất được đo bằng phép tính xác suất và tác động có trọng số với tỷ lệ phần trăm ước tính xuất hiện trong cột “xác suất” ở bên trái. Công thức tự động bổ sung trong bảng cho phép bạn tự động hiểu mức lỗ dự kiến dựa trên xác suất rủi ro xảy ra và toàn bộ số tiền tổn thất tiềm năng. Dựa trên thông tin bạn đã nhập nếu chi phí phản hồi thấp hơn tổn thất dự kiến, trạng thái của bạn sẽ thay đổi để giảm nhẹ. Tuy nhiên, nếu chi phí phản hồi cao hơn, trạng thái sẽ thay đổi để theo dõi.
Có một hệ thống có tổ chức để quản lý mọi khía cạnh của dự án, khả năng chia sẻ thông tin dự án quan trọng và tổng quan rõ ràng về vị trí của mọi thứ tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào là những điều cần có đối với bất kỳ PM nào.
Trải nghiệm MyXteam ngay hôm nay!
