3 PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ NHẤT TRÊN THỊ TRƯỜNG

Trong quá trình toàn cầu hóa doanh nghiệp như hiện nay, những phần mềm quản lý dự án hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành mọi quyết định dự án của bất kỳ mọi công ty, mọi tổ chức nào.

Để có được những dự án thành công, chủ dự án hay doanh nghiệp cũng cần tìm cho mình những công cụ tốt nhất, giúp quá trình quản lý dự án trở nên hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất sẽ bổ sung kịp thời những yếu tố còn thiếu cho những dự án đang triển khai.

Bài viết này sẽ giới thiệu đến các bạn top 3 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất trên thị trường. Công việc quản lý dự án tiến độ sẽ không còn tốn nhiều thời gian và chồng chéo nữa, hãy cùng bắt tay vào việc xây dựng số hóa quy trình quản lý dự án thật chuyên nghiệp

1. Quản lý dự án hiệu quả với phần mềm Trello

Trello được biết đến là một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay. Khi nhắc đến phần mềm quản lý dự án, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến phần mềm Trello.

Điều mà nhiều doanh nghiệp nhỏ ưa thích ở Trello đó là sự đơn giản và dễ sử dụng. Trello cung cấp các bảng Kanban để tạo và theo dõi các tác vụ. Người quản lý có thể tạo thẻ và chỉ định các nhiệm vụ, cài đặt thời gian thực hiện công việc cho các thành viên của dự án thông qua các thẻ công việc. Các thành viên đó có quyền thêm ý kiến, bình luận và đính kèm các tệp tin.

Đối với các freelancer, họ thường sử dụng để quản lý các công việc trên cá nhân và các đội nhóm thường sử dụng Trello để làm việc và cộng tác với nhau một cách hiệu quả.

Để bắt đầu xây dựng kế hoạch trên Trello, bạn có cần:

– Lên danh sách cho các tác vụ và tùy chỉnh các danh sách đó với các bước trong quy trình làm việc của bạn và hiển thị theo trạng thái to-do, doing, done ( Việc cần làm, đang thực hiện, đã hoàn thành) hoặc tách riêng các công việc theo nghiệp vụ của dự án ( VD: Phát triển, thiết kế, phân phối..).

– Tiếp theo, bạn cần thêm các công việc với việc gắn nhãn công việc, ngày bắt đầu/ kết thúc, checklists công việc và những mô tả, nhận xét sao cho phù hợp và kéo chúng vào danh sách thích hợp như đã tạo ở trên.

– Theo dõi tất cả nhận xét đề cập đến bạn và trạng thái công việc từ menu thông báo

Ưu điểm:

Cộng tác tốt và dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng.

Nhược điểm:

Trello chỉ phục vụ cho teamwork và cộng tác nên thiếu khá nhiều tính năng như:

– Không có tính năng chat nhóm
– Không phân cấp thành viên quản trị
– Không có báo cáo công việc
– Không hiệu quả khi quản lý thời gian…

Do chỉ tối ưu cho việc cộng tác, nên Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 – 10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì quản trị.

Xem thêm: 4 phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

2.  Quản lý dự án hiệu quả qua Asana

Asana được đánh giá là phần mềm quản lý công việc dự án trực tuyến miễn phí tốt nhất để tạo danh sách việc cần làm để quản lý dự án, công việc, thời gian, nguồn lực, tất cả chỉ với một giao diện đơn giản.

Bạn có thể xem tổng quan hoặc chi tiết dự án, hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban hoặc To-do-list… Asana là một phần mềm đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu của một nhà quản lý muốn kiểm soát khối lượng công việc đồ sộ của công ty.

Ưu điểm:

– Cộng tác: Vốn là một ứng viên mạnh trong quản lý công việc và dự án, Asana có đầy đủ các tính năng tạo việc, giao việc, lên lịch cho công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét, thảo luận công việc bằng cách sử dụng thẻ @ để đề cập tên thành viên…

Một trong những tính năng đặc biệt của Asana là khả năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án – mà không cần sao chép. Điều này rất hữu ích khi một nhiệm vụ đồng thời liên quan đến nhiều mục tiêu, hoặc khi ngày hết hạn được áp dụng cho nhiều dự án. Ngoài ra, Asana còn có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github…

– Lập kế hoạch & Theo dõi trạng thái: Tuỳ nhu cầu, bạn có thể xem dự án dựa trên trạng thái, nhiệm vụ, ngày hết hạn hoặc tỷ lệ phần trăm hoàn thành dự án. Asana không có biểu đồ Gantt, nhưng có tính năng Timeline để thấy được tổng quan công việc của tất cả dự án. Nếu Timeline chưa thoả mãn nhu cầu, nhà quản lý có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi tiến độ trực quan hơn.

– Báo cáo: Ở bản miễn phí, Asana chỉ có biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report), cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại, các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ được mở ở phiên bản trả phí.

– Phân quyền sử dụng: Asana có tính năng phân quyền riêng tư/ công khai cho dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm:

Chi phí sử dụng: Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… và cho phép số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Tuy nhiên, nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng.

Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,… Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.

Với các tính năng trên, Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hình cộng tác liên chức năng, một người cần phải tham gia nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Khi đó, Asana không chỉ giúp team cộng tác hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.

Xem thêm: 7 kỹ năng quản lý dự án hiệu quả mà bạn cần biết

3. myXteam – Phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất

Để đáp ứng nhu cầu cho các doanh nghiệp Việt, myXteam đã cho ra đời phần mềm quản lý công việc trực tuyến myXteam với giá thành dành cho người Việt mà cung cấp đầy đủ các tính năng.

Những ưu điểm của phần mềm quản lý dự án myXteam:

– Dù bạn là bất cứ doanh nghiệp ở quy mô nào, myXteam đều có thể cung cấp cho bạn giải pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp giám sát chặt chẽ các công việc, hiệu quả công việc của từng cá nhân, phòng ban. Giúp số hóa các quy trình thực hiện công việc trong doanh nghiệp bạn một cách thông minh và hợp xu hướng 4.0

– Phần mềm myXteam giúp bạn khởi tạo nhanh danh sách công việc và linh hoạt giao việc trên Kanban, bảng phân bổ nguồn lực, lịch biểu, khách hàng. Bạn có thể nhập nhanh công việc từ file excel, nhập thông tin công việc trực tiếp hoặc sao chép từ một kế hoạch mẫu. Bạn có thể theo dõi công việc một cách trực quan hơn trên bảng Kanban theo thời gian và công việc phải làm. Hơn nữa, bảng phân bổ nguồn lực và lịch biểu giúp bạn nhìn ra lịch trống của nhân viên để sắp xếp công việc một cách hợp lý

– Bạn có thể thiết lập quy trình cho công việc và theo dõi quá trình thực hiện của nhân viên một cách dễ dàng. Mỗi một loại công việc sẽ có một quy trình cụ thể, tính năng này sẽ giúp bạn hơn thế nữa. Sau khi kết thúc một bước trong quy trình, hệ thống sẽ tự động chuyển sang bước tiếp theo và gửi thông báo tới người chịu trách nhiệm tới bước đó. Giảm sự chậm trễ trong công việc mà nhân viên không thể quên nhiệm vụ của mình

Kết luận

Mỗi phần mềm quản lý công việc và dự án trên đều được cho ra đời nhằm phục vụ những nhu cầu và nhóm đối tượng cụ thể. Bởi vậy để sử dụng chúng thật hiệu quả, doanh nghiệp phải cần nhắc thật kỹ trước khi đưa vào triển khai. Hy vọng với bài viết này, các nhà quản lý sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về ưu nhược điểm của những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất, từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của mình.